采购订单管理及供应商合作评估表

一、适用场景与核心价值本工具适用于企业采购全流程管理，覆盖从需求确认到供应商合作评估的关键环节，尤其适用于以下场景：新供应商引入评估：对潜在供应商的资质、能力、合作潜力进行系统性考察，保证供应链稳定性；现有供应商周期性复盘：按季度/年度对供应商的交付质量、服务响应、成本控制等表现进行量化评估，优化合作策略；采购订单异常处理：针对订单执行中的延迟、质量偏差等问题，记录处理过程并追溯供应商责任；战略供应商深度合作：对长期合作的核心供应商，通过多维度评估识别改进空间，推动供应链协同升级。通过标准化管理，可实现采购流程透明化、供应商绩效数据化，降低采购风险，提升供应链整体效率。二、操作流程与实施步骤（一）需求确认与采购计划制定需求提报：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格参数、数量、期望交期、预算上限及质量标准，部门负责人*强签字确认后提交至采购部。需求审核：采购部对接需求部门，核实需求的必要性（如是否为重复采购、是否可替代）与预算匹配性，形成《采购需求审核记录》。采购计划制定：根据需求优先级、库存情况及市场供应动态，采购经理*明牵头制定《采购计划》，明确采购品类、时间节点及供应商筛选标准。（二）供应商选择与订单下达供应商寻源：采购部通过公开招标、定向邀约、行业推荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供《营业执照》《相关资质证书》（如ISO认证、行业许可证）、过往合作案例及报价单。供应商初选：成立评审小组（含采购经理明、质量经理华、需求部门代表*刚），从资质合规性、生产能力、质量保障体系、价格水平、售后服务5个维度进行初步筛选，确定3家及以上候选供应商。现场考察/样品测试：对候选供应商进行现场考察（生产环境、设备状况、工艺流程）或样品测试（质量检测报告、试用反馈），形成《供应商考察评估表》。确定供应商与订单下达：综合评估后选定合作供应商，采购部根据《采购计划》与供应商确认最终价格、交付条款、付款方式等，签订《采购订单》（一式三份，采购部、供应商、财务部各执一份），订单号规则为“CGDD+年月日+4位流水号”（如CGDD20239001）。（三）订单执行与过程跟踪订单交期跟踪：采购专员*丽建立《订单跟踪表》，记录供应商生产进度、发货时间、物流单号等信息，提前3天提醒供应商备货，保证按期交付。到货验收：需求部门与质量部共同到货验收，核对物料名称、规格、数量是否与订单一致，并按质量标准抽检（如AQL抽样标准），填写《到货验收单》，验收合格后入库，不合格品则启动退货/换货流程。异常处理：若出现延迟交付、质量不符等问题，采购部24小时内与供应商沟通，要求提交《异常处理报告》（含原因分析、改进措施、完成时限），同步更新《订单异常记录表》。（四）供应商合作评估评估周期与范围：按月度（针对订单频次高的供应商）、季度/年度（针对所有合作供应商）开展评估，评估周期内需包含至少3笔订单执行数据。数据收集：采购部汇总订单交付准时率、质量合格率、成本控制率、服务响应速度等数据（来源：《订单跟踪表》《到货验收单》《异常处理报告》）；需求部门与质量部提供合作配合度、问题解决满意度等定性反馈。评分与评级：采用量化评分表（详见“工具模板”），各项指标按权重计算总分，分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、待改进（60-69分）、不合格（60分以下）五级。结果反馈与改进：评估结果经采购总监*审批后，向供应商发送《评估结果通知书》，优秀供应商给予订单倾斜或续约优先权，待改进/不合格供应商要求提交《改进计划书》，跟踪落实情况。三、工具模板与填写规范（一）采购订单管理表订单基本信息内容订单号CGDD+年月日+流水号（如CGDD20239001）订单日期YYYY-MM-DD需求部门生产部/行政部等采购员*丽供应商信息名称：有限公司；联系人：经理；电话：（虚拟，仅示例格式）商品明细序号物料名称1原材料A2辅料B交付与付款交付地点公司1号仓库运输方式供应商负责送货（运费含在单价内）付款方式验收合格后30天转账备注需提供材质证明书签字确认采购部：明（签字）；供应商：经理（签字）；日期：YYYY-MM-DD（二）供应商合作评估表供应商基本信息内容供应商名称有限公司评估周期2023年Q1（1月1日-3月31日）评估日期2023年4月5日评估指标与评分权重（%）质量合格率30交货准时率25成本控制20服务响应15合作配合度10总分——评级良好改进建议1.针对Q1延迟1次交付，建议优化生产排期；2.提供批次质量检测报告（当前仅提供季度报告）评估人员采购经理：明；质量经理：华；需求部门代表：*刚；日期：2023年4月5日四、关键要点与风险规避数据准确性保障：所有记录表格需及时更新，避免事后补录，订单变更（如数量、交期调整）必须通过《订单变更单》书面确认，双方签字留存，防止口头协议纠纷。评估客观性原则：评分需基于客观数据（如验收记录、物流跟踪）与事实依据，避免主观臆断，定性反馈需由需求部门与质量部共同签字确认。沟通与协同：定期与供应商召开沟通会（每季度至少1次），反馈评估结果并听取建议，建立“问题-改进-反馈”闭环，避免信息不对称导致合作中断。文档留存管理：采购订单、