乒乓球俱乐部办公文件归档细则

乒乓球俱乐部办公文件归档细则

一、总则1.目的：为加强乒乓球俱乐部办公文件的管理，确保文件资料的完整性、准确性和系统性，便于文件的查阅、利用和保存，特制定本归档细则。2.适用范围：本细则适用于乒乓球俱乐部各部门形成的各类办公文件的归档工作。3.基本原则：遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。二、归档文件的范围1.上级文件-上级主管部门发布的与乒乓球俱乐部相关的政策法规、通知、指示等文件。-上级部门对俱乐部工作的批复、意见等。2.俱乐部文件-俱乐部制定的各类规章制度、工作方案、工作计划、工作总结等。-俱乐部管理层的会议纪要、决策文件等。-俱乐部对外签订的合同、协议等文件。3.业务文件-乒乓球培训教学计划、教案、学员成绩记录等。-俱乐部组织或参加的各类乒乓球赛事的策划方案、比赛成绩、赛事总结等文件。-会员管理文件，包括会员登记表、会员活动记录等。4.财务文件-俱乐部的财务预算、决算报告。-财务收支凭证、报表等。5.人事文件-员工招聘、入职、离职等相关文件。-员工绩效考核、培训记录等文件。三、归档文件的整理1.分类-按年度分类：将文件按形成年度分开，不同年度的文件分别整理归档。-按部门分类：根据文件形成的部门进行分类，如行政部、教学部、赛事部等。-按文件性质分类：可分为政策法规类、行政管理类、业务工作类、财务类、人事类等。2.编号-为便于管理和查找，对归档文件进行编号。编号应遵循一定的规则，体现文件的类别、年度、顺序等信息。3.编目-编制归档文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、保管期限等项目。-确保目录信息准确、完整，与文件实际内容相符。4.装订-对纸张大小不一、破损的文件进行整理和修复，采用合适的装订方式，确保文件牢固、整齐。四、归档文件的保管期限1.永久保管-俱乐部章程、制度等重要文件。-俱乐部发展规划、重大决策文件。-上级主管部门颁发的具有长期指导意义的文件。2.定期保管-短期保管（1-3年）：一般性的工作通知、会议记录等。-中期保管（3-5年）：业务工作中的阶段性总结、学员培训记录等。-长期保管（5-10年）：重要业务项目的相关文件、俱乐部财务报表等。五、归档流程1.收集-各部门指定专人负责文件的收集工作，定期将本部门形成的文件收集齐全。-确保文件无遗漏、无缺失，收集的文件应保持原始状态。2.整理-收集后的文件按照本细则规定的整理方法进行分类、编号、编目和装订。-整理过程中发现文件存在问题，及时与相关人员沟通核实。3.移交-各部门整理好的归档文件定期移交至俱乐部档案室。-移交时应填写移交清单，双方签字确认，确保文件交接准确无误。4.归档-档案室接收移交的文件后，按照分类方案进行上架存放，并做好相应的标识。-建立电子档案目录，方便查询和管理。六、档案的利用1.查阅-俱乐部内部人员因工作需要查阅档案，需填写查阅申请表，经部门负责人和档案管理人员批准后，在档案室指定地点查阅。-查阅档案时应遵守档案室的相关规定，不得擅自将档案带出档案室，不得涂改、损坏档案。2.借阅-特殊情况下需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经俱乐部领导批准后，办理借阅手续。-借阅期限一般不超过规定时间，借阅人员应按时归还档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。3.复制-因工作需要复制档案的，需填写复制申请表，经相关领导批准后，由档案管理人员负责复制，并做好记录。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定-定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。-根据鉴定结果，确定档案是否继续保存或销毁。2.销毁-对确定需要销毁的档案，编制销毁清册，经俱乐部领导批准后，按照规定的程序进行销毁。-销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。八、档案管理的监督与考核1.监督-俱乐部行政主管部门定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的执行情况。-检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等环节，发现问题及时提出整改意见。2.考核-将档案管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对档案管理工作表现突出的部门和个人给予奖励。-对档案管理不善，导致档案丢失、损坏等