会议纪要记录及跟进模板

内部会议纪要记录及跟进通用模板一、适用范围与场景描述项目启动会、周/月度例会、阶段性复盘会跨部门协调会、问题研讨会、决策评审会临时工作部署会、专题讨论会等通过标准化记录会议核心信息，明确任务分工与时间节点，保证会议成果有效落地，提升团队协作效率与执行力。二、会议纪要标准化操作流程（一）会前：准备阶段明确会议基本信息提前获取会议通知，确认会议名称、时间、地点（线上/线下）、主持人、参会人员及会议核心目标，避免记录时遗漏关键背景信息。梳理会议议程根据会议目标，梳理会议主要议题及讨论顺序，提前规划纪要框架（如“议题一：问题讨论→议题二：方案评审→议题三：任务部署”），保证记录逻辑清晰。准备记录工具根据会议性质选择记录方式：电子版（如Word、Excel、在线协作文档）或纸质版，提前测试录音设备（若需）、共享屏幕等工具，保证记录过程顺畅。（二）会中：记录阶段聚焦核心内容，避免“流水账”重点记录以下信息，无需逐字逐句复述发言内容：讨论要点：各议题的核心观点、分歧点、共识结论（如“针对问题，部门建议A方案，部门提出B方案，最终达成共识采用A方案优化版”）；决议事项：会议明确的结论、决策结果（如“同意项目预算调整，上限为元”）；行动计划：任务描述、具体负责人、截止时间、所需资源（如“完成方案初稿：负责人，截止时间X月X日，需部门提供数据支持”）；待解决问题：未当场决议的事项、需后续跟进的问题（如“流程优化需法务部进一步审核，下次会议反馈”）。关键信息“可视化”标记对负责人、时间节点、风险点等关键信息进行特殊标记（如加粗、标红），便于后续整理快速定位。例如：【负责人】*【截止时间】X月X日【风险】需提前协调*部门资源，避免延期确认模糊信息，及时补充记录过程中遇到不确定的表述（如“尽快”“近期”），需当场向主持人或发言人确认具体时间、范围等细节，避免后续歧义。（三）会后：整理与分发阶段24小时内完成纪要初稿根据会议记录，按照“会议基本信息→议程与讨论要点→决议事项→行动计划→待办事项”的结构整理初稿，保证语言简洁、逻辑连贯，删除冗余口语化表达。核对信息准确性将初稿与会议录音（若有）、参会人员笔记交叉核对，重点检查：负责人姓名、任务描述、截止时间是否无误；决议结论是否与会议结果一致；待解决问题是否完整记录。提交审核与分发将初稿提交会议主持人审核（若涉及跨部门任务，可同步请相关负责人确认），经修改无误后，在1个工作日内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人员及相关方，并抄送部门存档。（四）跟进：任务落地阶段建立任务跟踪表从会议纪要中提取“行动计划”模块，单独制作《会议任务跟踪表》（详见模板表格三），明确任务状态（未开始/进行中/已完成/延期）、更新时间及备注，便于实时监控。定期提醒与反馈任务截止前3天，通过即时通讯工具提醒负责人；截止当日未完成的，需同步延期原因及预计完成时间至跟踪表；每周/每月例会中优先回顾跟踪表中的未完成任务，保证问题及时解决。闭环管理任务完成后，负责人需在跟踪表中更新完成状态，并附上相关成果（如文档、报告），由会议记录人归档，形成“会议决策→任务执行→结果反馈”的闭环。三、会议纪要模板表格表一：会议基本信息表会议名称会议时间年月日时分-时分会议地点□线下会议室（____）□线上会议（____平台）主持人记录人参会人员、、、、*（共__人）缺席人员及原因（原因：____）；（原因：____）会议目标表二：会议议程与讨论记录表序号议题名称讨论要点（核心观点、分歧、共识）决议结论1项目进度汇报：当前完成60%，延迟2天，因环节资源不足；：建议协调部门增派人手，预计可挽回1天。协调部门于X月X日前抽调2人支持，负责跟进，保证项目总延期不超过3天。2新产品方案评审：方案A成本更低但功能有限；：方案B体验更好但预算超10%。最终建议融合方案A的成本优势与方案B的核心功能。采用融合方案，负责X月X日前提交优化版预算表，同步调整排期。3待解决问题客户投诉响应流程未明确，当前存在推诿现象。下周前由部门牵头制定《客户投诉处理SOP》，、*部门配合，下次会议评审。表三：会议任务跟踪表（核心跟进工具）序号任务描述负责人截止时间所需资源/支持当前状态完成情况备注更新时间1提交项目进度调整计划*2023-10-15*部门人力支持进行中已协调*部门1人2023-10-122完成新产品融合方案预算表*2023-10-18历史成本数据（*提供）未开始待*部门数据反馈-3制定客户投诉处理SOP*2023-10-20法务部合规审核进行中初稿已完成，待评审2023-10-13表四：其他事项记录下次会议安排时间：____年月日；地点：____；议题：______需同步抄送人员（上级）、（协作部门）附件清单1.项目进度报告；2.产品方案初稿备注本纪要最终解释权归会议主持人所有四、使用过程中的关键注意事项信息准确优先：避免使用“大概”“可能”等模糊表述，负责人、时间、数据等关键信息必须经当事人确认，保证责任可追溯。聚焦“行动”而非“讨论”：纪要核心是明确“谁、做什么、何时完成”，减少对讨论过程的冗长描述，突出可执行的任务。及时性与闭环意识：会议纪需在24小时内分发，任务跟踪表需每周更新，避免“会而不议、议而不决、决而不