某排球俱乐部比赛用球采购管理制度

某排球俱乐部比赛用球采购管理制度

一、总则1.目的：为加强本排球俱乐部比赛用球采购管理，确保采购的比赛用球质量可靠、符合比赛需求，同时规范采购流程，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于俱乐部所有比赛用球的采购活动，包括但不限于国内联赛、友谊赛、国际交流赛等各类比赛所使用的排球。3.采购原则：比赛用球采购应遵循公开、公平、公正的原则，保证采购信息透明；遵循质量优先原则，确保所采购的排球符合相关标准和比赛要求；遵循成本效益原则，在保证质量的前提下，尽可能降低采购成本。二、采购组织与职责1.采购决策小组-组成：由俱乐部管理层、教练代表、球员代表等相关人员构成。-职责：负责制定比赛用球采购的总体策略和方针；对重大采购项目进行决策，如选择长期合作供应商、确定年度采购预算等。2.采购部门-人员构成：设采购经理一名，采购专员若干。-职责：负责具体的采购操作，包括市场调研、供应商开发与管理、采购合同的起草与执行等；收集比赛用球的需求信息，制定采购计划；跟踪采购进度，确保按时到货。3.使用部门（教练组与球员）-职责：根据比赛需求，提出比赛用球的性能、规格等详细要求；参与采购过程中的样品评估和验收工作，确保所采购的比赛用球符合实际使用需求。三、采购计划1.需求收集-每年[具体时间]，使用部门（教练组和球员）根据下一年度的比赛计划，结合过往比赛用球的使用情况，提出比赛用球的需求数量、规格、型号等详细信息。-采购部门对使用部门提出的需求进行汇总和整理，形成初步的需求清单。2.预算编制-采购部门根据需求清单，结合市场价格信息，编制比赛用球采购预算草案。-采购预算草案提交俱乐部财务部门进行审核，财务部门根据俱乐部整体财务状况和资金安排，对预算草案提出调整意见。-采购部门根据财务部门的意见，对预算草案进行修改完善，形成最终的采购预算，提交采购决策小组审批。3.计划制定-采购预算经采购决策小组审批通过后，采购部门根据比赛日程安排和供应商的供货周期，制定详细的采购计划。-采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、供应商选择等具体内容，并确保采购时间与比赛需求时间相匹配，避免出现缺货或库存积压的情况。四、供应商管理1.供应商开发-采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、展会交流等。-对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定符合俱乐部基本要求的供应商名单。-采购部门向符合要求的供应商发出合作意向函，邀请其提供产品样品和相关资料。2.供应商评估-采购部门组织使用部门（教练组和球员）对供应商提供的样品进行评估，主要从排球的弹性、重量、手感、耐磨性等方面进行测试和评价。-对供应商的资质、信誉、生产工艺、质量管理体系等进行实地考察或通过第三方机构进行调查评估。-根据样品评估和实地考察结果，对供应商进行综合评分，确定合格供应商名单。3.供应商选择-采购部门根据比赛用球的采购需求和供应商的综合评分，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行合作。-在选择供应商时，应综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足俱乐部的长期需求。-对于长期合作的供应商，应签订框架合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格调整机制、交货方式、质量保证、售后服务等内容。4.供应商考核-建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。-考核周期为每季度一次，采购部门根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对于表现不佳的供应商，应及时提出整改要求，如整改后仍不符合要求，应终止合作。五、采购流程1.采购申请-使用部门根据比赛计划和实际需求，填写《比赛用球采购申请表》，详细注明采购项目、数量、规格、型号等信息，并经部门负责人签字确认。-《比赛用球采购申请表》提交采购部门，采购部门对申请内容进行审核，确认无误后启动采购流程。2.采购询价-采购专员根据采购申请，向选定的供应商发出询价函，明确采购产品的规格、数量、交货期等要求，邀请供应商提供报价。-对收到的供应商报价进行分析比较，选择价格合理、综合条件最优的供应商进行谈判。3.采购谈判-采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。-谈判过程应形成书面记录，记录谈判的主要内容和达成的共识。4.合同签订-采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应包括双方当事人信息、采购产品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。-采购合同草案提交俱乐部法务部门进行审核，法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。-采购部门根据法务部门的意见对合同草案进行修改完善，经俱乐部领导审批后，与供应商签订正式采购合同。5.采购执行-采购合同签订后，采购专员负责跟踪采购进度，及时与供应商沟通，确保供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物。