行政公文写作标准格式及规范工具

行政公文写作标准格式及规范工具一、适用工作情境行政公文是政机关、企事业单位在公务活动中为行使管理职能、处理公务而具有特定效力和规范体式的文书，广泛应用于以下工作场景：决策部署传达：如部署年度工作、传达上级重要指示、落实专项任务等，需使用“通知”“意见”等文种，明确要求与责任分工。工作情况汇报：如向上级汇报阶段性工作进展、总结年度工作成效、反映突发问题等，需使用“报告”“请示”等文种，保证信息准确、重点突出。事项请示批复：如请求批准资金、申请政策支持、明确工作职责等，需使用“请示”（下级向上级）或“批复”（上级答复下级），做到一事一请、理由充分。跨部门沟通协调：如商洽工作、询问答复问题、请求协助配合等，需使用“函”，语气得体、表述清晰。规章制度制定：如印发管理办法、实施细则、行为规范等，需使用“规定”“办法”，内容严谨、权责明确。二、公文写作实操流程行政公文写作需严格遵循“规范格式、准确表达、逻辑清晰”原则，具体流程（一）明确发文目的与对象确定核心目标：明确公文需解决什么问题、传达什么信息（如部署工作、请求指示、汇报情况等），避免内容模糊或偏离主题。确认主送机关：根据行文关系确定主送单位（上级机关、下级机关或平级机关），主送机关应为单位全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号。（二）确定公文文种根据《政机关公文处理工作条例》，15种法定公文适用场景如下（常见文种优先原则）：通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。注：避免文种混用（如“请示”与“报告”不分，“函”与“请示”混淆），保证文种与行文目的匹配。（三）收集整理材料收集依据材料：包括上级文件、政策法规、数据报表、会议纪要、背景资料等，保证内容有理有据。梳理核心信息：明确公文需包含的要素（如时间、地点、人物、事件、措施、要求等），剔除无关信息，突出重点内容。（四）规范格式排版严格遵循《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，公文格式各要素编排要素规范要求份号如需标注份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，如“000001”。密级和保密期限如需标注，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，如“秘密★1年”。紧急程度如需标注，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，如“市人民文件”；联合行文时，主办机关排列在前。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“X政发〔2023〕10号”（年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位）。签发人上行文应当标注签发人姓名，如“签发人：X”（3号楷体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字）。标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“市人民关于开展全市安全生产大检查的通知”（2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居右排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当）。主送机关编排于标题下空一行位置，顶格编排，后加冒号；如主送机关过多导致公文首页不能显示时，应当将主送机关名称移至版记部分。一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格；文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层黑体、第二层楷体、第三层仿宋体加粗、第四层仿宋体。附件说明如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.X”）；附件名称后不加标点符号。发文机关署名编排于（或附件说明）右下方，以成文日期为准居中排布；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2023年9月10日”）。印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符；单一机关行文时，印章用红色，不得出现空白印章。附注如需标注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，如“（联系人：X；联系方式：-X）”。