企业行政流程执行规范手册

企业行政日常流程执行规范手册前言为规范企业行政日常工作的标准化执行，提高工作效率，保障各项行政事务有序开展，特制定本手册。本手册适用于企业全体行政人员及各部门对接行政事务的员工，涵盖办公用品管理、会议室使用、固定资产管理、访客接待、文件流转、员工差旅六大核心流程，旨在通过明确职责、细化步骤、统一表单，保证行政工作规范、高效、透明。目录第一章办公用品管理流程第二章会议室使用管理流程第三章固定资产管理流程第四章访客接待规范流程第五章文件流转管理流程第六章员工差旅申请流程第一章办公用品管理流程一、适用范围本流程适用于企业各部门办公用品的申购、审批、采购、入库、领用、盘点及报废全生命周期管理，旨在保障办公用品供应及时、成本可控、库存合理。二、操作流程1.需求统计与提报操作主体：各部门助理/行政对接人操作时间：每月25日前（次月需求）操作说明：（1）各部门根据实际工作需求，统计次月办公用品（如纸张、笔、文件夹、耗材等）的名称、规格、数量及用途，填写《办公用品月度需求申请表》；（2）部门负责人对需求合理性审核签字后，于当月28日前提交至行政部。2.需求汇总与审批操作主体：行政部专员、行政部负责人操作时间：每月最后1个工作日操作说明：（1）行政部专员汇总各部门需求，核对库存量（避免重复采购），编制《办公用品月度采购计划》；（2）行政部负责人审核采购计划的必要性及预算合理性，签字确认后提交至财务部；（3）财务部负责人审批预算，审批通过后交由行政部执行采购。3.采购执行与入库操作主体：行政部采购专员、仓库管理员操作时间：每月1-5个工作日（次月采购）操作说明：（1）行政部采购专员根据审批通过的《办公用品月度采购计划》，通过合格供应商采购（优先选择协议供应商，保证价格与质量）；（2）货物送达后，采购专员与仓库管理员共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与计划一致，验收合格后填写《办公用品入库单》；（3）仓库管理员将物品分类存放至指定货架，更新《办公用品库存台账》，保证账实相符。4.领用与发放操作主体：领用人、部门负责人、行政部专员操作时间：工作日9:00-17:00操作说明：（1）领用人填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品名称、规格、数量、领用日期及用途；（2）部门负责人审批领用合理性（如非必需品或超额领用需说明理由）；（3）行政部专员核对审批后的领用表，发放物品并签字确认，更新《办公用品库存台账》。5.盘点与报废操作主体：行政部专员、仓库管理员、财务部人员操作时间：每季度末月最后1个工作日操作说明：（1）行政部组织仓库管理员、财务部人员共同对办公用品进行全面盘点，填写《办公用品盘点表》，核对库存台账与实际库存；（2）对于盘盈、盘亏情况，分析原因并形成书面报告，行政部负责人审批后调整库存；（3）对于损坏、过期或无法使用的物品，由行政部填写《办公用品报废申请表》，注明报废原因、数量、价值，经行政部负责人及财务部审批后，统一回收处理（如环保销毁），并更新台账。三、相关表单模板表1-1办公用品月度需求申请表部门申请人日期物品名称规格型号单位示例：A4纸70g包示例：签字笔0.5mm支部门负责人签字表1-2办公用品入库单入库日期供应商名称物品名称规格型号单位入库数量单价金额验收人2023-10-01办公用品A4纸70g包50251250张*备注质量合格表1-3办公用品领用登记表领用日期部门领用人物品名称规格型号单位领用数量用途审批人2023-10-08市场部李*签字笔0.5mm支5客户会议王*备注四、执行要点需求合理性：各部门应按实际需求提报，避免过度领用，造成资源浪费；审批时效：月度需求提报、审批需在规定时间内完成，保证采购计划按时执行；库存管理：仓库管理员需定期检查库存，保证常用物品不低于安全库存量（如A4纸不少于20包），同时避免积压；领用规范：严禁个人私自领用或外借办公用品，领用需登记完整，保证可追溯；报废流程：报废物品需经审批后统一处理，严禁私自丢弃或变卖。