-供应商发货前，采购专员应要求供应商提供发货通知，包括货物的数量、运输方式、预计到货时间等信息。6.验收与入库-货物到达俱乐部后，采购部门组织使用部门（教练组和球员）、质量检验人员等相关人员进行验收。-验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量等方面，验收人员应按照合同约定的质量标准和验收方法进行检验。-验收合格后，验收人员在《验收报告》上签字确认，采购部门办理入库手续，将比赛用球登记入库。-如验收发现货物存在质量问题或与合同约定不符的情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施进行处理。六、质量控制1.标准制定-采购部门与使用部门共同制定比赛用球的质量标准，明确排球的各项性能指标，如弹性、重量偏差、圆度、耐磨性能等应符合国家相关标准和国际排球比赛的要求。-质量标准应形成书面文件，作为采购、验收和质量检验的依据。2.检验方式-采购过程中，采购部门应要求供应商提供产品的质量检验报告，证明所供产品符合质量标准。-货物到货后，俱乐部质量检验人员应按照一定比例对比赛用球进行抽检，抽检方法应科学合理，确保抽检结果具有代表性。-对于关键性能指标，如弹性、重量等，应进行逐球检验，确保每一个比赛用球都符合质量要求。3.不合格处理-如检验发现比赛用球存在不合格情况，采购部门应立即停止验收，并及时与供应商沟通。-供应商应在规定时间内对不合格产品进行处理，如补货、换货、退货等，并承担相应的费用。-对于多次出现质量问题的供应商，俱乐部应采取严厉措施，如减少采购份额、终止合作等，以保证比赛用球的质量稳定。七、库存管理1.库存规划-根据比赛用球的采购计划和使用情况，合理规划库存水平，确定安全库存和最大库存。-安全库存应根据比赛的紧急需求和供应商的供货周期等因素确定，以确保在意外情况下能够满足比赛用球的供应。-最大库存应考虑库存成本、存储条件等因素，避免库存积压造成资金浪费。2.入库管理-比赛用球到货后，仓库管理人员应根据《验收报告》和采购合同，对货物进行仔细核对，确认无误后办理入库手续。-入库的比赛用球应按照规格、型号、批次等进行分类存放，并建立库存台账，记录入库日期、数量、供应商等信息。3.出库管理-使用部门根据比赛需求填写《比赛用球出库申请表》，经部门负责人签字后提交仓库管理人员。-仓库管理人员根据《比赛用球出库申请表》进行发货，并在库存台账上记录出库日期、数量、领用部门等信息。4.库存盘点-定期对比赛用球库存进行盘点，盘点周期为每月一次。-盘点过程中，仓库管理人员应认真核对库存实物与库存台账的记录是否一致，如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的账务处理。-根据库存盘点结果，对库存管理工作进行总结和分析，及时调整库存规划和管理措施，确保库存数据的准确性和库存管理的有效性。八、付款管理1.付款申请-采购合同执行完毕，货物验收合格后，采购部门应及时整理付款资料，包括采购合同、发票、验收报告等，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。-《付款申请表》应详细注明付款金额、付款方式、收款单位等信息，并经采购部门负责人签字确认。2.财务审核-财务部门收到《付款申请表》和相关付款资料后，对资料的完整性、合规性进行审核，包括发票的真实性、采购合同的执行情况、验收报告的有效性等。-财务部门根据审核结果，对付款申请提出意见，如审核通过，将付款申请提交俱乐部领导审批；如审核不通过，应及时通知采购部门补充或修改相关资料。3.付款审批-俱乐部领导对财务部门提交的付款申请进行审批，根据俱乐部的资金状况和付款政策，决定是否批准付款。-付款申请经俱乐部领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。九、档案管理1.档案范围-比赛用球采购档案包括采购计划、供应商资料、采购合同、询价报价单、谈判记录、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的所有文件和资料。2.档案整理-采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。-档案整理应按照时间顺序和文件类型进行分类，便于查询和管理。3.档案保管-采购档案应存放在专门的档案柜或档案室，采取防火、防潮、防虫等措施，确保档案资料的安全。-对电子档案应进行定期备份，防止数据丢失。4.档案查阅与借阅-俱乐部内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅或借阅。-查阅或借阅档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏或泄露档案内容。十、监督与审计1.内部监督-俱乐部设立采购监督小组，成员包括俱乐部管理层、纪检人员等，负责对比赛用球采购活动进行全过程监督。-监督小组应定期检查采购流程的执行情况，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、验收付款等环节，确保采购活动合法合规、公正透明。-对于监督过程中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计检查-俱乐部财务审计部门应定期对比赛用球采购活动进行审计检查，审计内容包括采购预算的执行情况、采购合同的合规性、资金使用的合理性等。-审计部门