附件附件应当另面编排，并在版记前与公文一起装订；附件标题居中编排，后标附件顺序号（如“附件1：”）；附件顺序号和附件名称不得用下角标注。版记包括抄送机关、印发机关和印发日期；抄送机关编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字；印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末页版记内，印发机关左空一字，印发日期右空一字，后加“印发”二字（印发日期以付印日期为准）。（五）撰写内容开头部分：简明扼要说明发文依据或背景（如“根据会议精神”“为解决问题”），引出下文。主体部分：围绕核心目标展开，条理清晰、逻辑严密，可采用“总分结构”“问题-措施-要求”等结构；内容具体，避免空话套话，措施明确责任主体、完成时限（如“各责任单位须于2023年10月31日前完成整改，整改情况报办公室”）。结尾部分：根据文种规范结尾（如通知常用“特此通知”；请示常用“妥否，请批示”；报告常用“以上报告，请审阅”）。（六）审核校对定稿自查重点：检查格式要素是否齐全（如发文字号、标题、主送机关、成文日期等），文种使用是否准确，内容是否符合政策法规，是否存在错别字、标点符号错误（如“的、地、得”混用，逗号、句号使用不当）。交叉审核：重要公文需交由部门负责人或分管领导审核，重点核对事项的真实性、数据的准确性、措施的可行性。最终签发：经审核无误后，按程序报请领导签发（上行文需标注签发人，下行文、平行文需加盖发文机关印章）。三、标准格式模板与示例（一）通用公文格式模板（以“通知”为例）份号：000001秘密★1年特急市人民文件X政发〔2023〕10号签发人：*市长市人民关于开展全市安全生产大检查的通知各区人民，市人民各部门、各直属机构：为深入贯彻落实习近平总书记关于安全生产的重要指示精神，切实消除安全隐患，保障人民群众生命财产安全，根据《省人民关于开展安全生产大检查的通知》（X政发〔2023〕15号）要求，市决定在全市范围内开展安全生产大检查。现将有关事项通知一、检查范围和重点内容（一）检查范围：全市所有生产经营单位，特别是危险化学品、建筑施工、交通运输、特种设备、人员密集场所等重点行业领域。（二）重点内容：安全生产责任制落实情况、安全隐患排查治理情况、应急预案制定及演练情况、从业人员安全培训情况等。二、检查时间和方式（一）时间：2023年9月1日至10月31日。（二）方式：企业自查、区县排查、市级督查相结合。三、工作要求（一）加强组织领导。各区县各部门要成立专项检查组，主要负责同志为第一责任人，保证检查工作有序推进。（二）强化隐患整改。对检查中发觉的隐患，要建立台账，明确整改责任、措施和时限，实行销号管理。（三）严肃追责问责。对工作不力、隐患整改不到位的单位和个人，将依法依规严肃处理。市人民2023年8月25日（此件公开发布）（二）常见文种对比模板文种适用场景标题示例结尾规范请示请求上级指示、批准《局关于申请项目经费的请示》妥否，请批示。报告向上级汇报工作、反映情况《公司关于2023年上半年工作情况的报告》以上报告，请审阅。函不相隶属机关商洽工作《市教育局关于商请协助举办校园文化节的函》特此函告，盼复。意见对重要问题提出处理办法《办公室关于优化办公流程的意见》以上意见，请结合实际贯彻落实。四、关键规范与易错提示（一）格式规范易错点发文字号：年份需用六角括号“〔〕”而非方括号“[]”，如“X政发〔2023〕10号”（错误示例：“X政发[2023]10号”）；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“01”应为“1”）。避免使用“通知”“报告”等单一文种作为标题，需包含事由（如错误示例：“通知”；正确示例：“局关于召开年度工作总结会议的通知”）。主送机关：顶格书写，后加冒号；如主送机关不止一个，用逗号隔开（如“各区人民，市人民各部门”），而非顿号“、”。印章：单一机关行文时，印章上距2mm-4mm，端正、居中下压发文机关署名和成文日期；联合行文时，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间互有重叠。（二）语言表达要求准确简洁：使用规范书面语，避免口语化、歧义表述（如“尽快处理”改为“于X月X日前完成处理”）；数字用法统一（如“一”用汉字，“1”用阿拉伯数字，根据《出版物上数字用法的规定》）。庄重得体：上行文（请示、报告）应谦逊恭敬，用“拟”“请”“恳请”等；下行文（通知、批复）应明确肯定，用“必须”“应当”“务必”等；平行文（函）应平和协商，用“贵单位”“盼复”等。（三）逻辑结构常见问题层次不清：结构序号使用混乱（如“（一）”与“1.”混用），应严格按照“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级标注，同一层级序号格式一致。内容冗余：重复表述或与主题无关的信息，需精简内容，保证每段文字聚焦一个核心点。（四）其他注意事项附件处理：附件名称需与中的附件说