销售合同审查及执行跟进工具

销售合同审查及执行跟踪工具使用指南一、工具概述销售合同是企业与客户之间权利义务的核心载体，合同审查的严谨性及执行跟踪的及时性，直接影响企业资金安全、履约效率与客户关系。本工具旨在通过标准化流程、结构化模板及关键节点管控，帮助企业规范合同全生命周期管理，降低法律风险与履约偏差，保证销售目标顺利达成。二、核心应用场景合同签订前风险防控：针对新签销售合同，通过系统化审查识别条款漏洞、履约风险及合规问题，避免因条款不清导致的纠纷。合同执行过程动态跟踪：对已签订合同的履约进度（如交付、验收、回款等关键节点）进行实时监控，及时发觉并解决履约延迟、质量不达标等问题。履约异常处理与复盘：针对执行过程中出现的违约、争议等情况，记录处理过程并分析原因，为后续合同优化提供依据。历史合同数据归档与复盘：通过汇总历史合同数据，分析履约率、回款周期、高频风险点等，为企业销售策略调整提供数据支持。三、操作流程详解（一）合同审查阶段：从“源头”规避风险目标：保证合同条款合法、合规、完整，明确双方权利义务，消除潜在歧义。操作步骤：审查准备收集合同基础信息：合同主体（客户名称、统一社会信用代码）、合同类型（如产品销售、服务合同）、标的物详情（名称、规格、数量）、金额、签订背景等。明确审查依据：国家法律法规（如《民法典》《合同法》）、企业内部合同管理制度、行业惯例及过往类似合同模板。专项审查要点主体资质审查：核查客户营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、授权代表权限（若签约人为非法定代表人，需提供授权委托书及身份证复印件）。标的条款审查：明确产品/服务的名称、规格、型号、技术参数、质量标准（如国标、行标或双方约定标准），避免模糊表述（如“优质产品”“大概X吨”）。价格与支付条款审查：单价、总价是否准确；支付方式（转账、承兑等）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、账户信息（是否为企业对公账户）是否清晰；是否约定逾期付款的违约责任（如违约金计算方式、利息）。履约条款审查：交付时间（明确具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（如“买方仓库，卸货由卖方负责”）、运输方式及费用承担；验收标准（如“按合同附件技术参数验收，验收期X日内无异议视为合格”）、异议处理流程（如“验收不合格需X日内书面通知，卖方需X日内更换或退款”）。违约与争议解决条款审查：明确违约情形（如逾期交付、质量不合格、拖欠款项）对应的违约责任（赔偿范围、违约金上限）；争议解决方式（诉讼或仲裁，若约定仲裁需明确仲裁机构名称）。其他条款审查：知识产权归属（如定制产品的技术成果归属）、保密义务（保密范围、期限）、合同生效条件（如签字盖章后生效）、附件完整性（技术协议、报价单等是否作为附件并加盖公章）。审查输出与审批填写《销售合同审查清单》（详见模板一），逐项标注审查结果（“通过”“不通过”“需修改”），并说明修改意见。提交审批：根据合同金额及重要性，依次由销售经理、法务专员、财务负责人审批；重大合同（如金额超X万元或涉及新客户）需总经理最终审批。审批通过后，与客户沟通确认修改条款，双方签字盖章（保证合同文本一式X份，双方各执X份，企业留存原件及扫描件）。（二）执行跟踪阶段：从“过程”保障履约目标：实时监控合同履约进度，及时发觉并解决执行偏差，保证按约定完成交付、验收、回款等环节。操作步骤：制定履约计划合同生效后，由销售专员*牵头，联合生产/交付部门、财务部，制定《合同履约跟踪表》（详见模板二），明确关键节点（如预付款到账、生产完成、发货、客户验收、回款）的计划时间、责任人及输出成果（如发货单、验收单）。动态跟踪与记录销售专员*每周更新履约进度，在《履约跟踪表》中记录实际时间、完成状态（“已完成”“进行中”“延迟”“未开始”），并附相关证明材料（如物流单、签收单、验收报告）。对于延迟节点，需填写《异常情况处理表》（详见模板三），分析原因（如生产延误、物流问题、客户原因），提出解决方案（如协调生产优先级、更换物流商、与客户协商延期），并明确处理责任人及完成时限。关键节点确认交付环节：发货前确认客户收货地址、联系人及联系方式；发货后及时提供物流单号，跟踪物流状态，保证货物按时送达。验收环节：提前向客户交付验收标准及流程，协助客户完成验收；验收合格后，获取客户盖章的《验收确认单》原件，作为回款依据。回款环节：财务部根据合同约定节点，提前向客户发送《付款提醒函》；逾期未回款的，由销售专员跟进，必要时启动催收流程（如电话沟通、发律师函）。