2026年智控专用设备公司智能会议室预约调度管理制度

2026年智控专用设备公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司智能会议室（配备智能会议系统、音视频设备、远程协作工具等智能设施的会议室）的预约、使用与调度管理，优化会议室资源配置，保障会议高效开展，避免资源浪费或使用冲突，结合公司实际办公需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有智能会议室（包括不同规格的小型研讨室、中型会议室、大型报告厅等），及所有需使用智能会议室的部门与员工（含正式员工、试用期员工、实习人员，外部合作方使用需经内部员工协助预约）；智能会议室相关的设备维护、清洁管理等工作，同样遵循本制度相关规定。第三条核心原则公平高效原则：所有部门与员工平等享有智能会议室预约权，预约流程简洁透明，调度优先保障重要会议（如客户洽谈、战略研讨）需求，同时兼顾日常办公会议，提升资源使用效率。按需使用原则：员工需根据会议规模、参会人数、功能需求（如是否需要远程协作、高清投影）选择适配的智能会议室，避免“小会占用大会议室”或“无需智能功能却占用智能会议室”的资源浪费情况。规范操作原则：明确智能会议室预约、使用、设备操作的标准流程，员工需按规范执行；设备维护人员需定期检查设备状态，确保会议期间设施正常运行。安全保密原则：使用智能会议室开展涉及公司核心技术、商业秘密的会议时，需遵守公司保密规定，关闭不必要的录音、录像功能，会议结束后及时清理会议资料，防止信息泄露。第四条管理职责分工公司行政部为智能会议室预约调度的归口管理部门，负责制度落地、系统维护、资源调度、设备巡检等工作；各部门指定1名联络员，协助本部门员工处理会议室预约疑问，反馈使用过程中的问题；智能设备供应商（或公司技术部）负责提供设备技术支持，处理故障维修需求。第二章预约管理第五条预约渠道与时间预约渠道：统一通过公司“智能办公系统”中的“会议室预约模块”进行预约，支持电脑端、手机端操作；暂不支持线下口头或纸质预约，特殊情况（如系统故障）需经行政部负责人审批后，通过行政部协助预约。预约时间：预约开放时间为工作日8:30-17:30；可提前预约的周期为“15个工作日内”，即最多可预约未来15个工作日的会议室；同一时间段的会议室，先到先得，系统自动锁定已预约时段，避免冲突。第六条预约操作流程发起预约：登录智能办公系统，进入会议室预约模块，选择“预约申请”，填写会议基本信息（会议名称、参会人数、会议日期、开始时间、结束时间、所需会议室规格、是否需要远程协作/投影等功能、预约人及联系方式），提交前需确认所选会议室在预约时段内是否空闲。预约审核：普通内部会议（无外部人员参与、非重大事项）提交后系统自动审核通过，即时锁定会议室；涉及外部客户、合作伙伴的会议，或参会人数超过50人的大型会议，需经行政部审核（1个工作日内完成），审核通过后锁定会议室，审核未通过（如会议室资源紧张、需协调其他时段）将反馈原因，由预约人调整后重新提交。预约确认：预约通过后，系统将向预约人发送短信、系统消息通知，包含会议室编号、使用时间、设备使用注意事项等信息；预约人需在收到通知后24小时内确认，逾期未确认视为自动取消预约（系统自动释放会议室资源）。第七条预约变更与取消预约变更：需调整会议时间、更换会议室的，需在原预约会议开始前2小时，通过预约系统提交“变更申请”，说明变更原因及新需求；若变更后的时段或会议室已被占用，需重新选择其他资源，变更流程同首次预约。