企业文件存档与管理制度手册

企业文件存档与管理制度手册一、总则（一）制定目的为规范企业文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，保证文件的真实性、完整性和安全性，提高管理效率，防范法律风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在经营管理活动中形成的各种形式（纸质、电子、声像等）文件材料的归档与管理，涵盖行政管理、人力资源管理、财务管理、业务运营、技术研发、客户服务等全流程文件。二、适用范围与文件分类（一）文件分类原则企业文件按“来源-内容-价值”三维分类法划分为四大类，保证分类清晰、层级分明：管理类文件：企业行政、人事、财务等综合管理活动中形成的文件，用于规范内部运营。业务类文件：企业主营业务开展过程中形成的直接反映业务活动的文件，是核心业务价值的载体。科技类文件：技术研发、产品设计、工程建设、知识产权等活动中形成的文件，体现企业创新能力。特殊载体类文件：声像（照片、录音、视频）、电子档案、实物（奖杯、样品）等非纸质文件，需特殊保管。（二）文件具体分类及示例大类子类文件内容示例管理类行政制度董事会决议、公司章程、内部管理制度（如考勤、报销）、红头文件、会议纪要人事管理劳动合同、员工名册、招聘录用表、绩效考核记录、培训档案、离职证明财务管理年度财务报告、会计凭证、账簿、税务申报表、审计报告、预算方案业务类合同协议采购合同、销售合同、服务协议、保密协议、招投标文件客户管理客户档案、合作协议、投诉处理记录、满意度调查报告供应链管理供应商资质文件、采购订单、物流单据、库存台账科技类研发技术项目立项书、研发报告、技术图纸、专利申请文件、软件著作权证书、实验数据工程建设可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告、工程变更单特殊载体类声像文件重要活动照片/视频（如年会、开业典礼）、产品发布会录音、监控录像电子文件OA系统审批记录、电子合同、邮件往来（重要业务）、ERP系统数据、CAD设计文件实物档案企业获得的奖杯/奖牌、产品样品、具有纪念意义的实物（如公司成立纪念品）三、文件归档管理流程（一）文件形成与收集责任主体：文件形成部门为第一责任部门，部门负责人对本部门文件材料的完整性、规范性负总责；经办人负责文件起草、审核、签发全过程的材料收集。收集要求：文件办理完毕后3个工作日内，经办人需将原件（含审批单、附件）整理齐全，交部门内勤汇总；电子文件需同步收集（如OA审批记录、扫描件），保证纸质与电子版内容一致；特殊载体文件（如照片、视频）需标注拍摄时间、地点、人物、事件说明，刻录光盘或存储至指定服务器。（二）文件整理与鉴定整理规范：纸质文件：按“件”或“卷”整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用左侧装订，每份文件填写《文件归档目录》（含文号、标题、形成日期、页数、密级等要素）；电子文件：按“部门-年度-类别”建立文件夹层级，文件名规范为“部门-文号-标题-日期”（如“行政部-2024-行001-关于考勤制度的通知-20240315”），格式为PDF、DOC、XLS等通用格式，避免使用加密或过期软件格式。价值鉴定：部门内勤整理后，部门负责人组织对文件进行价值鉴定，区分“永久保存”“长期保存（30年以上）”“短期保存（10年以下）”三类；无保存价值的文件（如草稿、重复通知）经部门负责人*审批后销毁，并填写《文件销毁登记表》。（三）文件归档与移交归档时间：年度归档：每年6月30日前，各部门将上一年度文件向档案室*移交；专项归档：重大项目、重要活动文件在结束后1个月内完成归档（如年度审计报告、重大合同归档）。移交流程：档案管理员*接收文件时，核对《文件归档目录》与实物是否一致，检查文件完整性、规范性；双方确认无误后，填写《文件移交清单》（一式两份），移交部门、档案室各执一份；档案管理员*在接收后2个工作日内完成分类上架，录入档案管理系统，更新检索信息。（四）文件保管与维护保管场所：纸质档案：存入符合国家标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防盗），库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案：存储于企业专用服务器，定期进行备份（本地备份+异地备份），备份周期为每月1次，备份介质为移动硬盘或云存储；特殊载体档案：照片、视频文件刻录成不可擦写光盘，标注“档案专用”字样；实物档案存入展示柜或专用库房。