质量管理体系自查与整改记录表

质量管理体系日常自查与整改记录表应用指南一、适用场景与核心价值本工具适用于各类组织在日常运营中开展质量管理体系内部自查、问题整改及跟踪管理的全流程场景，具体包括但不限于：常规周期性自查：按月度/季度/年度计划，对质量管理体系覆盖的各部门、各流程进行全面检查，保证体系持续有效运行；专项问题排查：针对特定环节（如生产过程、客户投诉处理、供应商管理等）或外部审核（如客户验厂、第三方认证）前开展的专项自查；问题整改闭环：对自查发觉的不符合项、客户反馈问题或历史遗留问题，从原因分析、措施制定到效果验证的全流程记录与跟踪。通过系统化记录自查过程与整改结果，可实现质量问题的“早发觉、早整改、早闭环”，推动管理体系持续优化，降低质量风险，提升产品/服务质量稳定性。二、操作流程详解（一）自查准备：明确范围与责任制定自查计划：根据质量管理体系标准（如ISO9001、IATF16949等或企业内部文件）、近期质量目标、客户反馈及历史问题，明确本次自查的范围（如特定部门、产品线、流程节点）、时间节点及检查依据（如《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等）。示例：若近期客户反馈“包装破损率上升”，可将“包装工序”作为自查重点，依据《包装作业指导书》（QP-08）及《质量目标分解表》（QM-03）开展检查。组建自查小组：由质量管理部门牵头，联合涉及自查范围的部门负责人、专业技术人员（如生产、技术、采购等）组成自查小组，明确组长（建议由质量经理或体系专员担任）及组员职责，保证具备足够的专业能力覆盖检查内容。示例：自查组长：经理（质量部），组员：主管（生产部）、工程师（技术部）、专员（采购部）。准备检查工具与资料：收集自查依据的文件（如标准、制度、记录表单）、检查记录表（本模板）、相关数据（如近期不合格品记录、客户投诉台账）等，必要时提前培训自查方法（如抽样规则、不符合项判定标准）。（二）实施自查：逐项验证与记录现场检查与资料核查：对照检查依据，通过现场观察、文件查阅、人员访谈、数据验证等方式逐项检查，保证覆盖体系要求的全部要素（如“人、机、料、法、环、测”）。示例：检查“生产设备维护”时，需现场核查设备运行状态（“机”），查阅《设备点检记录》（QR-15）是否完整（“法”），询问操作员是否掌握设备操作规程（“人”）。记录检查结果：对符合要求的项，简要记录“符合”及具体表现；对不符合要求的项，详细记录问题描述（含发生地点、涉及人员、具体表现）、不符合条款（如依据ISO9001:2015标准8.5.1条款）、证据（如记录编号、照片编号、访谈对象），保证信息真实、可追溯。示例：不符合项描述：“2023年10月15日，包装车间A线操作员*在执行包装作业时，未按《包装作业指导书》（QP-08）第3.2条要求使用缓冲垫，导致5#产品包装破损（现场照片编号：20231015-003），不符合ISO9001:2015标准8.5.1条款‘生产和服务提供的控制’要求。”（三）问题整改：制定措施与落实责任原因分析：针对不符合项，组织责任部门（如包装车间）及相关人员采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具分析根本原因，避免仅停留在表面问题（如“员工未按规程操作”的根本原因可能是“培训不到位”“规程不清晰”“监督缺失”等）。制定整改措施：基于原因分析，制定具体、可操作、可验证的整改措施，明确“做什么、谁来做、何时完成、如何验证”。整改措施需区分纠正措施（消除不符合原因）和预防措施（防止问题再发）。示例：针对上述包装破损问题，整改措施可包括：①10月20日前，由生产部主管组织包装车间全员重新培训《包装作业指导书》（QP-08），并考核培训效果（纠正措施）；②10月25日前，由质量部经理修订《包装作业指导书》，增加“每30分钟抽查一次缓冲垫使用情况”的监督条款（预防措施）。明确责任与期限：每项整改措施需指定唯一责任人（如部门负责人、具体执行人）及计划完成时间，保证责任到人、时限明确，避免推诿拖延。（四）验证关闭：效果确认与归档整改效果验证：责任部门完成整改后，自查小组需对整改措施的有效性进行验证，可通过现场复查、记录核查、数据对比等方式确认问题是否彻底解决、是否再次发生。示例：验证上述整改措施时，需核查包装车间培训记录（QR-20）及考核结果，现场抽查包装操作是否使用缓冲垫，统计10月26日-10月30日5#产品包装破损率，对比整改前数据（如从5%降至1%以下）。记录验证结果：验证通过后，在记录表中填写“验证结果”“实际完成时间”“验证人”；若验证未通过，需重新分析原因、调整措施并明确新的完成时间，直至问题闭环。资料归档：自查完成后，将记录表、问题照片、培训记录、验证证据等资料整理归档，保存期限不少于体系要求（通常为3年），保证质量管理体系运行过程可追溯。三、记录表模板结构记录编号QMS-2023-X自查日期2023年月日自查区域/部门包装车间、生产部自查依据ISO9001:2015标准、《质量手册》（QM-01）、《包装作业指导书》（QP-08）自查项目检查内容与标准检查结果（符合/不符合）问题描述（不符合项）生产设备维护1.设备点检记录完整，无漏项；2.设备运行参数符合工艺要求。不符合2023年10月15日，包装车间A线包装机（设备编号：BZ-001）点检记录中“温度参数”栏未填写（记录编号：QR-15-008），不符合《设备管理程序》（QP-05）第4.3条要求。包装作业控制1.操作员按《包装作业指导书》要求执行；2.包装材料符合质量标准，无破损、污染。不符合（详见“操作流程详解”中示例）（其他自查项目）………四、关键注意事项自查的客观性与全面性：自查需独立、公正，避免“走过场”，对发觉的问题不得隐瞒、篡改；检查需覆盖体系要求的所有关键环节，对高风险领域（如关键工序、特殊过程）适当增加检查频次和深度。整改措施的针对性：整改措施需聚焦根本原因，避免“头痛医头、脚痛医脚”；措施内容需具体（如“修订文件”需明确文件编号、版本号，“培训”需明确培训对象、时长、考核方式），保证可执行、可验证。记录的真实性与规范性：所有记录需基于事实，描述清晰（含时间、地点、人物、事件），使用专业术语，避免模糊表述（如“设备有问题”需明确具体问题现象）；记录表填写需完整，不得漏填关键信息（如责任人、验证结果）。持续改进机制：定期（如每季度）对自查与整改数据进行统计分析，识