采购申请审批流程单填写示例及说明

采购申请审批流程单填写指南及示例一、适用情形本流程单适用于公司内部各类采购需求的申请与审批，涵盖但不限于以下场景：日常办公物资（如文具、耗材）、生产原材料、设备配件采购、项目专项物资采购、固定资产（如电脑、打印机）申购等。无论是常规采购还是临时性、紧急性采购（需注明紧急原因），均需通过此流程规范申请与审批，保证采购需求合理、资金使用合规、流程可追溯。二、填写与审批流程详解（一）第一步：明确采购需求，准备基础信息申请人在发起采购前，需确认以下核心信息：采购物品名称：准确填写物品全称（如“A4复印纸”“不锈钢办公桌”），避免简称或模糊表述（如“纸”“桌子”）。规格型号/技术参数：明确物品的具体规格（如“A4纸：80g/m²，白色，500张/包”），若为设备类采购，需列出关键功能参数（如“电脑处理器：i5-12400，内存：16GB，硬盘：512GBSSD”）。采购数量：根据实际需求填写，需与使用计划匹配，避免过量或不足。预估单价及总价：参考历史采购价、市场价或供应商报价填写，保证预估金额合理（若无法确定单价，可填写“待询价”并备注说明）。用途说明：简述采购物品的具体使用场景（如“用于市场部日常办公文件打印”“生产车间生产线配件更换”）。（二）第二步：填写《采购申请审批流程单》基本信息登录公司采购管理系统或纸质流程单，依次填写以下基础字段：申请编号：由系统自动或按规则填写（如“CG-2024-X”，其中X为当日序号）。申请部门：填写申请人所在部门全称（如“行政部”“生产部”）。申请人：填写申请人姓名（用号代替，如“张”），并联系手机（仅用于内部沟通，对外不公开）。申请日期：填写提交申请的当天日期（格式：YYYY-MM-DD）。采购类型：勾选对应类别（如“办公用品”“原材料”“固定资产”“其他”）。期望到货日期：根据工作需要填写，紧急采购需注明“紧急”并说明原因（如“需于X月X日前到货，用于项目启动”）。（三）第三步：填写采购明细与预算信息在流程单“采购明细”区域逐项录入物品信息，若涉及多物品采购，需分行填写并汇总总价：序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明1A4复印纸80g/m2白色包1025.00250.00行政部日常打印2办公椅人体工学款黑色把2450.00900.00新入职员工使用预算科目：填写对应的预算项目（如“办公费”“生产成本”“专项采购费”），保证费用归属清晰。资金来源：勾选“部门预算”“专项拨款”“其他”等，注明资金具体渠道（如“2024年度行政部办公费预算”）。（四）第四步：附件材料根据采购类型，需同步以下支撑材料（电子版或纸质版复印件）：常规采购：需求说明（如部门领导签字的《物品需求单》）、历史采购记录（若有）。大额/设备采购：至少2家供应商的比价报价单、技术参数对比表、可行性分析报告（单价超过5000元或单次采购总额超1万元时需提供）。项目采购：项目立项批复文件、项目采购清单（由项目负责人签字确认）。紧急采购：紧急情况说明（需部门负责人签字并加盖部门公章），说明延迟采购可能造成的影响。（五）第五步：提交部门审核申请人完成填写后，提交至部门负责人审核，部门负责人需重点审核：需求真实性：采购物品是否为部门工作必需，数量是否合理。预算合规性：是否在部门预算范围内，超预算采购是否已提前申请追加预算。材料完整性：附件是否齐全、填写是否规范。审核通过后，部门负责人在流程单“部门负责人意见”栏签字（姓名用号，如“李”）并填写日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。（六）第六步：财务部门审核部门审核通过后，流转至财务部门，财务部门重点审核：预算额度：采购金额是否在已批复预算内，资金来源是否合规。价格合理性：预估单价是否与市场行情、历史采购价匹配，大额采购是否提供比价记录。成本归集：预算科目、资金来源是否准确，是否符合公司财务制度。审核通过后，财务人员在“财务审核意见”栏签字（姓名用号，如“王”）并填写日期；若需补充材料或调整预算，注明原因并退回。（七）第七步：领导审批根据采购金额分级审批，具体权限小额采购（总额≤5000元）：由部门负责人审批（已在部门审核环节完成，无需重复审批）。中额采购（5000元＜总额≤2万元）：由分管副总经理审批，在“分管领导意见”栏签字（姓名用号，如“赵”）并填写日期。大额采购（总额＞2万元）：需经总经理审批，在“总经理意见”栏签字（姓名用号，如“刘”）并填写日期。专项采购：根据项目立项权限，对应审批人签字确认。（八）第八步：审批完成与执行审批流程全部通过后，流程单自动流转至采购部门（或申请人可自行打印纸质版），采购部门根据审批结果执行采购：采购人员核对流程单信息与附件，联系供应商下单、跟进到货。申请人需配合验收物品，核对数量、规格、质量无误后，在“验收确认”栏签字（姓名用*号）。流程单原件（纸质版或电子版扫描件）由采购部门统一归档保存，保存期限不少于3年。三、采购申请审批流程单模板采购申请审批流程单申请编号CG-2024-X申请部门行政部申请人张*联系方式申请日期2024-03-15采购类型办公用品期望到货日期2024-03-20资金来源行政部2024年办公费预算采购明细序号物品名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明1A4复印纸80g/m2白色包1025.00250.00部门日常打印2办公椅人体工学款黑色把2450.00900.00新员工入职使用合计1150.00预算科目办公费预算金额2000.00元备注需提供3家供应商比价报价单附件清单行政部《物品需求申请单》（部门负责人签字版）3家供应商比价报价单（A公司、B公司、C公司）审批流程审核环节审核人审核意见签字日期部门负责人李*需求合理，同意采购李*2024-03-15财务审核王*预算充足，价格合理王*2024-03-16分管领导审批赵*同意采购赵*2024-03-17执行与验收采购执行人到货日期验收结果验收人日期刘*2024-03-19数量、规格无误张*2024-03-19四、填写与使用须知（一）信息真实准确所有填写内容（物品名称、数量、金额、用途等）必须真实、客观，不得虚构、夸大或隐瞒关键信息。若因信息不实导致采购失误或损失，由申请人承担相应责任。（二）预算与实际匹配预估单价需基于市场调研或历史数据填写，避免虚高或低估；超预算采购需提前提交《预算追加申请》，经财务部门及分管领导审批通过后方可发起采购流程。（三）附件材料齐全附件是审批的重要依据，需根据采购类型要求完整提供（如比价记录、需求说明、立项文件等），缺少附件可能导致审批延误或被退回。（四）审批顺序不可逆流程单必须按“申请人填写→部门审核→财务审核→领导审批”的顺序逐级流转，不得越级审批或逆向操作。特殊情况需提前与审批人沟通，经同意后方可调整流程。（五）紧急采购规范紧急采购需在“申请备注”栏注明“紧急”及紧急原因（如“生产设备故障需立即更换配件，停工每小时损失元”），并提供部门负责人签字的紧急说明，经分管领导或总经理特批后可优先处理，但事后需补全常规审批材料。（六）修改与撤销若填写错误需修改，应在流程单流转至下一环节前联系审批人退回，申请人修改后重新提交