档案管理服务协议范本2025年

档案管理服务协议范本2025年鉴于甲方拥有档案管理的专业能力和资源，乙方需要专业的档案管理服务，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，双方经友好协商，达成以下协议：第一条服务范围与内容1.1甲方同意为乙方提供档案管理服务，包括但不限于档案的收集、整理、分类、编目、数字化（扫描、图像处理、数据挂接等）、电子档案管理系统（EDMS）的应用与维护、档案保管、安全监控、鉴定、销毁建议与执行、档案利用提供、档案管理咨询与培训等相关服务。1.2服务对象包括乙方产生的各类档案，具体种类包括但不限于：文书档案、会计档案、科技档案、人事档案、音视频档案、电子档案及其他乙方指定需要管理的档案资料。1.3服务方式：*甲方根据乙方需求，可提供在乙方指定场所的档案场地管理服务，或接收乙方档案并在甲方secure的设施内进行管理。*甲方提供档案数字化服务，包括按照约定的分辨率、色彩模式进行扫描，进行必要的图像处理，并将图像数据与元数据按照乙方要求或行业标准进行关联，导入乙方指定的或甲方提供的EDMS系统。*甲方负责维护档案库房的环境条件，确保符合档案保存要求（如温度湿度、防火、防虫、防潮、防光、防尘等）。*甲方建立并执行档案安全管理制度，采取物理和技术相结合的措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案丢失、损毁、被盗或非授权访问、泄露。*甲方根据乙方授权，响应乙方的档案查阅、利用请求，并按照约定提供查阅服务。*甲方按约定周期向乙方提供服务工作报告，汇报服务情况、工作进展、存在问题和改进建议。*甲方根据乙方需求，提供档案管理相关的培训，包括档案制度讲解、业务操作指导等。第二条服务期限与地点2.1本协议服务期限自______年______月______日起至______年______月______日止，共______年/月。2.2档案存放地点：乙方指定位于______的场所，或甲方位于______的secure档案库房（根据服务方式确定）。2.3档案数字化处理及其他服务可在甲方所在地或乙方指定地点进行，具体以双方书面确认为准。2.4协议期满前______个月，如双方均有意续签，应另行协商签订续签协议。第三条双方的权利与义务3.1甲方的权利与义务：*甲方有权要求乙方按照约定及时提供需管理的档案及有关背景资料。*甲方有权按照协议约定收取服务费用。*甲方应严格按照国家及行业相关档案管理标准和规范，结合乙方实际情况，提供专业、高效、规范的档案管理服务。*甲方应确保档案保管环境符合“第一条1.3款”的要求，并定期进行安全检查和记录。*甲方应建立完善的档案管理制度和操作流程，并接受乙方的监督。*甲方应采取严格的技术和管理措施保障档案信息安全，包括设置访问权限、进行数据备份、采用加密技术等。*甲方应配备具备专业知识和技能的档案管理人员，并确保其遵守保密义务。*甲方应在收到乙方合法的档案查阅、利用申请后，按照乙方的审批流程和权限规定，及时提供相应的档案信息或实体。*甲方应按时向乙方提交约定的服务工作报告。*甲方应对在服务过程中知悉的乙方的商业秘密、技术秘密以及档案内容等承担保密义务，非经乙方书面同意，不得向任何第三方泄露。*甲方应遵守所有适用的法律法规，特别是关于档案管理和信息安全的法律规定。3.2乙方的权利与义务：*乙方有权要求甲方按照协议约定提供服务，并有权对服务质量进行监督。*乙方有权获取其档案的相关信息和服务报告。*乙方应按照协议约定及时、准确地向甲方移交档案及必要的背景资料，并保证移交档案的完整性。*乙方应建立健全档案的形成、收集和移交机制，积极配合甲方开展档案管理工作。*乙方应制定并实施档案查阅、利用的内部审批流程和权限管理规定，并通知甲方相关制度。*乙方应指定专门联系人，负责与甲方就档案管理事宜进行沟通协调。*乙方应按照协议约定及时足额支付服务费用。*乙方应对在合作过程中知悉的甲方的商业秘密、技术秘密以及其提供的档案内容等承担保密义务，保密期限为本协议有效期内及协议终止后______年。非经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。*乙方应遵守所有适用的法律法规，特别是关于档案管理和信息安全的法律规定。*乙方应确保其提供的相关资料真实、准确。第四条服务费用与支付方式4.1服务费用：*本协议项下的服务费用采用______方式计费：*选项一（固定费用）：乙方需向甲方支付固定服务费，每月/每年总额为人民币______元（大写：____________元整）。*选项二（按量计费）：费用根据实际提供的服务量计算，具体标准如下：*档案整理编目费：每卷/每件______元。*档案数字化扫描费：每页______元。*电子档案挂接/数据导入费：每卷/每批次______元。*EDMS使用/维护费：每年______元。*培训费：每次______元，或根据实际情况协商。*其他服务费用：按具体情况协商确定。*上述费用仅为示例，具体费用标准以双方在附件中详细列明为准，或在本协议“附件一：服务项目及收费标准”中明确。4.2费用调整：协议履行期间，如遇国家政策调整、重大技术变革导致服务成本显著变动，双方可友好协商调整服务费用。一方提出调整请求后，应给予对方______日书面通知，双方应在收到通知后______日内协商达成一致。4.3支付方式：乙方应通过银行转账方式向甲方支付服务费用。甲方应在收到乙方的付款后，向乙方开具等额合规发票。4.4支付周期：服务费用按______方式支付：*选项一（预付）：乙方应在协议生效后______日内，向甲方支付______元（大写：____________元整）作为预付款。后续费用按______（月/季/年）结算，结算周期结束后______日内支付。*选项二（按月支付）：每月______日前，支付上一个月的服务费用。*选项三（按季/年支付）：每______日前，支付上一个季度/年度的服务费用。*具体支付周期和金额以双方约定为准。