采购合同评审标准化流程及评审模板

采购合同评审标准化流程及评审模板一、适用场景与触发条件本流程适用于公司各类采购合同的评审工作，具体包括但不限于以下场景：常规采购合同：涉及原材料、办公用品、标准设备等金额适中、采购流程规范的合同；重大采购合同：金额超过设定阈值（如人民币50万元）、涉及定制化产品或长期合作的合同；特殊条款合同：包含知识产权、保密义务、违约责任等特殊法律条款或涉及跨境业务的合同；新供应商合作合同：首次合作的供应商需通过合同评审确认履约能力与合规性；框架协议补充合同：对现有框架协议的补充、修订或新增采购项的合同。二、标准化操作流程（一）评审发起与材料准备发起主体：采购部门根据采购需求，发起合同评审流程，指定评审负责人（如*采购经理）。提交材料：需提交以下完整材料，保证信息真实、准确：《采购合同（草案）》（含合同、附件及技术规格书）；《采购需求申请单》（明确采购标的、数量、预算、交付时间等核心要素）；供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、过往履约评价等）；比价/议价记录（至少3家供应商报价单或谈判纪要，如适用）；其他补充说明（如技术参数确认书、既往合作问题整改报告等）。（二）多部门协同评审根据合同类型与风险等级，组织相关部门进行分维度评审，各部门职责业务部门（如生产部、使用部门）：核对采购需求与合同标的的匹配度（如规格型号、技术参数、数量）；确认交付时间、验收标准是否符合实际使用需求；评估供应商过往履约表现（如交付及时性、产品质量）。法务部门（如*法务专员）：审查合同主体合法性（供应商是否具备履约资质）；核对法律条款合规性（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属）；检查是否存在显失公平或模糊表述（如“其他未尽事宜”需明确界定）。财务部门（如*财务主管）：审核合同金额与预算的一致性，超出部分需说明审批依据；确认付款方式、周期与公司财务政策匹配（如预付款比例、质保金条款）；核算税费承担方式（如是否含税、发票类型及开具要求）。采购部门：协调各部门评审意见，汇总分歧点并组织沟通；确认供应商信息完整（如名称、地址、开户行等）；审查合同条款与采购流程的符合性（如是否经过招标/比价程序）。（三）评审意见汇总与反馈意见汇总：评审负责人（*采购经理）在收到各部门评审意见后2个工作日内，整理形成《合同评审意见汇总表》，明确无异议条款、待修改条款及争议点。沟通协调：对存在争议的条款，组织相关部门召开评审协调会（必要时可邀请供应商参与），达成一致修改意见；若无法达成一致，上报分管领导（如*副总经理）裁决。（四）审批决策与意见确认分级审批：根据合同金额与风险等级，由不同层级管理人员审批：金额10万元以下：采购负责人（*采购经理）审批；金额10万-50万元：分管采购副总（*副总经理）审批；金额50万元以上：总经理（*总经理）审批，重大合同需提交总经理办公会审议。最终确认：审批通过后，由采购部门根据评审意见修订合同草案，最终版合同需经各评审部门负责人签字确认。（五）评审结果输出与归档输出文件：评审完成后，形成《合同评审报告》，内容包括评审结论（通过/有条件通过/不通过）、修改说明、审批签字页等。归档管理：评审材料（含合同草案、评审意见、审批记录等）由采购部门整理归档，电子档留存至公司合同管理系统，纸质档保存期限不少于合同终止后5年。三、合同评审模板与填写指引（一）合同基本信息表项目内容填写说明合同编号按公司编码规则填写（如CG-2024-X）采购项目名称与《采购需求申请单》一致供应商名称全称与营业执照一致合同金额（元）大小写一致，含税/不含税需注明合同类型如采购合同、框架协议补充合同等交付时间明确具体日期或周期付款方式如“货到付款30天”“分期付款节点”评审发起日期YYYY-MM-DD评审负责人*采购经理（二）分维度评审意见表评审维度评审内容评审意见（通过/不通过/需修改）修改建议/问题描述评审人签字业务需求匹配1.规格型号、技术参数是否符合需求？2.数量、交付时间是否满足使用？3.验收标准是否明确？*生产主管法律合规性1.供应商资质是否有效？2.违约责任、争议解决条款是否明确？3.知识产权条款无争议？*法务专员财务风险控制1.金额是否在预算内？2.付款方式、周期是否符合财务政策？3.税费承担是否合理？*财务主管采购流程合规1.是否履行比价/招标程序？2.供应商信息是否完整？3.合同条款与采购制度一致？*采购经理其他（如涉及特殊条款，补充说明）（三）评审结论与审批表评审结论□通过□有条件通过（需修改以下条款：________________________）□不通过（原因：________________________）最终修订版确认各评审部门已确认修订内容，签字：______________________审批意见分管领导/总经理签字：______________________审批日期YYYY-MM-DD四、关键注意事项与风险提示条款完整性：合同需包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款，避免“口头约定”或“附件未生效”等模糊表述。风险识别：重点关注供应商履约能力（如产能、资金状况）、数据安全条款（如涉及信息采购）、不可抗力范围等潜在风险点。沟通时效：各环节评审需在规定时限内完成（如部门评审不超过3个工作日），避免因流程延误影响采购进度。保密要求：合同内容及评审过程信息仅限评审人员