外包商EHS管理程序（中英文）西门子

SEDL外包商EHS管理程序页数Page：PAGE1ofNUMPAGES7文件号DocumentNo.ContractorEHSmanagementprocedure版本Revision:1.2EHS-P-15日期Date:Filename:EHS-P-15-1.2.docSiemensElectricalDrivesLtd.Department:LM/Author:1目的为对公司外包商的环境健康安全管理方面施加影响，保证外包商的EHS管理符合本公司的要求，确保公司EHS管理体系的有效运行，特制定本程序。2适用范围本文件适用于为本公司提供服务或其他业务往来的外包商的管理，这些外包商的活动可能产生负面的环境影响或对本公司产生职业健康安全危险。3定义3.1外包商：是指与本公司的环境和职业健康安全绩效有关的或受其环境和职业健康安全绩效影响的个人或团体。公司的外包商包括但不限于：工程施工承包方、危险物质和一般货物运输承包方、危险和一般废弃物处置外包商、危险化学品销售商、维修服务商、保安公司、保洁公司、绿化公司等。3.2外包商雇员:完成合同所赋予的工作,由外包商或者分包商付劳动报酬,或者由其监管的劳动人员个体。3.3长期外包商：与公司签订长期（一年以上）合同，定期到公司服务或长期在公司内工作的外包商。在SEDL承担规律性的、或连续的日常工作。例如保安服务人员、室内外卫生清洁服务人员、餐厅服务人员、长期的维修维护人员。3.4项目外包商雇员:-指任何人受雇于外包商等外部组织,在SEDL承担断续的、一次性的工作。例如建筑物整修人员、新设备安装人员、维护项目的人员以及信息技术咨询人员。3.5分包商:指由合同签订方外包商或者一个外包商雇用的,为完成整体合同中的部分工作的外包商。3.6首要联系人:负责SEDL和外包商之间工作指派和协调的双方员工。4职责4.1项目主导人:总经理指定战略采购经理,负责项目的设立和管理,其承担如下职责:4.1.1项目运行4.1.2统管整体项目的能力4.1.3建立和维护外包商选择标准4.1.4根据项目选择外包商的标准,评估外包商候选人,并决定是否他们满足各项要求4.1.5发展和维护批准的外包商名单4.1.6确保相关的外包商根据项目的情况实施相关的培训4.1.7维护外包商选择、批准和否决的相关记录4.1.8确保制定和开展外包商活动符合环境、健康和安全(EHS)规定的审核计划,就本规定的要求和文本在合同制定时沟通到位。4.1.9每年至少进行一次对于外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目的审核。4.1.10当情形和人员发生变化时,必要的更新外包商环境、健康和安全(EHS)管理要求。4.2一线管理团队–对于项目的实施和推进负有首要的职责和授权,如下所述:关于项目的实施和执行方面的如下职责和权力:4.2.1在他们各自的管理区域观察外包商的活动4.2.2及时制止异常危险和环境方面的高风险情况,以及行为实践。4.2.3向外包商环境、健康和安全(EHS)主管报告外包商其不符合环境、健康和安全(EHS)规定的情况。4.3员工:在他们的日常活动中,为项目正常运行,有如下职责和权力:4.3.1在各自控制的领域审查外包商的活动,4.3.2及时制止不寻常的危险和/或环境方面的高风险条件和/或涉及外包商的操作,以及4.3.3当外包商的条件或者操作不符合环境、健康和安全(EHS)规定或者本管理项目时向外包商环境、健康和安全(EHS)项目主办报告相关情况。4.4项目负责人:被SEDL指定作为与外包商之间的首要联系人。负责项目的实施,确保外包商:4.4.1理解项目的各项要求;4.4.2将项目的各项要求向他们的员工以及所有他们带入SEDL施工现场的分包商传达;4.4.3知道和有记录留在施工现场的工作人员,并且知道经过同意的进出施工现场的路线;4.4.4通知外包商工作区域的部门督导工作时间以及任何经过批准的其他进出路线;4.4.5指导如果工作范围方面出现变化,使得工程的价格和时间会受到影响,必须由他们以及外包商的代表签署书面的变更通知;4.4.6与他们的员工和分包商一起执行项目的各项要求;并且:对于任何外包商将带入施工现场的危险物质,他/她也负责根据«危害通报方案»(参见相关文件)检查以及获得批准;4.4.7项目负责人同时负责进行外包商施工现场的审查,并在《施工申请表》上签字确认。4.4.8组织外包商人员进行培训,维护培训记录,4.5外包商–分包商的职责如下:4.5.1确保所有员工们,包括所有分包商的员工知道并且遵照所有现行的政府有关EHS方面的强制性法规;4.5.2当在现场施工或者代表SEDL在非现场项目时,在各方面遵守外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目规定的所有内容;4.5.3在外包商和/或分包商员工们需要时提供培训证明以及证书,4.5.4确保向SEDL管理人员报告施工现场发生的所有环保事宜、事故以及意外以便进行调查;4.5.5配合外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目相关的调查、审查以及遵守情况审查;4.5.6在任何工作开始之前,外包商必须确保所有的外包商以及分包商的员工已经知晓本文件所规定的要求,并且知道他/她需要遵守文件中包含的各项规定;4.5.7保证需要完成的工作的任何部分,在没有事先书面争得SEDL书面同意之前,不能分配或者分包给他人;4.5.8获得任何/所有使用的分包商的保险凭证,并在工作开始前将这些凭证提交给战略采购部。4.5.9确保对于所有工作承担责任,即使工作已经被分配或者分包出去;由主分包商统一协调、管理。