合同审查与签署标准化操作流程

合同审查与签署标准化操作流程一、适用业务场景本流程适用于企业/组织在日常运营中各类合同的审查、审批与签署管理，涵盖但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作协议（项目合作、代理加盟）、租赁合同（场地、设备）、保密协议、劳动合同等。涉及业务部门（采购部、销售部、项目部等）、法务部、行政部及管理层等多角色协同，旨在规范合同全生命周期管理，防范法律风险，提高签约效率。二、标准化操作步骤（一）合同发起与资料准备操作内容：业务部门根据合作需求，拟定合同草案，并同步收集以下基础资料：合作方主体资格证明（如营业执照复印件、组织机构代码证，需加盖对方公章）；授权委托书（若签约人非法定代表人，需提供法定代表人签字并加盖公章的授权委托书，注明委托事项和权限）；项目背景资料（如招投标文件、会议纪要、需求说明书等，用以明确合同签订目的和核心条款）；企业内部审批单（根据合同金额或类型，需提前完成部门负责人初审）。责任部门/人：业务经办人、业务部门负责人输出成果：合同草案（含Word/PDF版本）、合作方资质材料、项目背景资料、内部审批单（二）前置审核：基础信息与合规性初检操作内容：业务部门负责人或指定审核人对合同草案及资料进行前置审核，重点核查：合同主体信息是否完整（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等，与营业执照一致）；合同标的、数量、金额、履行期限、付款方式等核心商务条款是否与内部审批单、项目背景资料一致；是否存在明显法律风险条款（如“一方免责”“争议管辖约定不明”等）或表述歧义；合作方资质是否在有效期内，是否存在经营异常或失信记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道初步核查）。责任部门/人：业务部门负责人、指定初审人输出成果：前置审核意见表（明确“通过”“修改后通过”或“需补充资料”，并标注修改建议）（三）法务审查：合法性与风险控制专项审核操作内容：法务部门收到完整资料后，对合同进行专业审查，重点把控：主体资格：合作方是否具备签订合同的法律资格（如特殊行业需经营许可证、资质证书等）；条款合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权利义务对等性：双方权利、义务、责任是否明确、对等，避免“霸王条款”；违约责任：违约情形是否具体、量化，违约金是否合理（不超过实际损失的30%），争议解决方式（仲裁/诉讼）是否明确且有效；特殊条款：知识产权归属、保密义务、不可抗力、合同解除等条款是否完整、可执行。责任部门/人：法务审查人*输出成果：法务审查意见书（逐条列明审查意见，标注“保留”“修改”“删除”建议，并说明法律依据）（四）业务确认与修订操作内容：业务部门收到法务审查意见后，根据意见与对方协商修订合同草案，重点处理：对法务提出的“修改建议”逐项回应，明确是否采纳及修改理由；若对方对条款有异议，需协调并达成一致，形成修订说明；修订后的合同草案需再次提交法务确认（若涉及重大修改，可启动二次审查）。责任部门/人：业务经办人、法务审查人输出成果：修订版合同草案（修订处需标注红色或批注）、修订说明（五）签署审批：权限管理与最终确认操作内容：根据合同金额、类型及企业内控权限，履行最终审批流程：分级审批标准（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人*+法务审查人*；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人*+法务审查人*+分管副总*；金额＞50万元：业务部门负责人*+法务审查人*+分管副总*+总经理*。审批人需核查：合同文本是否与最终修订版本一致，审批流程是否完整，风险是否可控。责任部门/人：各层级审批人*输出成果：合同签署审批表（各审批人签字确认，注明审批意见）（六）合同签署与用印管理操作内容：审批通过后，由行政部或指定人员负责签署与用印：签署方式：纸质合同：打印一式X份（根据合作方数量+企业存档需求），双方在每一页签字盖章（骑缝章必须加盖）；电子合同：通过合法电子签名平台（如e签宝、法大大等）签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力。用印规范：合同文本需与审批版本完全一致，严禁擅自修改后用印；用印前需核对签署人身份（法定代表人/授权委托人），留存授权委托书原件；在合同关键位置（如首页、尾页、签字页、金额条款处）加盖企业公章或合同专用章，做到“骑缝章、正本章”齐全。责任部门/人：行政部用印管理员、签约代表输出成果：已签署的合同正本、电子合同存档文件（七）合同归档与执行跟踪操作内容：签署完成后，完成归档并启动执行跟踪：归档管理：纸质合同：正本由行政部统一归档（按“合同编号-年份-类型”分类存放），副本交业务部门、财务部门存档；电子合同：至企业合同管理系统，同步备份至云端及本地服务器，保证数据安全；归档资料包括：合同正本/副本、签署审批表、法务审查意见书、合作方资质材料、修订说明等。执行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），及时录入合同管理系统，若发觉履约风险（如对方违约），需第一时间上报法务部门及管理层。责任部门/人：档案管理员、业务经办人输出成果：合同档案（纸质+电子）、合同执行台账三、关键模板表格（一）合同信息登记表合同编号合同名称合同类型（采购/销售/服务等）甲方信息（名称、统一社会信用代码、联系人）乙方信息（名称、统一社会信用代码、联系人）合同金额（大写/小写）履行期限签订日期经办人*备注（二）法务审查意见表合同编号审查要点审查意见（保留/修改/删除）修改建议/法律依据审查人*审查日期主体资格修改需补充乙方2023年年度审计报告违约责任条款保留违约金比例未超过法定上限争议解决方式修改建议将“由甲方所在地法院管辖”改为“由合同签订地法院管辖”（三）合同签署审批表合同名称合同编号申请部门申请人*申请日期审批事项（金额、类型）部门负责人意见*法务审查意见*分管副总意见*总经理意见*最终审批结果签署日期设备采购合同2024-采购部*2024–金额35万元，采购合同同意修改后通过同意同意同意2024–四、核心注意事项（一）主体资质审查“三查”查“证照”：核实营业执照、许可证等是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的；查“授权”：非法定代表人签约时，必须核对授权委托书（原件），明确委托权限和期限；查“履约能力”：通过公开渠道或实地考察，评估合作方财务状况、商业信誉及履约记录。（二）条款严谨性“四避免”避免模糊表述：如“尽快”“适量”等，需量化为“X个工作日内”“吨±5%”；避免责任空白：明确双方权利、义务，如“乙方应在X月X日前交付货物，并承担运输费用及毁损风险”；避免法律冲突：若合同涉及特殊行业（如建筑、医疗），需同时遵守行业法规；避免遗漏附件：技术标准、图纸、补充协议等附件需与合同一并签署，具有同等效力。（三）签署流程“两必须”必须“先审批、后签署”：严禁未经审批擅自签署合同，或先签署后补流程；必须“文本一致”：最终签署文本需与审批版本完全一致，若有修改需重新履行审批。（四）归档管理“一同步”纸质合同与电子合同需同步归档，保证档案完整性；归档后建立检索台账，便于后续查询、审计或纠纷处理。合同保存期限一般为合同终止后5年，涉及核心业务或长期合作的合同保