第五条档案的安全与保密5.1安全责任：*甲方对保管期间档案的实体安全负有首要责任，应采取严格措施防止档案丢失、损坏、被盗。因甲方原因造成档案实体损毁、丢失的，甲方应承担相应赔偿责任。*甲方对档案信息的保密负有首要责任，应建立完善的网络安全、访问控制和数据备份机制，防止档案信息被非法访问、泄露或篡改。因甲方原因造成乙方档案信息泄露或被篡改的，甲方应承担相应赔偿责任。*乙方应对其提供的档案内容的安全性负责，并在移交前确保其未被感染病毒或含有恶意代码。*双方均应采取必要措施，防止因员工疏忽、操作不当或内部人员泄密导致档案安全事件。5.2保密义务：*甲乙双方及其参与本协议项下服务的员工、代理人（以下简称“接触人员”）均不得以任何方式泄露、披露或使用在合作过程中获知的对方的商业秘密、技术秘密、经营信息、财务数据以及档案内容等任何非公开信息（以下简称“保密信息”）。*接触人员仅为履行本协议之目的知悉保密信息，不得将其用于任何其他用途。*未经对方书面同意，任何一方不得将保密信息向任何第三方泄露，但法律法规另有规定或监管机构要求的除外（此时应尽力通知对方并限制泄露范围）。*协议终止后，本保密义务持续有效______年。即使协议终止，双方仍有义务对其在协议有效期内获取的对方保密信息保密。*任何一方因违反本保密义务给对方造成损失的，应承担赔偿责任。第六条违约责任6.1若任何一方违反本协议约定，应承担违约责任，赔偿因此给对方造成的直接经济损失。6.2若甲方未能按约定提供服务，或服务质量不符合协议标准，经乙方书面通知后______日内仍未纠正的，乙方有权要求甲方限期改正；逾期仍未改正，或因甲方违约行为给乙方造成重大损失的，乙方有权根据情况部分或全部减免当期服务费用，甚至解除本协议，并要求甲方赔偿损失。6.3若乙方未能按时足额支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的______‰向甲方支付违约金。逾期超过______日，甲方有权暂停服务，直至乙方付清款项及违约金。若乙方仍拒不支付，甲方有权解除本协议，并要求乙方支付全部应付费用及赔偿损失。6.4若因一方违反保密义务导致对方遭受损失，违约方应赔偿对方的全部损失，包括但不限于直接经济损失、调查费用、律师费、诉讼费等。6.5任何一方违反本协议关于档案安全责任的约定，导致档案损毁、丢失或信息泄露，应根据实际损失情况承担赔偿责任。损失赔偿的上限可根据协议具体约定（例如，不超过协议总金额的特定倍数或具体金额）。第七条不可抗力7.1若任何一方因不可抗力（指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、法律政策变化、重大疫情及其防控措施等）导致无法履行或无法完全履行本协议义务，不承担违约责任。7.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后______日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延迟履行、部分履行或解除协议。7.3因不可抗力导致的履行延迟或不能履行，受影响一方在不可抗力消除后应立即恢复履行。第八条争议解决8.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。8.2协商不成的，任何一方均有权选择以下第______种方式解决：*选项一：向______仲裁委员会，按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。*选项二：向______人民法院提起诉讼。8.3选择诉讼方式的，约定由______人民法院管辖。仲裁或诉讼过程中产生的相关费用（包括但不限于仲裁费/诉讼费、律师费、保全费等）由败诉方承担，除非双方另有约定。第九条协议的生效、变更与终止9.1本协议自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。9.2对本协议的任何修改或补充，均须经双方书面同意，并以书面形式作出，经双方签字盖章后生效。任何口头承诺或非书面形式的修改均不具法律效力。9.3本协议的终止条件如下：*协议期限届满，双方未达成续签协议的。*双方协商一致同意终止的。*一方严重违反本协议约定，经另一方书面通知后______日内仍未纠正的，守约方有权书面通知违约方解除本协议。*出现法律规定或本协议约定的其他可终止情形的。9.4协议终止后，双方应在______日内完成以下工作：*甲方应向乙方完整、安全地返还所有乙方档案实体（或提供可访问的电子档案副本，根据约定）。*甲方应向乙方提供最终的服务工作报告和费用结算清单。*双方结清所有未付款项。*协议终止后，双方仍应遵守本协议第五条“档案的安全与保密”以及关于知识产权、法律适用和争议解决等条款的约定。第十条法律适用与通知10.1本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为本协议之目的，不包括香港特别行政区、澳门特别行政区和台湾地区的法律）。10.2双方在本协议履行过程中发生的任何通知或通讯，均应采用书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件），并发送至本协议首页载明的地址或邮箱。任何一方变更联系方式，应提前______日书面通知对方。通过电子邮件发送的，发出时视为送达；通过快递或挂号信发送的，寄出后______日视为送达。第十一条其他条款11.1完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解或安排。11.2可分割性：若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，该条款的无效或不可执行不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款。11.3附件：本协议的附件（如有，例如：附件一：服务项目及