4.5.10确保他/她的员工使用指定的路线进入和离开工作现场,同时确保这些员工的活动在和限定在工作现场区域内;4.5.11使用那些未被包含在图纸或者说明书中的设备或者材料时,必须事先征得SEDL的书面同意;4.5.12确保任何时候材料或者建设都不低于SEDL所确定的标准。4.5.13确保工作将严格遵守采购订单中规定的所有条款,以及与所有采购定单或者采购订单更改通知中涉及的说明和图纸相符。4.5.14确保最佳地完成工作,材料、工艺以及由外包商完成的设计不存在瑕疵。4.5.15如果外包商或者他们的分包商将带入施工现场任何危险物质,外包商必须事先征得批准。4.6环境、健康和安全(EHS)员工:环境、健康和安全(EHS)员工具有如下职责:4.6.1向项目主办、一线管理人员、监管人员、员工或者其他需要支持外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目实施的人提供技术支持,4.6.2为使外包商了解环境、健康和安全(EHS)规定提供资源。4.6.3分析环保事件、事故以及意外的文件,从而识别关键点以及趋势,并且就可能影响外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目实施的事由,向公司管理层和项目负责人提供建议。4.7战略采购人员:战略采购人员负责如下事项:4.7.1在各方面都遵守外包商环境、健康和安全(EHS)管理项目的所有规定,4.7.2确保采购订单以及标准合同包含的语言适当,能够确保项目的各方面要求得到满足,4.7.3维护经批准的外包商名单,并同时包含有效的保险凭证和外包商培训情况,4.7.5当外包商的条件或者操作不符合环境、健康和安全(EHS)规定或者本管理项目时,向外包商环境、健康和安全(EHS)项目主办(战略采购经理)报告相关情况。4.7.6确保在于开发商、卖主以及供应商的合同中,对于废料管理的权责定义明确。5程序内容5.1外包商的选择和批准5.1.1策略采购部SP及各部门应根据业务内容和工作要求选择和批准符合要求的外包商。选择原则按照SP部门创建供应商的要求进行，如从事该项服务的营业资格和能力证明，组织机构代码，人员能力证明。在满足质量要求和同等价位等的情况下，应优先选择符合通过ISO14001和OHSAS18001认证的公司。5.1.2对于已经批准的外包商，相关资质应在SP部门备案，各外包商直接管理部门也应保存相关资质并进行及时更新。5.2与外包商签订合同5.2.1SP负责与获得批准的外包商签订商务和技术合同，同时必须签订《西门子供应商行为准则》和《外包商EHS（环境、健康与安全）管理协议》，向其提出公司安全、环保职业健康的要求。如有其他特殊EHS要求，应在技术合同中具体体现。5.3对外包商的管理5.3.1各外包商直接管理部门应将本部门长期外包商列入《施加EHS影响外包商一览表》，明确各种施加EHS影响的方法并实施。5.3.2对于长期在公司内服务的长期外包商（如保安，保洁，固废回收，绿化等外包商）1）直接管理部门须每年至少进行一次《外包商EHS(环境健康安全)要求通则》培训；有新人员加入时，须在其上岗前进行培训。所有培训保存记录并存档于直接管理部门。2）直接管理部门每月对外包商进行EHS检查，填写《EHS检查表》，发现问题及时解决。5.3.3对于定期在公司内服务的长期外包商（如天车、叉车维修、运输商等）：1)在签订合同中加入EHS要求，对其提出EHS管理要求。2）服务过程中，直接管理部门须监督其EHS实施情况，涉及特殊作业的人员须提供相应许可证复印件保留于直接管理部门。3）在服务过程中涉及到施工，按照5.3.4条款执行。5.3.4对于在厂内施工的外包商：1）在施工前由SEDL施工负责人填写《施工申请表》及办理相关作业许可手续。2）在施工前，由SEDL施工负责人对施工人员进行EHS培训,培训记录与施工申请等资料一并保存。3）施工过程中SEDL施工负责人负责监督工作情况及EHS执行情况，每天进行现场检查并填写《EHS检查表》；如施工过程超过一周，进行每周两次检查《EHS检查表》；LM-EHS不定期对施工负责人检查情况及现场情况进行检查，发现问题填写《纠正记录表》，要求外包商及时采取措施。5.3.5非正常工作时间，外包商在SEDL的活动应有SEDL施工负责人或直接管理部门负责人全程陪同。5.4外包商的评估：5.4.1SP组织直接管理部门及LM-EHS每年9月份对长期外包商进行一次评估，评估结果记录于《长期外包商EHS评估表》中。对于评估中发现的问题由SP及时与外包商进行沟通并采取纠正措施，不符合要求的外包商取消其资格。6相关文件《西门子供应商行为准则》《外包商EHS(环境健康安全)要求通则》EHS-WI-15-017记录《施加EHS影响外包商一览表》EHS-R-15-01《施工申请表》EHS-R-15-02《长期外包商EHS评估表》EHS-R-15-03《供应商EHS管理协议》EHS-R-15-048更改记录版本更改内容关联文件更改非正常工作时间，外包商在SEDL的活动应有SEDL施工负责人或直接管理部门负责人全程陪同。5.4.1SP组织直接管理部门及LM-EHS每年9月份对长期外包商进行一次评估，评估结果记录于《长期外包商EHS评估表》中。/增加SP负责与获得批准的外包商签订商务和技术合同，同时必须签订《西门子供应商行为准则》和《外包商EHS（环境、健康与安全）管理协议》5.3.2对于长期在公司内服务的长期外包商（如保安，保洁，固废回收，绿化等外包商）1）直接管理部门须每年至少进行一次《外包商EHS(环境健康安全)要求通则》培训；有新人员加入时，须在其上岗前进行培训。所有培训保存记录并存档于直接管理部门。