市政府办档案管理操作细则

市政府办档案管理操作细则

一、总则1.目的为加强市政府办档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高档案管理水平，更好地为市政府各项工作服务，特制定本操作细则。2.适用范围本细则适用于市政府办各科室及所属单位的档案管理工作。涵盖各类文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。3.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、安全保密、便于利用的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。二、档案管理机构与职责1.档案管理机构市政府办设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全办档案的集中管理工作。2.档案管理部门职责-贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施市政府办档案管理制度和工作计划。-负责对各科室及所属单位档案工作的业务指导、监督和检查。-集中统一管理市政府办的各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。-负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。-组织开展档案业务培训和学习交流活动，提高档案管理人员的业务素质。3.各科室及所属单位职责-明确一名负责人分管档案工作，指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。-按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的各类档案整理规范后移交档案管理部门。-积极配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的业务指导、监督和检查。三、档案收集1.收集范围-上级机关来文，包括指示、决定、通知、通报、批复等。-市政府办制定的各类文件、规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。-市政府办在各项工作中形成的报告、请示、函件、统计报表、调研材料等。-市政府办组织或参与的重要活动、会议形成的文件、资料、照片、录像等声像档案。-市政府办工作人员在工作中形成的个人重要工作记录、成果材料等。-其他具有保存价值的文件、资料、实物等。2.收集要求-各科室及所属单位应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确、完整。-收集的档案应保持其真实性、完整性和原始性，不得随意涂改、伪造或损毁。-对于电子文件，应按照相关规定进行收集、整理和存储，确保其可读性和可利用性。-档案收集责任人应定期对收集的档案进行整理，填写档案移交清单，向档案管理部门办理移交手续。四、档案整理1.整理原则遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类方法根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，对档案进行科学分类。一般可分为文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等类别。3.整理步骤-文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，编制档案目录，装订成册。-科技档案整理：根据项目或专业进行分类，对图纸、文件等进行编号、编目，装盒保存。-声像档案整理：对照片、录音、录像等资料进行分类、编号、编目，注明拍摄时间、地点、内容等信息，存储于专门的存储设备中。-实物档案整理：对获得的奖杯、证书、牌匾等实物进行登记、编号，妥善保管。五、档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。2.鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定，结合市政府办工作实际，制定档案鉴定标准。对档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等进行综合评估。3.鉴定程序-档案管理部门定期对库存档案进行初步鉴定，提出存毁意见。-档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。-对确定销毁的档案，编制销毁清册，经市政府办领导批准后，按照规定的程序进行销毁。六、档案保管1.保管条件设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案保管环境符合要求。2.库房管理-档案库房应保持整洁、通风，定期进行清洁和消毒，防止档案受到虫蛀、鼠咬等损害。-严格控制库房的温湿度，温度一般保持在14℃-24℃，相对湿度保持在45%-60%。-做好档案库房的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等工作，确保档案安全。3.档案上架与存放按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施。七、档案统计1.统计内容对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，包括档案数量、类别、保管期限等信息。2.统计方法建立档案统计台账，定期对档案数据进行统计和分析，填写统计报表，及时向上级主管部门报送档案统计信息。八、档案利用1.利用原则在确保档案安全保密的前提下，积极为市政府办各项工作提供档案利用服务，充分发挥档案的价值。2.利用方式-提供档案查阅服务，查阅人员应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，在档案管理人员的指导下进行查阅。-提供档案复制服务，复制档案应按照规定的程序进行审批，注明复制用途，确保档案信息的安全。-根据工作需要，开展档案编研工作，编辑专题资料、大事记等，为市政府决策提供参考依据。3.利用登记建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、人员、内容、目的等进行详细登记，以便跟踪和统计档案利用情况。九、档案信息化建设1.建设目标推进市政府办档案管理信息化进程，实现档案资源数字化、管理手段现代化、服务利用网络化，提高档案管理效率和服务水平。2.数字化加工对库存档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等加工处理，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.信息化管理系统选用先进的档案信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的自动化水平。4.信息安全加强档案信息化建设中的信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等安全措施，确保档案信息的安全可靠。十、档案保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案管理人员和利用人员的保密教育。2.保密措施对涉及国家机密和敏感信息的档案，应按照国家有关保密规定进行管理，严格控制查阅范围，采取加密存储、专人保管等保密措施。3.保密监督档案管理部门应定期对档案保密工作进行检查和监督，发现问题及时整改，确保档案保密工作落到实处。十一、附则1.本细则自发布之日起施行，如有未尽事宜，由市