业务合同审批流程及法律风险评估表

业务合同审批流程及法律风险评估工具指南一、适用范围与使用场景本工具适用于各类企业（含中小企业、大型集团）在开展业务活动中，对需签署的合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同、劳动合同等）进行标准化审批及法律风险评估的场景。特别适用于以下情形：合同标的金额较大（如超过企业年度采购/销售特定阈值）或涉及核心业务；合同对方为新合作方或资质存疑的合作方；合同条款复杂、涉及多方权利义务或特殊约定（如知识产权、跨境履行、长期履约等）；企业内部需实现合同审批流程规范化、风险控制前置化，保证合同签署合法合规，降低履约争议及法律纠纷风险。二、业务合同审批流程操作指南（一）合同发起与材料准备操作主体：业务部门经办人（如销售经理、采购专员）操作内容：明确合同需求：根据业务谈判结果，确定合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人等基本信息）、合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）、合同金额、履行期限、履行方式、付款条件、违约责任等核心条款。收集基础材料：对方主体资质材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书（若由代理人签署）、特殊行业经营许可证（如对方涉及需审批的业务领域））；业务背景材料（如合作意向书、招投标文件、往来函件、技术协议等）；企业内部审批单（如《合同审批申请表》，注明合同金额、业务背景、预计风险点等）。起草合同文本：根据企业合同模板（或参考行业示范文本），结合业务需求起草合同条款，保证内容完整、表述清晰，无歧义。输出成果：合同初稿、对方主体资质材料、业务背景材料、内部审批申请表。（二）初步审核（业务部门负责人）操作主体：业务部门负责人（如销售总监、采购部长）操作内容：审核业务真实性：确认合同内容与实际业务需求一致，不存在虚构交易、超范围经营等情况。审核条款合理性：检查合同金额、定价策略是否符合企业定价政策，履行期限、付款条件是否与业务节奏匹配，权利义务是否对等（如我方义务与对方义务是否平衡）。审核材料完整性：确认对方主体资质材料齐全、有效（如营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务内容），内部审批申请表填写完整。审核结果：通过后提交至下一环节；不通过时，退回业务部门修改完善。（三）财务审核（财务部门）操作主体：财务部门负责人（或财务专员）操作内容：审核资金安排：检查合同金额是否符合企业预算，付款条件（如预付款比例、进度款节点、质保金比例）是否合理，是否存在资金支付风险（如对方要求过高预付款而我方缺乏履约保障）。审核税务合规性：确认合同涉税条款（如发票类型、税率、纳税义务发生时间）是否符合税法规定，避免税务风险。审核财务数据一致性：核对合同金额与财务系统数据、业务预算是否一致。审核结果：通过后提交至法务部门；不通过时，列明修改意见（如调整付款节点、明确发票开具要求），退回业务部门。（四）法务风险评估（法务部门/合规部门）操作主体：法务专员/法务负责人操作内容：主体资格风险评估：核查对方主体资质是否真实、合法，是否存在经营异常、失信被执行人、涉诉风险（通过“国家企业信用信息公示系统”“中国裁判文书网”等公开渠道查询，需注意信息时效性）。合同条款合法性审查：核心条款：检查合同标的、数量、质量、价款等是否明确，不存在违反法律、行政法规的强制性规定（如违反《民法典》合同编、行业特殊规定等）；权利义务条款：确认双方权利义务是否清晰，是否存在我方单方义务过重、责任不明确的情况（如“乙方需承担一切责任”等模糊表述）；违约责任条款：审核违约责任是否与违约行为相当，是否存在“格式条款”显失公平的情况（如对方设定过高违约金而我方违约责任过轻）；特殊条款：对知识产权条款（如归属、使用许可）、保密条款（保密范围、期限）、争议解决条款（管辖法院、仲裁机构）、不可抗力条款等进行专项审查，保证合法合规。