5.3.31)5.3.41)删除《外包商EHS（环境、健康与安全）管理协议》《外包商EHS(环境健康安全)要求通则》EHS-WI-15-011purposeInordertoinfluenceforcontractorsaboutenvironment，healthandsafetymanagement,ensurecontractorsEHSarefitforSEDLdemandandEHSmanagementsystemeffectively,soweestablishthisprocedure.2scopeThisprocedureisfitforthecontractorswhoprovideserviceforSEDLandotherrelationshipswithSEDL,thecontractor’sactivitymaybenegativeimpactforSEDLorengenderoccupationalhealthsafetydangerousforSEDL.3Definition3.1contractors:theindividualorteamthatwhoisrelevantwiththeperformanceofSEDLenvironmentandoccupationalhealthsafety,andisaffectedbythem.SEDLcontractorsincludesbutnotlimited:constructioncontractor\transportationofhazardmaterialandcommongoods\hazardandcommonwastescontractors\hazardchemicalvendor\repairworker\guard,cleanercompanyandetc.3.2long-termcontractors:signlong-termcontractswithSEDL(oneyearabove),cometoSEDLprovideserviceregularorworkinginSEDLlong-term.3.3temporarycontractors:exceptlong-termcontractor,provideserviceforSEDLtemporarily.4responsibility4.1SPisresponsibleforselectingcontractor,signcontract\agreement;requestrelevantqualification,saverecord,evaluationandetc.4.2Relevantdepartmentparticipatetochoosecontractorandrelevantcontractoronsitemanagement.4.3LM-EHSisresponsibleforsupervisingeverydepartmenttoconductinfluenceEHSmanagementforcontractors.5content5.1Selectionandapprovalofcontractors5.1.1SPandrelevantdepartmentshouldchooseandapprovecontractorsaccordingtobusinessorworkingrequirement.PrincipleshallbeaccordancewithSPdemand,eg:qualificationforthisserviceorabilitycertificate,organizationcode,certificationforpeople.Afterthequalityrequirementandquotationensured,andthenweshallchoosethecompanythatpassedISO14001andOHSAS18001priority.5.1.2Ifthecontractorshadbeenapproved,relevantqualificationcertificateshouldsaverecordbySP,relevantmanagedepartmentshouldsavealsoandupdateontime.5.2signcontractwithcontractor5.2.1SPisresponsibleforsigningbusinessandtechnologycontractwiththecontractorhadbeenapproved,andsign<Siemenscontractorsconductguidelines>and<EHS(Environment,HealthandSafety)AgreementwithAdministrationofVendors>,andinformthemthesafety,environment,occupationalhealthrequirement.Ifanyotherspecialrequirementsshouldaddintechnologycontract.5.3contractorsmanagement5.3.1Thecontractorsmanagementdepartmentshouldlistlong-termcontractorsin<ExertingEHSinfluenceoncontractorlist>,ensureallEHSinfluencewaysandimplementit.5.3.2Forthelong-termscontractorsinSEDL(eg:guard,cleaner,andetc.)1)Directmanagementdepartmentshouldperform<ContractorEHS(environmentalhealthandsafety)generalrequirements>trainingforcontractorsatleastonetimeayear,whennewcomercoming,he/shemustbetrainedforpre-employment.Thetrainingrecordshallbekeptindirectmanagedepartment.2)DirectmanagementdepartmentshouldcheckcontractorsaccordingtoEHSrequirementsandfillin<EHSchecklist>,theproblemshouldbesolvediffound.5.3.3Forthelong-termscontractorsthatprovideservicesforSEDLregularly(eg:crane,forkliftrepair,transportationandetc.)1)EHSrequirementshallbeaddedincontract,directmanagementdepartmentshouldalsoapplyEHSmanagementrequirement.2)DirectmanagementdepartmentshouldsupervisethemtoconductEHSmanagementduringworking,andsaverelevantcertificateifspecialwork.3)Ifanyconstructionduringservice,referto5.3.45.3.4ForthecontractorswhoconstructedinSEDL:1)SEDLprojectleadershouldfillin<ConstructionApplicationForm>beforeworking.2)Projectleadershouldtrainingforallworkersbeforeworking,trainingrecordandapplicationformshouldbesaved.3)SEDLprojectleadershouldsupervisetheimplementationofworkingstatusandEHSrequirement,andfillin<EHSchecklist>everyday.Iftheconstructionperiodismorethanoneweek,checkshouldbetwiceaweek.LM-EHSchecktheprojectleadercheckingstatusandscenestatusun-regular,fillin<Correctiveactionrecord>ifanyfinding,anddemandthemtocorrectintime.5.3.5Outsidenormalworkinghours,contractorsinSEDL'sactivitiesshouldbeaccompaniedalwaysbyprojectleaderordirectmanagementdepartmentresponsibleperson.5.4evaluationforcontractors5.4.1SPorganizethedirectmanagementdepartmentandLM-EHStoperformevaluationforlong-termscontractorsinSepeveryyear,theresultsavein<long-termscontractorsEHSevaluationlist>.SPshouldcommunicatewithcontractorstakecorrectiveactionswhennonconformitiesarefound.Thequalificationshallbecanceledifthecontractorisnotfitfordemand.6RelevantdocumentsSiemenscontractorsconductguidelines《ContractorEHS(environmentalhealthandsafety)generalrequirements》EHS-WI-15-017RecordExertingEHSinfluenceoncontractorlistEHS-R-15-01ConstructionApplicationFormEHS-R-15-02long-termscontractorsEHSevaluationlistEHS-R-15-03EHS(Environment,HealthandSafety)AgreementwithAdministrationofVendorsEHS-R-15-048AmendmenthistoryRevisionDescriptionofchangeRelevantdocumentchangeOutsidenormalworkinghours,contractorsinSEDL'sactivitiesshouldbeaccompaniedalwaysbyprojectleaderordirectmanagementresponsibleperson.5.4.1SPorganizethedirectmanagementdepartmentandLM-EHS