履约完成与归档所有节点完成后，销售专员整理合同履行过程中的全部文件（合同、附件、验收单、付款凭证、沟通记录等），形成履卷档案，提交档案管理部门归档。（三）复盘优化阶段：从“经验”提升管理目标：总结合同履约中的经验教训，优化合同条款及管理流程，降低后续合同风险。操作步骤：数据汇总分析：每季度/半年度，由销售管理部*汇总《履约跟踪表》《异常情况处理表》，分析履约率、回款周期、高频异常类型（如“验收延迟占比30%”“回款逾期主要因客户资金问题”）等。问题复盘会：组织销售、法务、生产、财务等部门召开复盘会，针对高频问题讨论改进措施（如优化验收流程、调整客户信用政策、补充合同模板中的“逾期验收默认条款”）。流程与模板更新：根据复盘结果，修订《销售合同审查清单》《合同履约跟踪表》等工具模板，更新企业内部合同管理指引，形成持续优化机制。四、工具表格模板模板一：销售合同审查清单审查项目审查内容审查标准/依据审查结果（通过/不通过/需修改）修改意见/备注责任人主体资质客户营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务《营业执照》复印件，国家企业信用信息公示系统法务专员*标的条款产品名称、规格、数量、质量标准是否明确，无模糊表述合同附件《技术参数表》，双方确认的报价单销售经理*价格与支付单价、总价准确；支付节点、方式、账户清晰；逾期违约金约定明确财务部*审核报价单，合同条款模板财务负责人*履约条款交付时间、地点、验收标准、异议处理流程完整行业惯例，过往履约经验生产主管*争议解决约定诉讼或仲裁，且机构明确（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”）《民事诉讼法》，企业法务指引法务专员*其他条款保密、知识产权、生效条件等条款无遗漏，附件齐全且加盖公章合同模板库，法务部*审核标准法务专员*综合结论□通过□不通过□需修改总经理*模板二：合同履约跟踪表合同编号客户名称合同金额（元）关键节点计划时间实际时间完成状态责任人证明材料（可附编号/）异常说明及处理方案XY2024001A公司500,000预付款到账2024-03-012024-03-05已完成销售专员*银行回单截图生产完成2024-03-202024-03-22已完成生产主管*生产入库单（No.20240322）发货2024-03-252024-03-25已完成物流专员*物流单号（SF）客户验收2024-04-052024-04-10延迟销售专员*验收报告（延迟原因：客户内部流程）已与客户沟通，延长验收期至4月12日尾款到账2024-04-15进行中财务负责人*待验收完成后催收模板三：异常情况处理表合同编号异常节点异常描述发生时间影响评估（如延迟回款X天、可能导致订单取消）原因分析处理方案（含责任人、时限）处理结果记录人XY2024001客户验收客户反馈产品某项参数与合同约定偏差0.5%2024-04-08可能导致验收延迟3天，影响回款生产环节未严格执行工艺标准1.生产部4月9日重新检测并调整（责任人：生产主管）；2.销售专员*4月10日与客户沟通确认（时限：1天）4月12日客户验收通过销售专员*XY2024002预付款未到客户称资金紧张，需延迟15天支付预付款2024-03-10生产计划延迟，可能导致交货期推迟15天客户内部资金周转问题1.协商签订补充协议，约定延期付款违约金（责任人：法务专员、销售专员）；2.调整生产优先级，优先保障其他订单（责任人：生产主管*）补充协议已签订，生产计划调整完成销售经理*五、关键风险提示主体资质风险：未核实客户营业执照或授权文件，可能导致合同无效或履约主体不适格。防范建议：签约前通过“国家企业信用信息公示系统”查询客户信用，要求客户提供加盖公章的营业执照复印件及授权委托书（非法定代表人签约时）。条款歧义风险：关键条款（如交付时间、质量标准）表述模糊，易引发履约争议。防范建议：使用具体数据（如“2024年X月X日前交付”“按GB/T19001-2016标准验收”），避免“尽快”“大约”等模糊词汇；对技术参数复杂的条款，需签订《技术协议》作为附件。履约延迟风险：未提前规划生产、物流资源，或未跟踪客户进度，导致交付/回款延迟。防范建议：制定《履约计划表》，明确各节点责任人；定期与客户沟通进度，对可能延迟的节点提前启动预案（如加急生产、协调物流）。证据留存风险：履约过程中未保留书面证明（如验收单、沟通记录），发生纠纷时难以举证。防范建议：所有关键节点（发货、验收、付款）均需获取书面文件或电子凭证（如盖章的扫描件、邮件确认）；重要沟通通过企业/邮件留痕，避免口头约定。回款逾期风险：未及时跟进回款，或缺乏催收机制，导致