戏剧家协会办公用品采购实施办法

戏剧家协会办公用品采购实施办法

一、总则1.目的：为加强戏剧家协会办公用品采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保办公用品及时供应，满足协会日常工作需要，特制定本实施办法。2.适用范围：本办法适用于戏剧家协会机关及所属各部门办公用品的采购活动。3.采购原则：办公用品采购应遵循公开、公平、公正、择优和诚信的原则，注重质量和性价比，降低采购成本。二、采购组织与职责1.采购管理小组：成立戏剧家协会办公用品采购管理小组，由协会分管行政工作的领导担任组长，成员包括行政主管部门负责人、财务部门负责人等。采购管理小组负责审议办公用品采购计划、确定采购方式、审批采购合同等重大事项。2.行政主管部门：行政主管部门作为办公用品采购的具体执行部门，负责编制采购计划、组织采购活动、验收办公用品、管理库存等工作。3.财务部门：财务部门负责审核采购预算、监督采购资金使用、办理采购资金结算等工作。4.使用部门：各使用部门负责提出办公用品需求，协助行政主管部门进行验收，合理使用和保管办公用品。三、采购预算与计划1.预算编制：每年末，各使用部门根据下一年度工作任务和实际需求，编制办公用品需求预算，报行政主管部门汇总。行政主管部门结合协会实际情况和历年采购数据，编制年度办公用品采购预算，报财务部门审核。财务部门审核后报采购管理小组审议，经协会领导批准后纳入协会年度预算。2.采购计划：行政主管部门根据批准的年度采购预算，结合各部门实际需求，制定季度和月度办公用品采购计划。采购计划应明确采购项目、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。对于临时性办公用品需求，使用部门应填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人签字后报行政主管部门，行政主管部门根据情况安排采购。四、采购方式1.集中采购：对于批量较大、通用性强的办公用品，如纸张、墨盒、文件夹等，实行集中采购。行政主管部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合格的供应商，签订年度集中采购合同。各部门根据需求从集中采购供应商处采购办公用品。2.分散采购：对于金额较小、临时性的办公用品采购，可由行政主管部门按照相关规定，在协会确定的定点供应商处进行分散采购。分散采购应遵循货比三家的原则，确保采购价格合理、质量可靠。3.紧急采购：因特殊情况需要紧急采购办公用品的，使用部门应填写《紧急办公用品采购申请表》，说明采购原因、采购项目、数量、预算金额等，经部门负责人和协会领导批准后，由行政主管部门及时采购。五、供应商管理1.供应商选择：行政主管部门应建立供应商库，通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商纳入供应商库。供应商应具备合法的经营资格，具有良好的商业信誉和售后服务能力。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。3.供应商合作：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。加强与供应商的沟通与合作，及时解决采购过程中出现的问题。六、采购流程1.采购申请：各使用部门根据工作需要，填写《办公用品采购申请表》，详细注明采购项目、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字后提交行政主管部门。2.采购审批：行政主管部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，审核通过后报采购管理小组审批。对于预算内的采购申请，采购管理小组根据情况进行审批；对于预算外的采购申请，需经协会领导特别批准。3.采购实施：行政主管部门根据审批意见，按照确定的采购方式组织采购活动。在采购过程中，应严格遵守相关法律法规和采购程序，确保采购活动的合法性和公正性。4.合同签订：采购完成后，行政主管部门与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，以及产品质量、价格、交货期、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门备案。5.验收与入库：供应商按照合同约定将办公用品送达指定地点后，行政主管部门组织使用部门进行验收。验收内容包括产品的规格型号、数量、质量等。验收合格后，填写《办公用品验收单》，办理入库手续。对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。6.付款结算：财务部门根据采购合同、验收单等相关凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金支付的安全和合规。七、库存管理1.库存登记：行政主管部门设立专门的办公用品仓库，配备专人负责库存管理。对入库的办公用品进行详细登记，建立库存台账，记录办公用品的名称、规格型号、数量、入库日期、供应商等信息。2.库存盘点：定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结束后，编制《库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况进行说明，并及时调整库存台账。3.库存保管：加强库存办公用品的保管，按照办公用品的性质和特点，分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作。定期对库存办公用品进行检查，及时清理过期、损坏的办公用品。4.库存领用：各部门根据工作需要，填写《办公用品领用单》，经部门负责人签字后到仓库领用办公用品。仓库管理人员按照领用单发放办公用品，并在库存台账上进行登记。八、监督与检查1.内部监督：协会内部审计部门负责对办公用品采购活动进行监督检查，检查内容包括采购计划的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、库存管理等方面。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.投诉处理：建立投诉处理机制，接受协会内部员工和供应商的投诉。对于投诉事项，应及时进行调查核实，依法依规处理，并将处理结果反馈给投诉人。3.责任追究：对在办公用品采购过程中违反法律法规和本办法规定的单位和个人，将按照有关规定追究责任。对因违规采购造成经济损失的，依法追究相关人员的赔偿责任。九、附则1.本办法由戏剧家协会行政主管部门负责解释。2.本办法自发