第二章会议室使用管理流程一、适用范围本流程适用于企业各类会议室（包括大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、维护及清理管理，旨在保障会议室资源合理分配，使用规范有序。二、操作流程1.会议室预约操作主体：会议发起人/部门助理操作时间：提前1-3个工作日（紧急会议可提前4小时）操作说明：（1）会议发起人通过企业OA系统或行政部线下填写《会议室使用申请表》，注明会议主题、时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统）、特殊需求（如茶水、横幅）；（2）行政部专员核对会议室使用情况（避免时间冲突），确认无误后审批通过，并在OA系统更新会议室占用状态；（3）若遇多个部门申请同一时间段，按“优先级排序：重要客户会议>董事会/管理层会议>部门例会>临时会议”原则协调。2.会前准备操作主体：行政部专员、会议发起人操作时间：会议开始前30分钟操作说明：（1）行政部专员根据预约信息，提前开启会议室空调、灯光，调试设备（投影仪、麦克风、网络），保证正常运行；（2）如需茶水服务，提前准备矿泉水、纸杯等，按参会人数摆放；（3）会议发起人提前30分钟到场，检查设备与布置是否符合需求，如有问题及时联系行政部调整。3.会中管理操作主体：会议发起人、参会人员操作时间：会议进行中操作说明：（1）参会人员需遵守会议室秩序，保持安静，将手机调至静音或震动模式；（2）禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况需提前申请并清理现场）；（3）爱护会议室设备，严禁私自拆卸或外借设备，如需使用投影仪等设备，需按规范操作，使用后关闭电源。4.会后清理与检查操作主体：会议发起人、行政部专员操作时间：会议结束后30分钟内操作说明：（1）会议发起人组织参会人员清理会场，带走个人物品及垃圾，将桌椅、设备恢复原状；（2）行政部专员在会议结束后1小时内检查会议室，确认设备关闭、卫生整洁、物品无缺失，填写《会议室使用检查表》，并在OA系统释放会议室占用状态。三、相关表单模板表2-1会议室使用申请表申请部门申请人联系方式申请日期会议主题会议时间开始：结束：参会人数会议室□大会议室□小会议室□视频会议室所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□白板□其他：特殊需求□茶水□横幅□座位牌□其他：部门负责人签字行政部审批表2-2会议室使用检查表检查日期会议室名称使用部门检查项目检查结果（√/×）备注设备关闭（空调/灯光/投影仪）桌椅摆放整齐卫生清洁（无垃圾/水渍）物品无缺失（笔、本、遥控器等）检查人四、执行要点预约规范：会议室需提前预约，未经允许不得擅自占用；设备使用：会议前需检查设备，使用时按规范操作，避免因操作不当损坏设备；卫生责任：会议发起人为会场清理第一责任人，需保证会后场地整洁；应急处理：如会议期间设备故障，立即联系行政部（分机X），行政部需在15分钟内响应处理；禁止行为：严禁在会议室进行与会议无关的活动（如娱乐、大声喧哗），违者将通报批评。第三章固定资产管理流程一、适用范围本流程适用于企业固定资产（包括办公设备、电子设备、家具、交通工具等）的采购、验收、登记、领用、调拨、维修、盘点及报废管理，旨在规范固定资产全生命周期管理，保证资产安全、完整、高效使用。二、操作流程1.固定资产采购申请操作主体：需求部门、行政部、财务部操作时间：根据实际需求（新增/替换）操作说明：（1）需求部门因工作需要新增或替换固定资产时，填写《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格、型号、数量、预估金额、用途及使用人；（2）部门负责人审核签字后提交至行政部，行政部核查资产必要性（如是否有闲置资产可调拨）及预算合理性；（3）行政部负责人审核后提交财务部，财务部负责人审批预算，审批通过后纳入采购流程。