合同审核及管理标准化流程工具

合同审核及管理标准化流程工具前言合同是企业经营活动中明确权利义务、控制法律风险的核心文件，规范的合同审核及管理流程可有效降低交易风险、提升运营效率。本工具旨在为企业提供一套标准化的合同审核及管理操作指引，涵盖合同接收、审核、修订、审批、归档全流程，适用于法务部门、业务部门及相关管理人员，助力企业实现合同管理的规范化、专业化。一、适用范围与应用场景（一）适用场景日常合同签订审核：企业对外签订采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等业务合同时的审核流程。合同续签与变更管理：现有合同到期续签、条款变更或补充协议的审核与管理。合同纠纷应对：因合同履行产生争议时，对合同条款的复核及法律风险梳理。合同归档与查询：已签订合同的系统化归档、存储及后续调阅管理。（二）适用对象法务专员/法务经理：负责合同条款合法性、合规性及风险点审核。业务部门负责人：负责合同内容与业务需求匹配度审核。公司管理层：负责重大合同的最终审批。行政/档案管理部门：负责合同归档与保管。（三）适用合同类型买卖合同（产品、设备采购等）服务合同（技术服务、咨询服务等）租赁合同（场地、设备租赁等）保密协议、竞业限制协议其他对外具有法律约束力的书面协议二、标准化操作流程详解（一）第一步：合同接收与初步登记操作主体：法务专员/行政专员操作内容：接收合同文本：业务部门通过OA系统或线下提交待审合同，需提供合同草案（Word/PDF格式）、对方主体资质复印件（营业执照、授权委托书等）、相关业务背景说明（如立项审批表、报价单等）。初步登记：在《合同审核登记表》（见工具表格1）中记录合同基本信息，包括合同编号、合同名称、签订主体、提交部门、提交人、联系方式、合同金额、签订日期、预计履行期限等，分配唯一审核编号，同步录入合同管理系统。材料完整性检查：若提交材料不完整（如缺少对方资质、业务背景说明），需在1个工作日内通知业务部门补充，待材料齐全后正式启动审核流程。输出成果：《合同审核登记表》（电子版+纸质版签收记录）（二）第二步：形式审核（完整性、规范性检查）操作主体：法务专员操作内容：合同结构完整性检查：审核合同是否包含核心要素，包括：合同标题、签约主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、合同标的（名称、规格、数量等）、质量标准、价款或报酬（金额、支付方式、账户信息）、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构）、签订日期、双方盖章页等。文件规范性检查：合同文本是否为最终版本，有无修改痕迹（除非标注“草案”）；对方主体资质是否在有效期内（如营业执照副本、授权委托书是否加盖公章，授权范围是否涵盖本次签约）；合同金额大小写是否一致，日期格式是否规范。初步结论：若形式审核不通过（如缺少核心条款、资质过期），法务专员需在1个工作日内出具《合同审核意见书》（见工具表格2），明确指出问题并要求业务部门修订；若通过，进入下一步专项审核。输出成果：通过/不通过的审核意见，修订后的合同草案（三）第三步：专项审核（合法性、风险点、业务匹配度审核）操作主体：法务专员、财务专员、业务部门负责人审核要点：1.法务专项审核（合法性、风险点）主体资格审核：对方是否为依法设立并有效存续的企业，经营范围是否涵盖合同标的，有无经营异常或失信记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查）。条款合法性审核：合同条款是否违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”、无效的格式条款）。权利义务对等性审核：双方权利义务是否明确、对等，是否存在单方限制对方权利或加重对方责任的情形（如违约责任不对等、不可抗力范围扩大化）。争议解决方式审核：争议解决约定是否明确（如明确由“合同签订地有管辖权的人民法院”管辖），避免约定“由甲方所在地法院管辖”等模糊表述。特殊条款审核：根据合同类型审核特殊条款，如保密协议的保密范围、期限，服务合同的服务标准、验收标准等。2.财务专项审核（金额、支付方式、税务）金额合理性审核：合同金额是否符合公司预算，定价是否参考市场公允价格（如提供报价单、比价记录）。支付方式审核：支付条件是否清晰（如“预付款30%到发货，验收合格后付清余款”），支付节点与合同履约进度是否匹配，避免提前支付或大额尾款风险。税务条款审核：发票类型（如增值税专用发票）、税率、开票时间是否符合税务规定，价税分离是否准确。3.业务部门审核（业务需求匹配度）标的与需求一致性：合同标的（产品/服务）是否符合业务需求，规格、参数、数量是否准确。履约可行性审核：合同履行期限、地点、方式是否具备可操作性，公司资源（人力、物力、技术）能否满足履约要求。商业利益审核：合同条款是否保障公司商业利益，如售后服务条款、知识产权归属、违约赔偿是否覆盖可能的损失。操作流程：法务、财务、业务部门并行审核，各审核主体需在2个工作日内完成审核并反馈意见；法务专员汇总各部门审核意见，与业务部门沟通争议条款，推动达成一致；若存在重大分歧（如法律风险无法控制、业务需求无法满足），上报法务经理/管理层协调解决。输出成果：各部门《合同审核意见书》、修订后的合同草案（四）第四步：合同修订与反馈确认操作主体：业务部门、法务专员操作内容：修订合同：业务部门根据法务、财务的审核意见，修订合同条款，修订内容需用修订模式（Word“修订”功能）标注，注明修订原因及修订人。反馈确认：业务部门将修订后的合同反馈至法务专员，法务专员重点审核修订条款是否满足审核要求，是否存在新增风险点。