定期检查：档案管理员*每季度对库存档案进行一次检查，重点查看纸质档案是否霉变、虫蛀，电子档案是否可正常读取，发觉问题及时处理并记录。四、文件保管期限表文件类别具体内容保管期限管理类-制度文件公司章程、董事会决议永久内部管理制度、年度工作计划30年会议纪要、工作总结10年人事类-员工档案劳动合同、员工名册员工离职后10年绩效考核、培训记录5年财务类-核心文件年度财务报告、审计报告永久会计凭证、账簿30年业务类-合同重大采购/销售合同（标的>100万元）永久普通合同合同终止后10年科技类-专利专利证书、申请文件专利权终止后10年短期保存文件通知、简报、临时性申请3-5年五、文件借阅与利用管理（一）借阅权限内部员工：因工作需要借阅档案的，需经部门负责人审批；涉密文件（如财务报表、未公开合同）需经分管领导审批。外部单位：因法律、业务需要借阅档案的，需持单位介绍信、法定代表人授权书及身份证件，经分管领导审批后，在档案室现场查阅，原则上不借出原件。（二）借阅流程借阅人*填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、用途、借阅期限；审批人在2个工作日内完成审批，审批通过后，档案管理员调取档案；借阅人*核对档案无误后在《文件借阅登记表》签字，借阅期限不超过7天（特殊情况可申请延期，最长不超过15天）。（三）借阅要求借阅人*需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容；涉密档案严禁复制，非涉密档案经审批后可复印（复印件加盖“档案专用章”）；借阅期满后，需及时归还，如需续借，需提前1个工作日办理续借手续；归还时，档案管理员*检查档案是否完好，如有损坏或丢失，按《档案损坏赔偿规定》处理。六、责任追究与奖惩（一）责任情形未按规定及时归档，导致文件丢失或延误工作的；擅自涂改、销毁、外借档案，造成泄密或损失的；未履行审批手续借阅涉密档案的；档案保管不当，导致档案霉变、虫蛀、损坏的。（二）奖惩措施奖励：对档案管理工作表现突出的部门或个人（如及时归档、避免档案丢失、创新管理方法），给予通报表扬或物质奖励（奖励标准参照企业《员工奖惩管理制度》）。处罚：一般违规：对责任人*给予口头警告、扣发当月绩效的10%-30%；严重违规（如丢失涉密档案、故意销毁文件）：对责任人*给予记过降职、解除劳动合同，造成企业损失的依法赔偿；构成犯罪的，移交司法机关处理。七、常用管理表单（一）文件归档目录文件编号文件标题形成部门形成日期页数保管期限密级存放位置备注2024-行001关于考勤制度的通知行政部2024-03-15510年普通A1-3-22024-业005项目采购合同采购部2024-02-2012永久机密B2-1-5复印件1份（二）文件借阅申请表借阅人姓名部门联系方式借阅日期张*销售部1382024-05-10文件信息文件名称文号保管期限客户合作协议2024-业003永久审批意见部门负责人：同意分管领导：同意档案管理员签字：李*归还日期：2024-05-17（三）文件销毁审批表申请部门申请日期销毁原因行政部2024-05-08超过保管期限，无保存价值销毁文件清单文件名称文号2022年工作总结草稿2022-行-草稿临时会议通知（2023年）2023-行-临时审批意见部门负责人：同意档案管理员：已核对清单分管领导*：同意销毁监销人签字：王、赵销毁日期：2024-05-15八、执行规范与风险提示（一）电子文件管理规范电子文件形成后需及时归档，严禁在个人电脑、U盘临时存储，避免因设备故障、人员离职导致丢失；电子档案需定期进行病毒查杀，保证存储环境安全，禁止在非涉密计算机上处理涉密电子文件；电子文件归档时需同时保存元数据（如形成时间、作者、软件版本），保证文件可追溯、可利用。（二）涉密文件特别管理涉密文件（如财务报表、未公开合同、核心技术资料）需标注“秘密”“机密”“绝密”字样，单独存放，由专人保管；涉密文件复印、借阅需经总经理*审批，并详细记录借阅人、时间、用途；涉密文件销毁需使用碎纸机粉碎，并由两人以上监销，保证信息无法恢复。（三）档案交接管理档案管理员离职或岗位变动时，需与接替人办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，逐项核对档案数量、状态，由部门负责