预约取消：会议取消需在原预约开始前1小时，通过系统提交“取消申请”；若未及时取消且未使用会议室（即“爽约”），系统将自动记录，1个月内累计爽约3次的，将限制后续1个月的预约权限（需经部门负责人签字确认后，由行政部解锁）。第八条特殊预约场景处理紧急会议：因突发事项需临时使用会议室（1小时内需使用），若系统显示有空闲会议室，可直接预约并备注“紧急会议”；若所有适配会议室均被占用，可联系行政部协调，行政部将优先与已预约的会议主办方沟通，协商调整（如缩短原会议时间、更换其他会议室），无法协调时需告知紧急会议发起方，提供备选方案。长期固定会议：如每周固定时间召开的部门例会，可提交“长期预约申请”，注明会议周期（如“每周一14:00-15:00”）、持续时长（如“连续8周”），经行政部审核通过后，系统自动锁定每期会议时段；长期预约需在周期结束前1周确认是否续期，未确认将自动终止。第三章调度管理第九条资源调度原则优先级排序：会议室调度按会议重要性排序，优先级从高到低为：客户洽谈会议、战略决策会议、新品研发评审会议、部门协作会议、日常内部沟通会议；高优先级会议可协调低优先级会议调整预约时段（由行政部提前24小时与低优先级会议预约人沟通，协商一致后调整）。规格匹配：根据参会人数匹配会议室规格，具体标准为：小型会议室（容纳10人以内）、中型会议室（容纳11-30人）、大型报告厅（容纳31人以上）；严禁超规格预约，如参会人数5人却预约中型会议室，行政部有权驳回预约或协调更换小型会议室。资源均衡：同一部门在1周内预约大型会议室的次数不超过3次，避免单一部门长期占用优质资源；行政部每周统计各部门会议室使用频次，发现资源占用不均衡时，及时沟通调整。第十条调度调整流程发起调整：行政部因资源紧张、设备故障、公司重大活动等原因需调整已预约的会议室时，需提前24小时通过系统消息、电话通知预约人，说明调整原因及备选方案（如更换其他会议室、调整会议时间）。协商确认：预约人需在收到通知后12小时内反馈是否同意调整，同意则由行政部在系统中更新预约信息；不同意需说明理由，行政部需再次协调，若仍无法达成一致，提交行政部负责人裁定。紧急调整：因突发设备故障（如会议开始前1小时发现设备无法使用）需调整的，行政部需立即为预约人协调备用会议室，同步联系技术人员维修故障设备，并向预约人致歉，避免影响会议正常开展。第四章使用规范第十一条会前准备设备检查：预约人需在会议开始前30分钟到达会议室，通过智能办公系统或会议室控制面板检查设备状态（如电源、投影、麦克风、远程协作软件是否正常），发现故障立即联系行政部或技术支持人员（系统中提供联系电话）。环境准备：确认会议室清洁状况（桌椅摆放、地面卫生），若发现污渍、杂物，联系行政部安排保洁人员清理；根据会议需求摆放座椅，准备饮用水（大型会议需提前告知行政部，由行政部统一准备）。资料准备：涉及保密内容的会议，需提前确认会议室无异常录音、录像设备；携带的纸质资料需妥善保管，避免遗落。第十二条会中管理设备操作：按设备使用说明书（会议室墙上张贴、系统中可下载）规范操作智能设备，禁止暴力操作（如强行插拔连接线、敲击屏幕）；使用远程协作功能时，确保网络稳定，避免频繁断连影响会议效率。秩序维护：保持会议期间安静，避免大声喧哗；禁止在会议室内吸烟、进食（瓶装水除外）、乱扔垃圾；参会人员需将手机调至静音或震动模式，不随意进出会议室。保密要求：开展涉及核心技术、商业秘密的会议时，需关闭会议室的“云录制”“自动上传”功能，会议过程中不允许无关人员进入；若需记录会议内容，需使用公司指定的保密笔记本，禁止使用私人设备录音、录像。第十三条会后清理设备关闭：会议结束后，预约人需按顺序关闭设备（先关闭远程协作软件、投影，再切断电源），确认设备恢复初始状态；若使用了会议室的白板，需擦拭干净白板内容。