采购与供应商管理流程规范

采购与供应商管理流程规范一、适用范围与目标本规范适用于企业内所有部门涉及的原材料、设备、服务等各类采购活动及供应商全生命周期管理，旨在通过标准化流程实现采购行为合规、成本可控、质量保障，同时建立稳定、高效的供应商合作体系，支撑企业战略目标达成。二、采购需求管理全流程（一）需求发起与部门初审需求提报：各部门根据业务需求（如生产计划、项目需求、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交付日期、预算金额及使用场景，经部门负责人签字确认后提交至采购部。需求初审：采购部收到需求后，1个工作日内完成合规性审查，重点核对：需求是否必要，是否存在替代方案（如内部调拨、租赁等）；预算是否在部门年度预算范围内，超预算需求需附《预算调整申请表》；技术参数是否清晰，避免模糊描述（如“优质材料”需明确具体标准）。需求确认：初审通过后，采购部与需求部门沟通确认细节，形成《采购需求确认单》，双方签字留档。（二）采购计划与预算审批计划汇总：采购部每月25日前汇总次月《采购需求确认单》，编制《月度采购计划》，按物料类别（如原材料、办公用品、设备等）分类统计，明确采购时间节点。预算审批：财务部对《月度采购计划》进行预算匹配审核，确认资金来源；采购总监根据采购优先级（如生产急需、重点项目）审批采购计划，超年度10%以上的采购需报总经理审批。三、供应商准入与选择规范（一）供应商寻源与资质审查寻源渠道：采购部通过以下方式拓展供应商资源：公开招标（适用于金额≥50万元或战略物资采购）；邀请招标（适用于合格供应商库内企业，需邀请≥3家）；询价采购（适用于金额＜10万元、标准化物资，需询价≥3家）；行业推荐、展会对接等（适用于新兴品类或特殊物资）。资质审查：供应商需提交以下资料（复印件加盖公章），采购部组织评审：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；法定代表人身份证明、授权委托书（如委托经办人办理）；近三年同类业绩合同（至少2份，需附关键页复印件）。审查通过后，供应商纳入《合格供应商名录》，有效期1年；未通过者需书面说明原因，存档备查。（二）供应商评估与选定现场考察：对金额≥20万元或关键物料供应商，采购部联合质量部、需求部门进行现场考察，重点核查：生产设备、工艺流程是否满足技术要求；质量检测能力（如设备、人员、标准文件）；供货稳定性（产能、库存管理、物流能力）；企业信誉（社保缴纳记录、诉讼情况等）。综合评估：成立供应商评估小组（采购部、质量部、技术部、财务部），根据《供应商评估评分表》打分，指标权重为：质量（30%）、价格（25%）、交期（20%）、服务（15%）、资质（10%）。总分≥80分为合格，按得分排序推荐候选供应商。选定审批：采购部提交《供应商选定审批表》及评估报告，经采购总监、总经理审批后，确定最终供应商，同步更新《合格供应商名录》。四、采购合同履约管理（一）合同拟定与审核合同拟定：采购部根据选定结果及谈判条款，使用《采购合同模板》拟定合同，明确以下核心条款：标的物名称、规格、数量、单价、总价；质量标准（需附技术协议、检验标准等附件）；交付时间、地点、方式及运费承担方；付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；违约责任（如逾期交货、质量不达标的具体处理措施）；争议解决方式（首选协商，协商不成可提交合同签订地法院诉讼）。合同审核：法务部审核合同条款的合法性与严谨性，财务部审核付款条款与预算匹配度，需求部门审核技术参数准确性；审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。（二）订单下达与履约跟踪订单下达：合同签订后，采购部在2个工作日内《采购订单》，同步发送至供应商，并抄送仓库、质量部；订单内容需与合同一致，如有变更需书面确认。