税务公司发票管理规范管控制度

税务公司发票管理规范管控制度

税务公司发票管理规范管控制度一、总则（一）目的为加强本食品机械厂税务公司发票管理，规范发票的开具、取得、使用和保管等行为，有效防范税务风险，确保公司财务核算的准确性和合法性，依据国家相关税收法律法规及财务制度，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于食品机械厂税务公司及所属各部门涉及发票业务的活动。（三）管理原则1.合法性原则：发票的管理活动必须严格遵守国家税收法律法规及相关政策规定。2.真实性原则：发票所反映的经济业务内容必须真实可靠，与实际交易相符。3.完整性原则：确保发票的各项信息完整准确，包括发票基本内容、发票联次等。4.及时性原则：按照规定及时开具、取得和处理发票，避免因发票问题影响公司财务核算和税务申报。二、发票管理职责分工（一）财务部1.制度制定与监督执行：负责制定和完善发票管理制度，并监督各部门对制度的执行情况。2.发票开具与保管：按照规定开具各类发票，对已开具的发票进行妥善保管，建立发票开具台账，记录发票开具的详细信息。3.发票审核与认证：对取得的发票进行合法性、真实性、完整性审核，负责增值税专用发票的认证工作，确保公司能够及时、准确地抵扣进项税额。4.税务申报与缴纳：根据发票信息准确进行税务申报，计算并缴纳相关税费，确保公司税务申报的准确性和及时性。（二）业务部门1.业务发票需求提出：在业务活动中，根据实际业务情况及时向财务部提出发票开具需求，确保发票开具的内容与业务实际相符。2.发票取得与传递：在对外采购、接受服务等业务活动中，负责按照规定取得合法有效的发票，并及时传递给财务部。3.协助发票管理：协助财务部对涉及本部门业务的发票问题进行调查和处理，提供相关业务资料和情况说明。（三）其他部门其他部门在涉及发票相关业务时，应遵循本制度规定，积极配合财务部和业务部门做好发票管理工作，提供必要的支持和协助。三、发票开具管理（一）发票开具范围1.公司在销售产品、提供劳务以及从事其他经营活动对外收取款项时，应向付款方开具发票。2.特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时，按照规定开具发票。（二）发票开具要求1.开具内容准确：发票开具的内容应与实际业务相符，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息准确无误；货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等内容完整准确。2.开具规范清晰：使用规定的发票开具软件，按照发票号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。3.开具时间及时：按照增值税纳税义务的发生时间开具发票，不得提前或滞后开具发票。具体时间按照国家税收法律法规及相关规定执行。（三）发票开具流程1.业务部门申请：业务部门根据业务实际情况，填写发票开具申请单，详细注明客户信息、业务内容、金额、税额等发票开具信息，提交部门负责人审核。2.审核申请：部门负责人对发票开具申请单进行审核，确保申请内容与业务实际相符，审核通过后提交财务部。3.财务部开具：财务部收到发票开具申请单后，对申请内容进行再次审核，审核无误后按照规定开具发票。开具完成后，在发票开具申请单上注明发票号码、开票日期等信息，并留存备查。4.发票交付：财务部将开具好的发票交付给业务部门，由业务部门负责将发票及时送达客户，并取得客户签收确认。（四）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止以及发票抵扣联、发票联均无法认证等情形但不符合作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，按照国家税务总局相关规定执行。2.由业务部门提出红字发票开具申请，说明原因并提供相关证明材料，经财务部审核后，按照规定程序办理红字发票开具手续。四、发票取得管理（一）发票取得要求1.合法性要求：公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得符合国家税收法律法规规定的发票。不得取得虚开发票、伪造发票或过期作废发票等非法发票。2.真实性要求：取得的发票所反映的经济业务必须真实发生，发票内容与实际交易相符，不得要求开票方变更品名和金额。3.完整性要求：取得的发票应具备发票的基本要素，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务内容、金额、税额、发票专用章等。发票如有备注栏，应按照相关规定填写完整备注信息。