多轮修订：若审核后仍存在重大问题，重复上述修订与反馈流程，直至所有审核主体确认无异议。输出成果：终版合同草案（修订模式已接受）（五）第五步：最终审批与用印管理操作主体：管理层、行政专员操作内容：审批流程：一般合同：由法务专员、业务部门负责人审批后，报分管副总/总经理审批；重大合同（如金额超过万元、涉外合同、涉及核心业务的合同）：需召开专题评审会，法务、财务、业务、管理层共同参与，评审通过后报总经理/董事长审批。审批时限：各级审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急合同可缩短至24小时），逾期未反馈视为同意。用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》（见工具表格3），附终版合同、审批记录，提交行政/行政部门。用印监督：行政专员核对用印申请材料与审批记录是否一致，监督用印过程（如“骑缝章”“公章”是否加盖清晰、位置准确），严禁在空白合同或未审批合同上用印。输出成果：盖有合同专用章/公章的正式合同文本、《合同用印申请表》（六）第六步：合同履行跟踪与归档管理操作主体：业务部门、法务专员、行政专员操作内容：履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度（如交付时间、验收节点、付款情况），及时向法务部门反馈履行中的问题（如对方违约、不可抗力事件）；法务部门协助处理履约纠纷，必要时发送《律师函》或启动争议解决程序。归档登记：合同履行完毕或终止后，业务部门将正式合同文本、附件（如订单、验收单、付款凭证）、审批记录、修订记录等材料整理齐全，提交行政/档案管理部门。档案管理：纸质合同：一式X份（如正本2份、副本X份），按合同编号分类存放于档案柜，标注“保密”等级；电子合同：扫描至合同管理系统（加密存储），备份至公司服务器，保证数据安全；登记归档信息：在《合同归档清单》（见工具表格4）中记录合同编号、名称、签订日期、归档日期、存放位置、经办人等信息，便于后续查询。输出成果：《合同履行情况报告》、《合同归档清单》三、常用工具表格模板工具表格1：合同审核登记表合同编号合同名称签订主体（甲方/乙方）提交部门提交人联系方式合同金额（元）履行期限审核状态审核人审核日期归档日期HT-2024-001*设备采购合同A公司/B公司采购部*138500,0002024.1.1-2024.12.31已归档*2024.1.52025.1.6工具表格2：合同审核意见书合同编号HT-2024-001审核阶段形式审核/专项审核审核人*（法务专员）审核日期2024年1月3日审核条款第3条（质量标准）存在问题质量标准未明确引用国家标准或行业标准，仅描述“符合行业要求”，存在履约争议风险。修改建议补充“质量标准需符合GB/T19001-2016《质量管理体系要求》及双方确认的技术参数附件”，并作为合同附件。审核结论□通过□不通过（需修订）□有条件通过（按建议修订）备注业务部门需于1月4日前完成修订并反馈。工具表格3：合同用印申请表申请部门采购部申请日期2024年1月6日合同名称*设备采购合同合同编号HT-2024-001用印类型□公章□合同专用章□骑缝章□其他（请注明）用印份数3份（正本2份，副本1份）用印用途与A公司签订设备采购合同，用于设备采购及付款流程。审批记录业务负责人签字：（2024.1.6）法务负责人签字：赵六（2024.1.6）分管副总签字：*钱七（2024.1.6）行政审核用印材料齐全，审批流程完整，同意用印。经办人：*孙八日期：2024年1月7日工具表格4：合同归档清单归档编号合同编号合同名称签订日期归档日期存放位置（档案柜/服务器路径）档案密级经办人备注DA-2024-001HT-2024-001*设备采购合同2024.1.72025.1.6档案柜-01-03/合同系统/2024/采购普通*孙八含附件3份DA-2024-002HT-2024-002*技术服务合同2024.2.12025.2.1档案柜-01-04/合同系统/2024/服务秘密*周九含保密协议四、关键注意事项与风险提示（一）主体资格审查风险审核要点：签约对方需提供加盖公章的营业执照副本、法定代表人身份证明（如为非法人组织，需提供授权委托书及受托人身份证明）；涉及特殊行业（如医疗、建筑）需核查对方行业许可证。风险提示：若对方主体不适格（如超越经营范围、无资质经营），可能导致合同无效，无法追究对方违约责任。（二）条款表述歧义风险审核要点：避免使用“大概”“左右”“尽量”等模糊表述，金额、数量、日期等需明确具体数字；违约责任需量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）或明确计算方式。风险提示：条款歧义可能导致争议时无法明确权利义务，增加维权难度。（三）法律合规性风险审核要点：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如《民法典》《招标投标法》《数据安全法》等）；格式条款需提示对方注意免除或减轻己方责任的内容，并对方确认。风险提示：违法条款可能导致合同部分或全部无效，甚至引发行政处罚。（四）商业利益平衡风险审核要点：保证合同条款兼顾公司利益与对方接受度，避免“一边倒”条款（如单方解除权、违约责任不对等）；知识产权、保密条款需明确归属及使用范围。风险提示：过度保护自身利益可能导致谈判破裂，利益失衡可能影响长期合作。（五）用印与归档管理风险审核要点：严格执行用印审批流程，严禁在空白合同、未审批合同或复印件上用印；合同归档需保证材料完整（含所有修订版本、审批记录），电子档案需定期备份并加密。风险提示：