企业采购申请及审批模板

企业采购申请及审批模板一、适用范围与使用场景常规采购：各部门每月固定需求的办公耗材、劳保用品等；新增需求采购：因业务扩张、人员增加等导致的临时性物资采购；项目采购：为特定项目（如新产品研发、市场活动等）采购的专用设备或服务；紧急采购：因突发情况（如设备故障、紧急任务）需快速响应的采购需求。无论采购金额大小，均需通过本模板规范流程，保证采购合规、透明、高效。二、采购申请全流程操作指南（一）第一步：提交采购申请申请人填写：由采购需求部门经办人填写《采购申请单》（详见第三部分模板），需完整填写以下信息：基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预算总金额、用途说明（需具体到项目或日常使用场景）；附件材料：如技术图纸、比价报价单（3家及以上供应商报价）、项目立项审批单（项目采购必备）等。部门负责人初审：申请部门负责人（*）审核采购需求的合理性（如是否必要、数量是否匹配实际需求、预算是否在部门年度预算范围内），确认无误后在“部门审核”栏签字，并加盖部门公章（电子章）。（二）第二步：采购部门审核合规性审核：采购部门专员（*）接收申请单后，重点审核：资料完整性：附件是否齐全（如技术参数、报价单）；预算符合性：总金额是否超部门预算，是否需启动特殊审批流程（如超预算需提交额外说明）；采购类型界定：根据金额、物品属性判断是否适用招标、询比价或直接采购（具体标准参照企业《采购管理制度》）。市场调研与比价（非紧急采购）：对于金额≥5000元的采购，采购部门需联系至少3家合格供应商获取报价，填写《比价记录表》，对比价格、质量、交期等，选择最优方案；对于金额＜5000元的标准化物资（如A4纸、笔等），可从合格供应商名录中直接选择。审核通过后，采购部门在“采购审核”栏签字，并注明“建议采购方式”（如“询价采购”“单一来源采购”）。（三）第三步：财务部门复核财务专员（*）重点审核：预算科目准确性：采购项目是否对应正确的预算科目；资金安排：是否有足够预算余额，是否需调整资金计划；成本合理性：预估单价是否与市场均价相符，有无虚高风险。复核通过后，在“财务复核”栏签字；若预算不足或成本异常，退回申请部门补充说明。（四）第四步：领导审批根据采购金额分级审批（标准可参考企业权限表，示例）：金额≤5000元：采购部门负责人（*）审批，在“审批意见”栏签字；5000元＜金额≤2万元：分管副总（*）审批；金额＞2万元：总经理（*）审批，重大项目（如金额＞10万元）需提交总经理办公会集体审议。审批需明确“同意”“不同意”或“补充说明”，不同意需注明理由。（五）第五步：采购执行与归档订单下达：采购部门根据审批通过的申请单，向选定供应商下达采购订单（需明确交货期、质量标准、付款方式等），并同步将订单复印件反馈给申请部门。到货验收：物品到货后，由申请部门负责人（*）或指定验收人（需提前报备采购部门）对照订单核对物品名称、规格、数量、质量，填写《验收单》，双方签字确认。付款结算：验收合格后，采购部门汇总申请单、订单、验收单、发票等资料，提交财务部门办理付款。资料归档：所有采购申请单、审批记录、比价表、订单、验收单等资料由采购部门统一整理归档（电子+纸质），保存期限≥3年。三、采购申请单标准模板企业采购申请单基本信息申请部门申请人*（经办人）申请日期年月日联系方式（内部短号）采购明细序号物品/服务名称12预算信息预算科目资金来源□年度预算□专项预算□其他（请注明：_________）审批流程环节审核人/审批人部门审核*（部门负责人）采购审核*（采购部门专员）财务复核*（财务专员）分管副总审批*（分管副总）总经理审批*（总经理）附件清单□技术图纸□比价报价单□项目立项单□其他（请注明：_________）备注（如紧急采购、特殊要求等）填写说明“规格型号/技术参数”栏需填写详细要求，避免模糊描述（如“办公电脑”需注明CPU、内存、硬盘等配置）；“预估单价”需参考近期市场价或供应商报价，偏差超过10%需说明原因；“用途说明”需具体，如“用于市场部2024年Q3客户答谢会物料采购”；审批流程需按顺序依次签字，不得跳级；紧急采购（如48小时内需到货）可先电话请示分管领导，后补签纸质流程。四、关键注意事项与常见问题（一）预算与审批严禁超预算采购：确因特殊情况需超预算的，需提交《超预算说明》，详细说明原因、资金来源及解决方案，经总经理审批后方可执行；审批时限：常规采购申请需在提交后3个工作日内完成审批，紧急采购需在24小时内完成，逾期未审批需联系采购部门催办。（二）采购行为规范供应商选择：优先从企业《合格供应商名录》中选择，名录外供应商需经过资质审核（营业执照、相关资质证书等）；禁止行为：严禁采购人员收受回扣、接受供应商宴请或礼品，严禁指定供应商（特殊情况下需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批）。（三）验收与付款验收责任：验收人需对物品质量负责，验收不合格需在2小时内反馈采购部门，联系退换货；发票要求：供应商需在交货后5个工作日内提供合规增值税发票，发票信息（名称、税号、项目等）需与申请单一致，否则财务部门有权拒付。（四）特殊情况