合同管理标准化工具合同审核与执行记录

合同管理标准化工具：合同审核与执行记录指南一、适用业务场景说明本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理场景，具体包括但不限于：合同签订前审核：法务部、业务部、财务部等多部门对合同条款、合规性、商业风险进行联合评审，保证合同内容符合企业利益及相关法律法规。合同签署与归档：完成审核后的合同文本标准化签署，并按企业档案管理要求进行分类归档，形成可追溯的合同档案库。合同执行过程跟踪：业务部门实时监控合同履行进度，记录关键节点（如付款、交付、验收等），保证合同双方按约定履行义务。执行异常处理：针对合同履行中出现的问题（如延迟交付、质量争议等），及时记录异常情况并推动解决，降低履约风险。合同履约评价：合同完成后，对合作方履约情况、合同执行效果进行复盘，为后续合作决策提供依据。二、标准化操作流程详解（一）合同接收与初步登记责任部门：行政部/合同管理专员操作步骤：合同文本接收：业务部门提交拟签订的合同文本（含电子版及纸质版），需同时附《合同审批申请单》（说明合同背景、合作方基本信息、合同金额、核心条款等）。信息登记：在《合同台账总表》中录入合同基础信息，包括合同编号（规则：年份-部门简称-序号，如2024-销-001）、合同名称、合作方全称、签约主体、合同金额、签订日期、预计履行起止日期、业务负责人、合同类型（如采购、销售、服务等）。材料完整性检查：核对合作方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（如非法定代表人签约）等附件是否齐全，缺失材料需业务部门补充后进入下一步。（二）多部门联合审核责任部门：法务部、业务部、财务部、风控部（如需）审核顺序与重点：业务部门初审（1个工作日）：审核合同内容与业务需求的一致性（如采购合同中的规格、数量、交付时间是否与订单匹配）；核对合作方资质（如合作方是否具备相应经营资质、过往合作履约记录）；确认合同商业条款的合理性（如价格、付款方式、违约责任是否有利于企业）。输出：《合同审核意见表》（业务部门栏），需明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改意见。财务部审核（1个工作日）：审核合同金额的准确性、付款方式与财务制度的匹配性（如预付款比例、进度款节点、质保金约定是否合理）；评估合作方财务风险（如是否要求合作方提供财务报表或履约保函）；核对发票类型、开票信息等税务条款合规性。输出：《合同审核意见表》（财务部栏），重点标注资金风险点及修改建议。法务部终审（1-2个工作日）：审核合同条款的合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款）；检查合同文本的完整性（是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款）；评估法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院、知识产权归属是否清晰）。输出：《合同审核意见表》（法务部栏），对法律风险点进行提示，并提供标准条款修改建议。审核结果处理：全部门审核通过：进入合同签署环节；存在修改意见：由业务部门汇总各部门意见，与合作方协商修改后重新提交审核，直至全部通过；审核不通过：终止合同流程，由业务部门向合作方说明原因。（三）合同签署与归档责任部门：行政部/合同管理专员、法务部操作步骤：文本最终确认：法务部根据审核意见对合同文本进行最终修订，确认无误后加盖合同骑缝章，形成“最终签署版合同”。签署授权：根据企业授权管理制度，由法定代表人或其授权代表（需附授权委托书）签字并加盖企业公章；合作方签约需核对签字人身份及授权范围，保证签字盖章的真实性。合同分发与归档：签署后3个工作日内，行政部将合同正本至少2份（企业留存1份，合作方1份）及附件材料（审批单、审核意见表等）统一归档至档案室；在《合同台账总表》中更新“签署状态”“归档日期”“档案存放位置”等信息；将合同扫描件至企业合同管理系统，实现电子化备份。（四）合同执行跟踪与记录责任部门：业务部门、财务部、行政部/合同管理专员关键节点记录：执行启动：业务部门在合同履行首日，在《合同执行跟踪表》中记录“计划启动时间”“实际启动时间”，明确各阶段负责人（如采购对接人、项目执行人）。