2.采购与验收操作主体：行政部采购专员、需求部门、财务部操作时间：审批通过后5-10个工作日操作说明：（1）行政部采购专员根据审批结果，通过招标、询价或协议供应商采购固定资产，保证性价比最优；（2）资产送达后，行政部组织需求部门、财务部共同验收，核对资产名称、规格、数量、质量及配件（如电脑需含主机、显示器、键盘、鼠标）是否与采购清单一致，验收合格后填写《固定资产验收单》；（3）财务部根据验收单及发票办理资产入账手续，登记《固定资产总台账》。3.资产登记与领用操作主体：行政部资产专员、需求部门操作时间：验收合格后1个工作日内操作说明：（1）行政部资产专员为每项固定资产粘贴“资产标签”（含资产编号、名称、规格、使用部门、使用人、购置日期），录入《固定资产明细台账》，保证“一物一码”；（2）需求部门使用人填写《固定资产领用表》，签字确认后领取资产，行政部更新台账中的“使用部门”“使用人”信息；（3）《固定资产领用表》一式三份，行政部、财务部、需求部门各执一份。4.资产调拨与转移操作主体：调出部门、调入部门、行政部操作时间：根据工作需要操作说明：（1）因部门调动或人员变动需转移资产时，由调入部门填写《固定资产调拨申请表》，注明资产编号、名称、调拨原因、调入/调出部门；（2）调出部门负责人及调入部门负责人审批签字后提交行政部，行政部审核并更新台账中的“使用部门”“使用人”信息，同步通知财务部调整账目。5.资产维修与报废操作主体：使用人、行政部、财务部操作时间：故障发生时/达到报废条件时操作说明：（1）维修：资产出现故障时，使用人及时向行政部报修（填写《固定资产维修申请表》），行政部联系专业维修人员维修，维修费用计入当期行政费用；（2）报废：资产达到使用年限（如电脑5年、办公椅8年）或无法修复时，由行政部填写《固定资产报废申请表》，注明资产编号、名称、报废原因、残值预估，经行政部负责人、财务部负责人及总经理审批后，由行政部统一回收处置（如变卖、销毁），并更新台账。6.定期盘点操作主体：行政部、财务部、各部门操作时间：每半年一次（6月、12月）操作说明：（1）行政部编制《固定资产盘点计划》，明确盘点时间、范围、分工；（2）各部门配合盘点人员对部门内固定资产进行清查，核对资产编号、名称、数量与台账是否一致；（3）行政部与财务部共同汇总盘点结果，填写《固定资产盘点报告》，对盘盈、盘亏、毁损资产分析原因，报领导审批后调整台账。三、相关表单模板表3-1固定资产采购申请表申请部门申请人日期资产名称规格型号单位示例：笔记本电脑联想小新Pro16台部门负责人签字行政部审核表3-2固定资产验收单验收日期资产编号资产名称规格型号供应商数量验收结果（合格/不合格）验收人2023-10-10NB001笔记本电脑联想小新Pro16电器2合格李、王备注配件：电源适配器、鼠标表3-3固定资产领用表领用日期资产编号资产名称规格型号领用人使用部门部门负责人签字2023-10-11NB001笔记本电脑联想小新Pro16张*市场部王*备注四、执行要点标签管理：固定资产必须粘贴资产标签，严禁撕毁或更换标签，保证资产可追溯；责任到人：资产使用人为保管第一责任人，需妥善使用、定期维护，避免人为损坏；调拨规范：资产调拨需经审批并更新台账，严禁私自转移或外借；报废流程：报废资产需经专业鉴定，严禁私自处置，保证残值回收合规；盘点要求：盘点需全面、准确，对差异情况及时上报处理，保证账实相符。第四章访客接待规范流程一、适用范围本流程适用于企业外部访客（包括客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待、引导、送别及信息管理，旨在规范接待行为，展现企业良好形象，保障访客与企业沟通顺畅。二、操作流程1.访客预约与登记操作主体：被访部门、行政部前台操作时间：提前1个工作日（紧急访客可电话预约）操作说明：（1）被访部门提前与访客确认到访时间、人数、身份、事由及特殊需求（如翻译、停车），并填写《访客预约信息表》提交至行政部前台；（2）行政部前台核对预约信息，在《访客预约登记表》中记录，并提前通知被访部门及相关部门（如需准备会议室、茶水）。