企业会议室使用申请及管理流程模板

企业会议室使用申请及管理流程模板一、适用范围与使用对象二、全流程操作指引1.申请发起：提前规划，明确需求申请时间：常规会议需提前至少1个工作日提交申请；大型会议（参会人数20人以上或需特殊设备布置）需提前3个工作日申请；紧急会议（如突发项目讨论）可先通过电话/即时通讯工具联系行政部沟通，后补书面申请。申请渠道：通过企业OA系统“会议室预约”模块提交，或填写《会议室使用申请表》（见第三部分）后发送至行政部邮箱（企业内部邮箱地址，非隐私信息）。申请信息：需明确会议名称、日期、具体时间段（精确到30分钟，如“09:00-10:30”）、参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）、是否需要茶水/简餐服务（如有此需求）。2.审批流转：分级审批，高效匹配审批路径：部门内部会议：申请人填写申请表后，经部门负责人审批通过，同步提交行政部备案。跨部门/外部会议：除部门负责人审批外，需额外提交行政部审批，行政部根据会议室使用情况（如是否被占用、设备是否匹配）进行统筹协调。特殊需求会议（如需使用最大会议室、占用非工作时间）：需经分管行政部的领导审批。审批时效：审批人需在收到申请后2个工作小时内完成审批，避免延误会议安排。审批通过后，申请人将收到系统/邮件通知；未通过时，行政部需注明原因并反馈调整建议。3.使用确认：核对信息，准备就绪会议室分配：行政部根据审批结果及会议室资源（如“第一会议室”“视频会议室”等），在系统中分配会议室，并将分配结果通知申请人。使用前准备：申请人需在会议开始前10分钟到达会议室，检查设备是否正常（如投影仪开关、麦克风电量、白板笔是否齐全），如有问题立即联系行政部处理（联系方式为企业内部通讯录，非隐私信息）。若需茶水/简餐，需提前1个工作日与行政部确认服务细节（如数量、类型），行政部将按需求布置。4.会议进行：规范使用，保持秩序遵守时间：会议需严格按照申请时间段进行，不得提前占用或超时使用（超时30分钟以上需重新申请）；若需延长，需在原结束时间前1小时联系行政部协调。设备使用：参会人员需按规范操作会议室设备，使用后关闭电源（如投影仪、灯光、空调）；禁止私自拆卸、挪动设备或连接私人设备（如未经审批的U盘、笔记本电脑）。场地维护：会议期间保持会议室安静，避免大声喧哗；禁止在会议室内吸烟、饮食（特殊茶水/简餐除外），垃圾需投入指定垃圾桶。5.使用完毕：清理场地，反馈问题场地复原：会议结束后，申请人需组织参会人员将桌椅归位、设备关闭、白板擦干净，保证会议室整洁有序；如有茶水/简餐服务，需清理桌面残留物品。钥匙/设备归还：如领取了会议室钥匙或便携设备（如无线麦克风），需在会议结束后1小时内归还行政部；使用门禁系统的会议室，申请人需确认门已锁闭。问题反馈：若使用过程中发觉设备故障、场地损坏等问题，需在归还时向行政部书面说明，便于及时维修处理。6.记录归档：数据统计，持续优化行政部需每日核对会议室使用记录，在OA系统中更新使用状态（如“空闲”“已占用”“维护中”），并每月统计会议室利用率、高频使用时段、设备故障率等数据，定期复盘优化管理流程。三、会议室使用申请表（模板）项目内容申请人信息姓名：工号：部门：联系方式（企业内部通讯号）：会议基本信息会议名称：会议类型（□例会□研讨□培训□洽谈□其他）：日期：年月日开始时间结束时间预计参会人数：人会议室需求首选会议室：□第一会议室□第二会议室□视频会议室□其他：备选会议室：所需设备（可多选）：□投影仪□视频会议系统□白板□麦克风□激光笔□其他：其他需求（如茶水、简餐、桌椅摆放方式）：审批意见部门负责人签字：日期：行政部审批签字：日期：分管领导签字（如需）：日期：备注申请人签字：申请日期：年月日四、使用管理与维护要求1.预约规则会议室采用“先申请、先分配”原则，同一时间段优先满足跨部门及外部合作会议需求；部门内部会议如遇冲突，可协商调整时间或改用小型洽谈室（如有）。禁止虚假预约（如预约后实际未使用且未提前2小时取消），累计3次虚假预约将暂停其会议室预约权限1个月。2.设备与场地维护行政部每周对会议室设备进行全面检查（如投影仪亮度、麦克风续航、空调运行状态），每月进行清洁保养（如白板消毒、桌椅消毒），保证设备正常、环境整洁。参会人员需爱护会议室设施，如因人为原因造成设备损坏或场地污染（如乱涂乱画、泼洒液体），需承担维修/清洁费用，情节严重者将按企业规章制度处理。3.突发情况处理若遇会议室设备突发故障，申请人需立即停止使用并联系行政部，行政部将在30分钟内响应（如更换会议室、调配备用设备）；若无法及时解决，需协助申请人调整会议地点。如遇企业临时重要会议（如董事会、紧急发布会），已预约的会议需无条件配合调整，行政部需提前4小时通知申请人并