项目评审会议记录及决策方案模板

项目评审会议记录及决策方案模板一、适用场景与价值本模板适用于项目全生命周期中的关键节点评审，包括但不限于：项目立项评审、阶段交付物评审、风险应对方案评审、需求变更评审等场景。通过标准化记录会议过程与决策结果，可有效保证评审的客观性、决策的可追溯性，以及后续行动的明确性，同时为项目复盘、责任划分提供依据，适用于跨部门协作、多角色参与的项目评审场景。二、标准化操作流程1.会前准备：明确评审基础步骤1：确定评审目标与范围明确本次评审的核心目的（如“验证项目阶段成果是否符合验收标准”“评估需求变更的可行性及影响”），界定评审范围（如“仅评审需求文档，不涉及技术方案”）。步骤2：组建评审团队与分工根据评审目标确定参会角色，包括但不限于：项目经理（负责整体协调）、业务专家（负责需求/目标符合性评估）、技术负责人（负责方案可行性评估）、测试负责人（负责质量风险评估）、客户代表*（负责验收标准确认）。明确各角色的评审职责（如业务专家需输出“需求符合性评估意见”）。步骤3：准备评审材料项目经理提前3个工作日将评审材料（如项目计划书、需求文档、测试报告、风险清单等）通过邮件或协作工具发送给参会人员，并附上《评审材料清单》，保证参会人员有充分时间预审。步骤4：制定评审议程明确会议时间、时长（建议单次评审不超过2小时）、议程顺序（如“开场→成果汇报→分项讨论→决策表决→总结”），并提前1天发送给参会人员。2.会中记录：聚焦核心内容步骤1：开场与目标重申会议开始后，项目经理*简要说明本次评审的目标、范围及议程，确认参会人员到齐情况（记录缺席人员及原因）。步骤2：成果汇报与问题梳理由项目负责人汇报项目当前进展、成果交付物、关键指标达成情况，重点说明需评审的核心问题（如“需求变更导致开发周期延长2周，是否采纳？”）。参会人员可基于预审材料提出疑问，汇报人逐一解答。步骤3：分项讨论与争议记录按议程逐项讨论，记录人员需同步记录“讨论要点”（如各方观点）、“争议点”（如技术团队认为方案存在功能风险，业务团队认为需优先满足上线时间）及“支持论据”（如数据、历史案例）。步骤4：决策表决与结论明确对需决策的事项，采用“一致同意”或“多数表决”方式（明确表决规则，如“需超过2/3参会人员同意”），记录“决策结果”“决策依据”（如“基于用户调研数据，优先保障核心功能”）及“未通过原因”（如“方案未满足合规性要求”）。步骤5：行动计划确认明确每个决策项对应的“行动任务”“负责人”“截止时间”及“所需资源”，保证可落地执行。3.会后整理与跟踪步骤1：24小时内完成会议记录初稿记录人员根据会中笔记，整理《项目评审会议记录》，内容包括：会议基本信息、议程、参会人员、讨论记录（含争议点）、决策事项、行动计划，并附上评审材料清单。步骤2：审核与分发项目经理*审核记录初稿的准确性与完整性，重点核对决策结果、行动任务的责任人与截止时间；审核通过后，在1个工作日内发送给所有参会人员及项目相关方，并要求确认签字（可通过电子签章或邮件回复确认）。步骤3：行动跟踪与闭环项目经理*将行动计划录入项目管理系统（如Jira、钉钉项目），设置截止日期提醒，每周跟踪任务进展；对逾期未完成的任务，及时协调资源并记录原因，保证决策事项落地闭环。三、核心模板内容1.项目评审会议记录表会议基本信息内容会议名称项目阶段成果评审会议会议编号PR-2024-001日期2024年X月X日时间14:00-16:00地点/线上会议公司3楼会议室/（无线上）主持人项目经理*记录人项目助理*参会人员业务专家、技术负责人、测试负责人、客户代表、开发组长*缺席人员及原因质量负责人*（出差）2.评审议程与讨论记录表议程序号议题汇报人讨论要点争议点结论1需求文档评审产品经理*需求覆盖率95%，新增3个非核心功能模块技术团队：新增模块开发周期需1周，可能影响原定上线时间；业务团队：该功能为用户强需求采纳新增模块，开发周期延长1周，上线时间调整为X月X日（决策依据：用户调研数据）2测试报告评审测试负责人*用例通过率92%，遗留5个次要缺陷客户代表：缺陷修复优先级需明确；测试负责人：次要缺陷不影响核心功能次要缺陷纳入迭代计划，下个版本修复（决策依据：风险评估矩阵）3.决策事项与行动计划表决策序号决策内容决策依据决策责任人行动任务负责人截止时间所需资源完成状态1采纳新增3个非核心功能模块，开发周期延长1周用户调研数据、业务需求优先级项目经理*调整项目计划并同步给客户项目经理*X月X日无未开始2次要缺陷纳入迭代计划，下个版本修复风险评估矩阵、测试标准测试负责人*整理缺陷清单并分配开发任务开发组长*X月X日缺陷管理系统权限未开始3增加一次技术方案评审会，确认新增模块的技术可行性技术负责人*风险反馈技术负责人*组织技术方案评审会议技术负责人*X月X日技术专家名单未开始4.附件清单附件1：《项目需求文档V2.0》附件2：《项目阶段测试报告》附件3：《需求变更申请单》四、使用要点与风险提示记录的客观性与完整性讨论记录需避免主观表述（如“技术团队认为方案不可行”应改为“技术团队指出，该方案可能存在功能瓶颈，需进行压力测试验证”），保证各方观点准确还原。决策事项必须明确“决策内容”“决策依据”“责任人”，避免模糊表述（如“尽快处理”需替换为“X月X日前完成”）。决策的可执行性行动计划需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），避免责任不清或截止日期不明确（如“负责人：开发组”应明确为“负责人：开发组长*”）。信息同步与保密会议记录需在24小时内分发，保证所有相关方及时掌握决策结果；涉及敏感信息（如客户数据、核心技术方案）时，需标注“内部资料，禁止外传”，并通过加密渠道发送。争议处理机制对无法达成一致的事项，可采取“暂缓决策