2.前台接待操作主体：行政部前台操作时间：访客到访前10分钟准备操作说明：（1）前台人员提前整理接待区，保证环境整洁、物品摆放整齐（如企业宣传册、饮用水）；（2）访客到访后，主动问候：“您好，欢迎来到公司，请问您找哪位？”；（3）核对访客身份（预约信息、身份证件），引导访客填写《访客登记表》（含姓名、单位、事由、到访时间、联系方式、被访人），发放《访客证》（需佩戴于胸前）；（4）立即联系被访人：“您好，有访客X到访，是否需要引导至会议室？”，确认后引导访客前往。3.引导与接待操作主体：前台人员/被访部门助理操作时间：访客到访后10分钟内操作说明：（1）引导访客时，走在访客左前方，距离约50cm，边走边简单介绍公司环境（如“这边是办公区，那边是会议室”）；（2）将访客引导至会议室或被访人办公室，主动开门，示意访客入座，递上饮用水，说：“请稍等，被访人马上到”；（3）如需使用会议室，提前开启空调、调试设备，摆放会议资料（如需）。4.会中服务操作主体：被访部门、前台人员操作时间：会谈期间操作说明：（1）被访人主动接待，交换名片，确认会谈主题；（2）前台人员根据需要提供续水服务（每30分钟一次），保持会议室安静，避免打扰；（3）会谈超过1小时，可主动询问是否需要安排工作餐（需提前申请审批）。5.送别与记录操作主体：被访人、前台人员操作时间：访客离开时操作说明：（1）被访人将访客送至公司门口或电梯口，礼貌道别：“感谢您的到访，期待下次合作！”；（2）前台人员收回《访客证》，核对访客离开时间，在《访客登记表》中记录，更新《访客信息台账》；（3）如需保密，访客资料由行政部统一归档，保管期限2年。三、相关表单模板表4-1访客预约信息表预约部门被访人预约人联系方式预约日期访客姓名单位到访人数到访时间离开时间事由特殊需求□会议室□停车□翻译□其他：预约人签字行政部确认表4-2访客登记表到访日期时间访客姓名单位事由被访人联系方式2023-10-1214:00刘*科技公司业务洽谈张*1385678离开时间访客证号接待人备注四、执行要点预约规范：访客需提前预约，紧急访客需及时通知被访人及前台，保证接待有序；形象要求：前台人员需着装整洁、佩戴工牌，主动热情，使用礼貌用语（如“您好”“请”“谢谢”）；信息安全：严禁泄露企业及访客敏感信息，访客资料需妥善保管，定期销毁；应急处理：如遇突发情况（如访客突发疾病），立即联系行政部（分机X）及120，同时通知被访人；反馈机制：接待结束后，被访部门可向行政部反馈接待情况，以便优化服务流程。第五章文件流转管理流程一、适用范围本流程适用于企业内部各类文件（包括通知、报告、请示、合同、制度等）的起草、审核、审批、签发、分发、归档及借阅管理，旨在规范文件处理流程，保证文件传递及时、准确、安全。二、操作流程1.文件起草操作主体：起草部门/人员操作时间：根据工作需要操作说明：（1）根据工作需求，按企业《公文格式规范》起草文件，明确文件标题、主送机关、附件、发文机关、日期等要素；（2）内容需逻辑清晰、数据准确、语言简洁，涉及跨部门事项需提前沟通确认；（3）文件完成后，起草人自查格式（字体、字号、行距、页码等），保证符合规范。2.部门审核操作主体：起草部门负责人操作时间：起草完成后1个工作日内操作说明：（1）部门负责人审核文件内容真实性、完整性、可行性（如数据是否准确、是否符合部门职责）；（2）审核通过后，在文件“审核意见”栏签字确认；如需修改，退回起草人并注明修改意见，起草人需在4小时内完成修改并重新提交。3.跨部门会签（如涉及）操作主体：相关部门负责人操作时间：审核通过后1-2个工作日内操作说明：（1）文件涉及其他部门职责时，由起草部门发送《文件会签单》至相关部门，会签部门需在1个工作日内反馈意见；（2）如会签部门有异议，与起草部门沟通协商，达成一致后签字；协商未果，上报分管领导裁决。4.