某戏剧家协会灯光设备采购实施细则

某戏剧家协会灯光设备采购实施细则

某戏剧家协会灯光设备采购实施细则一、总则本细则旨在规范某戏剧家协会灯光设备采购工作，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，保证所采购灯光设备满足协会戏剧活动的需求，推动戏剧事业高质量发展。本细则适用于协会为开展各类戏剧创作、演出、培训等活动而进行的灯光设备采购行为。灯光设备采购工作应遵循合法性、合理性、效益性原则，严格按照国家法律法规和协会相关规定执行。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立以协会分管领导为组长，相关部门负责人为成员的采购领导小组。其主要职责为：审定灯光设备采购计划；审议重大采购项目的采购方式和采购文件；协调解决采购过程中的重大问题；监督采购工作的执行情况。（二）采购工作小组由协会行政部门、财务部门、技术专家等组成采购工作小组。行政部门负责采购工作的组织协调和日常事务处理；财务部门负责采购资金的预算编制、审核和支付管理；技术专家负责对灯光设备的技术参数、性能指标等进行审核和评估，提供专业意见。（三）使用部门各灯光设备使用部门负责提出采购需求，提供详细的技术要求和使用说明，参与采购项目的验收工作。三、采购预算与计划（一）预算编制每年末，各灯光设备使用部门根据协会下一年度戏剧活动计划，结合现有灯光设备状况，提出灯光设备采购需求，填写采购需求申请表。申请表应包括设备名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等内容。财务部门根据各部门提交的采购需求申请表，结合协会年度财务预算安排，编制灯光设备采购预算草案，报采购领导小组审议。采购领导小组审议通过后，将采购预算纳入协会年度财务预算，并报协会理事会批准。（二）采购计划制定采购工作小组根据批准的采购预算，制定年度灯光设备采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容。对于因特殊情况需要临时增加的采购项目，使用部门应填写临时采购申请表，经采购领导小组批准后，纳入采购计划。四、采购方式（一）公开招标达到国家规定的公开招标限额标准的灯光设备采购项目，应采用公开招标方式。采购工作小组委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动，按照法定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标和定标。（二）邀请招标符合下列情形之一的灯光设备采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备相应资格和能力的供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行招标。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的灯光设备采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购工作小组成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的灯光设备采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应在协会内部进行公示，并报相关部门批准。（五）询价采购的灯光设备规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。采购工作小组向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）招标文件公开招标和邀请招标的采购项目，采购工作小组应委托招标代理机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格要求、商务条款、评标标准和方法、合同条款等内容。招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容，确保投标人能够准确理解采购需求。（二）谈判文件竞争性谈判的采购项目，采购工作小组应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、谈判文件格式、技术规格要求、商务条款、谈判程序、成交标准等内容。谈判文件应明确谈判的程序、内容和要求，为谈判活动提供明确的指导。（三）询价文件询价采购项目，采购工作小组应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格要求、商务条款、询价程序、成交标准等内容。询价文件应明确询价的范围、要求和成交标准，便于供应商报价。六、供应商管理（一）供应商资格审查采购工作小组应在采购活动前对供应商的资格进行审查，确保供应商具备承担采购项目的能力和资格。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关材料。（二）供应商诚信管理建立供应商诚信档案，对供应商在采购活动中的表现进行记录和评价。对于提供虚假材料、恶意串通、违约等不良行为的供应商，应按照相关法律法规和协会规定进行处理，并列入不良供应商名单，限制其参与协会后续采购活动。（三）供应商培训与沟通定期组织供应商培训，向供应商介绍协会的采购政策、流程和要求，提高供应商的服务质量和响应速度。加强与供应商的沟通，及时解决采购过程中出现的问题，建立良好的合作关系。七、采购合同管理（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应在规定时间内与成交供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等内容。合同条款应符合法律法规和招标文件、谈判文件、询价文件的要求。（二）合同执行成交供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供灯光设备。采购工作小组应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如因特殊情况需要变更合同内容，应经双方协商一致，并签订补充合同。（三）合同验收灯光设备到货后，采购工作小组应组织使用部门、技术专家等按照合同要求进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，验收人员应出具验收报告。如验收不合格，应按照合同约定要求供应商进行整改或更换设备，直至验收合格。八、采购资金支付（一）支付申请采购工作小组根据合同约定和验收报告，填写采购资金支付申请表，经使用部门、财务部门、采购领导小组审核签字后，提交财务部门办理支付手续。（二）支付审核财务部门对采购资金支付申请表及相关凭证进行审核，审核内容包括合同条款、发票真实性、验收报告等。审核无误后，按照协会财务管理制度办理资金支付手续。（三）支付方式采购资金支付应按照国家法律法规和协会财务管理制度的要求，采用银行转账等安全、规范的支付方式，确保资金支付的安全和准确。九、监督与评估（一）内部监督协会内部审计部门应定期对灯光设备采购工作进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题应及时提出整改意见，督促采购工作小组进行整改。（二）社会监督采购工作应接受社会监督，对于供应商和其他利害关系人提出的质疑和投诉，采购工作小组应按照相关规定及时处理，并将处理结果向社会公开。（三）绩效评估建立灯光设备采购绩效评估制度，对采购项目的经济效益、社会效益、环境效益等进行评估。绩效评估结果应作为改进采购工作、编制采购预算和选择供应商的重要依据。十、附则本细则自发布之日起施行。如