（二）发票取得流程1.业务经办：业务人员在完成采购、接受服务等业务活动后，应及时向收款方索取发票，并对发票的基本内容进行初步审核，确保发票信息完整、准确。2.部门审核：业务人员将取得的发票提交部门负责人审核，部门负责人对发票所涉及的业务真实性、发票的合法性进行审核，审核通过后提交财务部。3.财务审核：财务部收到发票后，对发票进行全面审核，包括发票的真伪、合法性、真实性、完整性以及与业务的关联性等方面。对于不符合要求的发票，财务部应及时通知业务部门更换或补充相关资料。4.发票入账：经审核无误的发票，财务部按照财务制度规定进行账务处理，将发票作为记账凭证的附件妥善保管。（三）发票真伪查验1.财务部应通过国家税务总局官方发票查验平台或其他合法有效的方式，对取得的发票进行真伪查验。对于增值税专用发票，应在规定时间内进行认证或勾选确认。2.对于无法通过查验平台直接查验的发票，如一些特殊行业发票或地税发票等，财务部可通过向当地税务机关咨询、电话查询等方式进行核实。3.对于查验发现的虚假发票或有疑问的发票，财务部应及时通知业务部门与开票方联系，要求重新开具合法有效的发票，并对涉及的业务进行调查核实，如发现存在违规行为，应按照公司相关规定严肃处理。五、发票使用管理（一）发票使用规范1.公司应按照发票的种类和用途，在规定的范围内使用发票，不得转借、转让、代开发票；不得自行扩大专业发票使用范围。2.任何部门和个人不得擅自损毁发票。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。3.发票仅限于在公司经营所在地开具和使用，不得携带空白发票跨规定区域开具。因特殊情况需要携带空白发票外出使用的，应按照税务机关的规定办理相关手续，并严格按照规定使用和保管。（二）发票丢失处理1.若发生发票丢失情况，发票使用人应立即向本部门负责人报告，部门负责人及时通知财务部。2.财务部应在发现发票丢失当日书面报告主管税务机关，并在公开发行的报刊上刊登遗失声明。3.对于丢失的发票，根据不同类型和税务机关要求，采取相应的补救措施。如丢失增值税专用发票，按照国家税务总局相关规定，由销售方提供相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为购买方抵扣进项税额的凭证。（三）发票换开与补开1.因发票开具错误、内容不全等原因需要换开发票的，由业务部门向开票方提出换开申请，说明原因并提供原发票，按照开票方要求办理换开手续。换开后的发票应重新进行审核和入账处理。2.因各种原因导致发票丢失或无法取得发票需要补开发票的，业务部门应及时与开票方沟通协商，说明情况并提供相关业务证明材料，要求开票方补开发票。补开的发票应按照正常发票取得流程进行审核和处理。六、发票保管管理（一）发票存放要求1.财务部应设置专门的发票存放场所，配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保发票存放安全。2.发票应按照种类、号码顺序进行分类存放，便于查找和管理。已开具的发票存根联和发票登记簿应妥善保管，不得随意堆放。（二）发票保管期限1.已开具的发票存根联和发票登记簿，按照国家税收法律法规规定保存5年。保存期满后，应报经税务机关查验后销毁。2.未开具的空白发票应按照税务机关规定的期限进行保管，定期进行盘点，确保发票数量准确。（三）发票盘点与清查1.财务部应定期对发票进行盘点，每月至少进行一次自查，每季度进行一次全面盘点，确保发票的实际库存数量与发票登记簿记录一致。2.在盘点过程中，如发现发票丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并按照本制度相关规定进行处理。同时，应及时调整发票登记簿记录，保证账实相符。七、监督与检查（一）内部监督机制1.公司建立发票管理内部监督机制，由财务部定期对各部门发票管理情况进行检查和监督。检查内容包括发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合本制度规定，发票相关资料是否完整、准确等。2.各部门应积极配合财务部的监督检查工作，提供必要的资料和信息。对于检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况反馈给财务部。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。对于因违规行为给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.如发现存在故意开具或取得虚假发票、虚开发票等严重违反税收法律法规的行为，公司将依法追究相关人员的法律责任，并积极配合税务机关等执法部门的调查处理工