环境整理：整理会议桌椅（恢复原位），清理垃圾（如水瓶、废纸），带走所有个人物品及会议资料，严禁遗留纸质文件、U盘等；大型会议结束后，需联系行政部协助清理。使用反馈：通过智能办公系统提交“会议室使用反馈”，评价设备状态、环境清洁度、服务质量等，为后续优化提供参考；若发现设备故障、环境问题，需在反馈中注明，行政部将跟踪处理。第五章设备维护与故障处理第十四条日常维护定期巡检：行政部联合技术部（或设备供应商）每周对所有智能会议室进行1次巡检，检查设备运行状态（如投影亮度、麦克风音质、网络稳定性）、线路连接情况，发现老化、松动及时处理，填写《智能会议室巡检记录表》存档。定期保养：每月对智能设备进行1次保养（如清洁投影镜头、调试音响效果、更新远程协作软件版本），确保设备性能稳定；设备保养前，行政部需提前在系统中公示保养时间，提醒员工避开该时段预约。耗材更换：会议室常用耗材（如麦克风电池、投影幕布、连接线）由行政部统一储备，巡检时发现耗材不足及时补充，确保不影响正常使用。第十五条故障处理流程故障上报：使用过程中发现设备故障，可通过以下方式上报：一是在智能办公系统提交“设备故障报修”，上传故障现象照片/视频；二是拨打行政部故障报修电话，说明会议室编号、故障设备、故障描述；报修信息需包含联系人及电话，便于跟进。故障处理：行政部收到报修后，15分钟内响应，判断故障类型：简单故障（如连接线松动、软件设置问题）由行政部现场处理；复杂故障（如硬件损坏、系统崩溃）立即联系技术部或设备供应商，约定维修时间（一般不超过24小时），同步在系统中标记该会议室“故障维修中”，暂停预约。维修跟进：行政部跟踪维修进度，及时向报修人反馈处理情况；维修完成后，行政部需现场测试设备，确认正常后，在系统中解除“故障维修中”标记，恢复预约功能。第六章违规处理与监督第十六条违规行为界定预约违规：包括未按流程预约（如系统故障未审批直接使用）、爽约（未取消预约且未使用）、超规格预约（如小会占用大会议室）、虚假预约（填写虚假会议信息占用资源）。使用违规：包括暴力操作设备导致损坏、会议后未清理环境/遗留资料、在会议室内吸烟/进食、违反保密规定导致信息泄露、占用会议室超时（未申请延长却超过预约结束时间使用）。第十七条违规处理措施轻度违规（如首次爽约、会议后未及时清理）：由行政部通过系统消息、口头提醒，责令整改；1个月内累计2次轻度违规，取消当月剩余时间的“优先预约权”（即预约时需排队，系统优先分配资源给无违规记录的员工）。中度违规（如累计3次爽约、操作设备导致轻微损坏）：行政部出具书面警告，通报至违规员工所在部门；违规员工需承担设备维修费用（按实际维修金额），1个月内限制预约大型会议室。重度违规（如故意损坏设备、违反保密规定导致信息泄露、虚假预约且拒不整改）：行政部上报公司人力资源部，按公司《员工奖惩制度》处理，包括扣除绩效奖金、取消3个月内的会议室预约权；造成重大经济损失或恶劣影响的，按规定解除劳动合同，追究相应责任。第十八条监督检查日常监督：行政部通过会议室监控（仅用于安全与合规监督，不记录会议内容）、定期巡检、使用反馈等方式，监督智能会议室使用情况，发现违规行为及时制止并记录。定期通报：每月汇总智能会议室预约使用数据、违规情况，在公司内部公示（隐去违规员工姓名，仅标注部门、违规类型），提醒各部门重视规范使用。意见反馈：行政部每季度收集员工对会议室预约调度管理的意见建议（通过问卷、部门联络员反馈），结合实际情况优化制度、改进服务（如优化预约系统功能、增加设备培训）。第七章附则第十九条制度修订本制度原则上每年修订1次