进度更新：按合同约定节点（如预付款支付、货物交付、阶段性验收、最终付款等），业务部门在节点完成后1个工作日内更新《合同执行跟踪表》，记录“实际完成时间”“完成情况说明”（如“2024年3月1日完成货物交付，签收单编号：*”），并附相关证明材料（如交付单、验收报告、付款凭证扫描件）。财务执行记录：财务部在每笔合同款项支付后，在《合同执行跟踪表》“财务执行记录”栏标注“支付日期”“支付金额”“支付方式”“凭证号”，保证资金流水与合同约定一致。（五）执行异常处理与履约评价责任部门：业务部门、法务部、财务部操作步骤：异常情况记录：合同履行中出现延迟、违约、争议等问题时，业务部门需在24小时内启动异常处理，在《合同异常情况记录表》中填写“异常发生时间”“异常描述”“影响分析”（如“延迟交付导致项目进度延期2天，可能产生违约金*元”）、“责任方判断”（企业责任/合作方责任/不可抗力）。异常处理跟进：业务部门牵头与合作方沟通解决方案（如协商延期、赔偿、终止合同等），法务部提供法律支持，处理过程及结果需记录在《合同异常情况记录表》“处理进展”栏，直至问题闭环。履约评价：合同履行完毕（或终止）后5个工作日内，业务部门联合法务部、财务部填写《合同履约评价表》，从“合作方履约能力”“合同条款执行效果”“风险控制情况”“改进建议”等方面进行评分（如1-5分），评价结果作为后续合作方准入及合同谈判的重要依据。三、核心工具表格模板表1：合同台账总表合同编号合同名称合作方全称签约主体合同金额（元）签订日期履行起止日期业务负责人合同类型审核状态签署状态归档日期档案存放位置2024-销-001产品采购合同科技有限公司A公司500,0002024-01-152024-02-01至2024-05-31张*采购已通过已签署2024-01-20档案室-2024年-销售部-001表2：合同审核意见表合同编号合同名称审核部门审核人审核日期审核意见（请具体说明条款位置及修改建议）审核结论（□同意□修改后同意□不同意）2024-销-001产品采购合同业务部李*2024-01-16第3条约定的交付时间“2024年1月31日”与订单要求不符，建议修改为“2024年2月5日前”修改后同意2024-销-001产品采购合同财务部王*2024-01-17第5条约定预付款比例40%超出财务制度30%上限，建议调整为30%修改后同意2024-销-001产品采购合同法务部赵*2024-01-18第8条违约责任未明确“逾期交付的每日违约金比例”，建议补充“按合同总额的0.05%/日计算”修改后同意表3：合同执行跟踪表合同编号合同名称关键节点计划完成时间实际完成时间完成情况说明负责人证明材料（附件名称/编号）2024-销-001产品采购合同预付款支付2024-01-202024-01-22已支付150,000元，凭证号：*王*付款凭证-20240122-0012024-销-001产品采购合同货物交付2024-02-052024-02-06货物送达，签收单编号：*张*交付签收单-20240206-012024-销-001产品采购合同最终验收2024-05-312024-06-02验收合格，验收报告编号：*李*验收报告-20240602-001表4：合同异常情况记录表合同编号合同名称异常发生时间异常描述影响分析责任方处理措施处理负责人目标解决时间实际解决时间处理结果2024-销-001产品采购合同2024-02-03合作方延迟交付，原定2月5日交付，实际2月8日完成导致项目启动延迟3天，可能产生工期违约金合作方协商延迟交付违约金5,000元，合作方同意承担张*2024-02-102024-02-09已签署补充协议，违约金已支付表5：合同履约评价表合同编号合同名称合作方名称评价部门评价人评价日期评价维度（1-5分，5分为最优）综合评分改进建议2024-销-001产品采购合同科技有限公司销售部李*2024-06-05履约能力：4分条款执行：3分风险控制：4分3.7建议下次合作时在合同中明确“逾期交付的违约金计算上限”四、使用风险提示与规范（一）信息准确性要求合同台账、审核意见表、执行跟踪表等表格中的信息需与合同文本、实际执行情况保持一致，严禁虚构或篡改记录；合作方名称、合同金额、关键日期等核心信息需经多部门核对后录入。（二）流程合规性要求严禁跳过审核环节直接签署合同，严禁在未完成修改审核的情况下擅自盖章；合同签署需保证“签字+盖章”完整，法定代表人或授权代表签字需与授权委托书信息一致。（三）责任到人原则每个合同需明确“业务负责人”（全程跟踪执行）、“档案管理员”（负责归档与台账更新）、“财务对接人”（负责款项支付记录），保证各环节责任可追溯。（四）保密与安全管理合同文本及执行记录涉及企业商业秘密，需