领导审批操作主体：分管领导/总经理操作时间：会签通过后1个工作日内操作说明：（1）根据文件重要性及权限，由分管领导或总经理审批：日常通知、部门报告：分管领导审批；重要制度、合同、请示：总经理审批；（2）审批人在文件“审批意见”栏签署“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明理由；如需修改，由起草部门按意见修改后重新提交。5.文件签发与编号操作主体：行政部文秘操作时间：审批通过后1个工作日内操作说明：（1）行政部文秘核对审批手续是否齐全，确认无误后，按《文件编号规则》赋予文件编号（如“行字〔2023〕号”）；（2）文件定稿后，由行政部加盖企业公章或公章专用章，填写《文件签发登记表》，记录文件名称、编号、份数、签发日期、领取人。6.分发与执行操作主体：行政部文秘、接收部门操作时间：签发后1个工作日内操作说明：（1）行政部文秘根据分发范围，将文件送达至各部门（如纸质文件需签字确认，电子文件通过OA系统发送）；（2）接收部门收到文件后，及时组织学习传达，按文件要求执行，并将执行情况反馈至发文部门或行政部。7.归档与借阅操作主体：行政部档案管理员、借阅人操作时间：文件执行完毕后/按需借阅操作说明：（1）归档：文件执行完毕后，由发文部门将纸质文件及电子版提交至行政部档案管理员，档案管理员按“年度-类别-文号”分类归档，建立《文件归档台账》；（2）借阅：因工作需要借阅文件时，借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件名称、编号、借阅原因、借阅期限，经部门负责人审批后，档案管理员提供借阅（涉密文件需经总经理审批），借阅期限不超过3天，到期归还。三、相关表单模板表5-1文件会签单文件名称文件编号起草部门起草人日期会签部门意见负责人签字日期市场部同意王*2023-10-12财务部建议补充预算明细李*2023-10-12备注表5-2文件签发登记表签发日期文件名称文件编号份数领取部门领取人领取日期2023-10-13关于举办年会的通知行字〔2023〕15号10行政部张*2023-10-13备注四、执行要点格式规范：文件需严格按《公文格式规范》起草，保证格式统一、美观；审批时效：审核、会签、审批需在规定时间内完成，避免文件积压；责任明确：起草人对文件内容负责，审核人对文件质量负责，审批人对文件决策负责；归档管理：文件需及时归档，保证档案完整、安全，借阅需登记，避免丢失；保密要求：涉密文件需标注“秘密”等级，严格控制传阅范围，严禁私自复制外传。第六章员工差旅申请流程一、适用范围本流程适用于企业员工因公出差（包括国内出差、国外出差）的交通、住宿、餐饮、补贴等申请与报销管理，旨在规范差旅行为，控制差旅成本，保障员工出差顺利。二、操作流程1.差旅申请与审批操作主体：出差员工、部门负责人、财务部操作时间：出差前3-5个工作日（紧急出差可提前1天）操作说明：（1）员工出差前填写《员工差旅申请表》，注明出差事由、地点、时间、交通方式（飞机/高铁/汽车）、住宿标准（参考企业《差旅费管理办法》）、预估费用及出差行程安排；（2）部门负责人审核出差必要性及行程合理性，签字确认后提交财务部；（3）财务部审核费用预算是否符合标准，审批通过后，员工方可预订交通及住宿。2.交通与住宿预订操作主体：出差员工、行政部操作时间：审批通过后1个工作日内操作说明：（1）交通预订：员工优先选择企业协议交通供应商（如航空公司、高铁合作平台），预订经济舱/二等座（特殊情况需说明理由，经部门负责人审批）；（2）住宿预订：员工按住宿标准（如一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚）预订协议酒店，需提前告知酒店“企业协议价”，并索取住宿发票；（3）行政部协助员工预订交通及住宿（如需），保证行程与申请一致。3.出差执行与费用记录操作主体：出差员工操作时间：出差期间操作说明：（1）员工按计划出差，如需变更行程（如延长出差时间、改变地点），需提前向部门负责人及财务部申请，审批通过后执行；（2）出差期间，员工需保留所有费用票据（交通票、住宿票、餐饮票等），票据需真实、合法，