填写《业务合同法律风险评估表》（详见第三部分），明确风险等级、风险点及应对建议。审核结果：通过后提交至管理层；存在重大风险时，出具《法律风险提示函》，要求业务部门与对方协商修改条款或终止合作。（五）管理层审批（根据合同金额/重要性分级）操作主体：日常业务合同（金额≤企业授权权限）：部门分管负责人审批；重大业务合同（金额＞企业授权权限或涉及核心战略）：总经理/董事长审批；特别重大合同（如金额超年度阈值、涉及重大资产重组）：提交企业决策委员会或董事会审议。操作内容：综合审核业务必要性、财务可行性、法律风险及企业战略匹配度；对重大风险点进行重点把控，确认是否接受风险或需进一步采取措施；审批通过后，签署《合同审批意见表》。审批结果：同意签署、修改后重新审批或否决。（六）合同签署与归档操作主体：行政部（或法务部）、业务部门操作内容：合同文本最终确认：根据审批意见修改定稿，保证所有签署版本一致（如纸质合同一式N份，电子合同版本统一）。授权签署：法定代表人签署：由法定代表人本人或其授权委托人（需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限）签署；加盖公章/合同专用章：保证公章使用符合企业内部用印管理规定，骑缝章齐全（多页合同）。合同分发与履行：业务部门向对方交付合同文本，并按约定履行合同义务（如交付货物、提供服务、付款等）。合同归档：行政部/法务部在合同签署后10个工作日内，将合同文本（含审批材料、对方资质材料、往来函件等）整理归档，建立合同台账，保证档案完整、可追溯。三、业务合同法律风险评估表（模板）合同基本信息风险评估维度风险等级（高/中/低）风险描述应对建议审核人审核意见合同名称：合同编号：一、主体资格风险签约双方：1.对方营业执照是否有效合同金额（元）：2.对方经营范围是否涵盖合同业务合同类型：3.对方是否存在经营异常、失信或涉诉履行期限：二、合同条款合法性风险1.标的、数量、质量等核心条款是否明确2.是否存在违反法律、行政法规的强制性规定3.格式条款是否显失公平（如排除主要权利、加重对方责任）三、权利义务对等性风险1.双方权利义务是否清晰、对等2.我方义务是否与对方义务匹配（如付款与交付、服务与对价）四、违约责任风险1.违约责任是否与违约行为相当（如违约金是否过高/过低）2.是否存在“一方承担一切责任”等模糊表述五、特殊条款风险1.知识产权条款：归属是否明确，是否存在侵权风险2.保密条款：保密范围、期限是否合理，是否约定违约责任3.争议解决条款：管辖法院/仲裁机构是否明确、可执行4.不可抗力条款：是否定义不可抗力事件，是否约定通知与证明义务综合评估结论风险等级：□高□中□低是否同意签署：□同意□修改后同意□不同意法务负责人签字：日期：四、使用过程中的关键注意事项（一）保证信息真实性与完整性合同发起时，业务部门需严格核实对方主体资质材料的真实性（如营业执照可通过“国家企业信用信息公示系统”官网验证，避免使用伪造或过期材料）；合同条款内容需与业务实际一致，不得虚构交易或隐瞒重要事实（如合同标的的质量标准、履行障碍等）。（二）动态更新风险评估法务部门需定期关注法律法规变化（如《民法典》及相关司法解释修订、行业监管政策调整），及时更新风险评估标准；对于长期履行的合同（如租赁合同、服务合同），需在履约过程中定期重新评估风险（如对方经营状况恶化、政策环境变化可能导致的风险）。（三）强化跨部门沟通协作业务部门与法务、财务部门需保持密切沟通，业务部门应主动说明业务背景及潜在风险点，法务、财务部门需及时反馈审核意见，避免因信息不对称导致审批延误或风险遗漏；对于重大或复杂合同，可组织跨部门评审会议（邀请业务、财务、法务、管理层共同参与），保证风险全面可控。（四）特殊情况处理若对方为自然人（如服务合同、个人借款合同），需核实其身份信息（身份证复印件）及民事行为能力，必要时要求提供担保；若合同涉及跨境业务（如国际贸易、海外合作），需额外关注目标国家/地区的法律法规（如外汇管制、数据出境安全、贸易壁垒等），必要时寻求外部