履约跟踪：采购专员定期跟踪订单进度，重点监控：生产进度：要求供应商每周反馈生产计划，保证按期交付；物流信息：大额或紧急订单需获取物流单号，实时追踪在途状态；异常处理：如供应商可能延期，需提前3个工作日预警，采购部协调需求部门调整计划。（三）到货验收与付款结算到货准备：供应商按订单交货至指定仓库，提前1个工作日通知采购部及仓库；仓库核对送货单信息（物料名称、数量、批次号）与订单是否一致，不一致时暂收货并反馈采购部。质量验收：外观检查：仓库核对包装是否完好，标识是否清晰；数量清点：按送货单清点实物，填写《到货验收记录》；质量检测：质量部按《检验标准》抽样检测（如原材料需送检、设备需试运行），出具《质量检验报告》。验收合格后，仓库办理入库手续；不合格品按《不合格品控制程序》处理（如退货、换货、让步接收）。付款结算：财务部收到采购部提交的《付款申请表》（需附合同、发票、验收单、检验报告），核对无误后按合同约定付款；大额付款需通过银行转账，禁止现金支付。五、供应商绩效动态管理（一）绩效评估与分级评估周期：季度评估（日常型供应商）、年度评估（战略型供应商）。评估指标：质量指标：批次合格率（≥95%为优，＜90%为差）、质量问题响应时效（≤24小时）；交期指标：准时交付率（≥98%为优，＜95%为差）、延期次数；价格指标：价格竞争力（对比市场均价，≤-5%为优，≥+5%为差）；服务指标：投诉处理满意度（≥90分为优，＜80分为差）、售后配合度。分级管理：根据综合评分将供应商分为四级：A级（≥90分）：战略供应商，优先分配订单，联合开发新产品；B级（80-89分）：合格供应商，维持现有合作；C级（70-79分）：预警供应商，发出整改通知，30日内提交改进报告；D级（＜70分）：淘汰供应商，终止合作，清退出库。（二）供应商关系维护与优化沟通机制：每季度召开供应商沟通会，通报绩效结果、收集改进建议；对A级供应商，年度组织技术交流或联合培训。持续改进：针对C级供应商，采购部协助分析问题根源（如交期延误需优化生产计划），跟踪改进效果；连续两次评为D级或发生重大质量（如批量不合格导致停产），立即终止合作并追究违约责任。档案更新：供应商名称、地址、联系人、资质等信息变更时，需在10个工作日内提交《供应商信息变更表》，采购部更新档案并重新评估。六、配套工具模板模板1：采购需求申请表需求部门需求日期物料/服务名称规格型号单位需求数量期望交付日期预算金额（元）需求说明（用途、技术参数等）部门负责人签字模板2：供应商资质审查表供应商名称联系人联系电话注册资本成立时间营业执照注册号行业资质证书名称证书编号有效期审查结果（通过/不通过）审查人日期模板3：采购合同模板（节选）合同编号：CG–甲方（采购方）：X公司乙方（供应商）：X公司第一条标的物：名称、规格、数量、单价、总价（详见附件《物料清单》）第二条质量标准：符合国家GB/T-标准及甲方技术协议要求第三条交货：时间：年月日前；地点：甲方仓库；运费：乙方承担第四条付款：预付30%，到货验收合格后支付60%，质保期满（12个月）后支付10%第五条违约责任：逾期交货每日按合同总额0.5%支付违约金；质量不合格，乙方负责退换并赔偿甲方损失模板4：供应商绩效评估表供应商名称评估周期质量得分（30%）交期得分（20%）价格得分（25%）服务得分（15%）资质得分（10%）总分等级改进建议七、关键控制与风险提示（一）流程合规性控制严禁化整为零规避招标（如将50万元采购拆分为5笔10万元）；采购需求、合同、验收单、发票需“四单匹配”，方可付款；供应商选择过程需全程留痕（如招标文件、询价记录、考察报告），保证可追溯。（二）廉洁风险防范采购人员不得接受供应商宴请、礼品或回扣，违者按公司《廉洁从业规定》处理；涉及供应商选择、价格谈判的关键岗位人员，实行定期轮岗制度（每2-3年）。（三）应急处理机制紧急采购（如生产突发设备故障需48小时内修复）：需求部门填写《紧急采购申请表》，经总经理审批后，可先采购后补流程，但需在3个工作日内完善手续