2026年建筑工程公司项目差旅费用报销管理制度

2026年建筑工程公司项目差旅费用报销管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司项目人员差旅费用管理，明确报销标准与流程，控制成本支出，保障差旅工作有序开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及公司财务管理制度，结合建筑工程行业项目分布广、差旅任务多的业务特点，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有因项目工作需要出差的人员，包括项目管理人员、技术人员、施工监督人员等，涵盖项目考察、现场施工指导、材料采购、项目验收、商务洽谈等与项目相关的差旅活动产生的费用报销。第三条核心定义本制度所称“项目差旅费用”，是指项目人员因执行项目任务离开常驻地（公司注册地或项目常驻办公地）产生的费用，包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费及其他必要费用。“差旅报销”是指差旅人员按规定流程提交费用凭证，经审核后办理费用支付的活动。第四条基本原则合规性原则：差旅费用支出与报销需符合国家法律法规、公司财务制度及本制度规定，严禁虚报、冒领、套取费用。合理性原则：差旅安排需与项目需求匹配，费用支出遵循“必要、节约”原则，优先选择经济、便捷的交通与住宿方式。及时性原则：差旅人员应在差旅结束后规定时限内提交报销申请，避免费用积压；财务部门需及时审核报销材料，按流程支付费用。责任明确原则：差旅人员对报销材料的真实性、完整性负责；审核部门对报销内容的合规性、合理性负责，确保责任落实到人。第二章差旅审批与费用标准第五条差旅审批流程出差申请：项目人员因工作需要出差，需提前填写《项目出差申请表》，明确出差事由、目的地、出差时间、同行人员、预计费用等信息，按审批权限报批。审批权限：（1）项目普通人员出差，由项目负责人审核，部门负责人审批；（2）项目负责人、部门副职及以上人员出差，由分管领导审核，总经理审批；（3）多人同行且包含不同级别人员的，按最高级别人员审批权限办理。特殊情况：紧急项目任务需临时出差无法提前申请的，出差人员需在出差途中通过邮件或办公系统补提申请，出差结束后3个工作日内完善纸质审批手续。第六条交通费标准交通工具选择与报销：（1）飞机：部门副职及以上人员可乘坐经济舱，普通人员原则上乘坐火车硬卧或高铁二等座；因项目紧急或路途遥远（超过12小时车程）需乘坐飞机的，普通人员需经分管领导审批，凭机票及登机牌报销。（2）火车：部门副职及以上人员可乘坐高铁一等座或火车软卧，普通人员可乘坐高铁二等座、火车硬卧；超过8小时车程可选择卧铺，未选择卧铺的不额外补贴。（3）汽车：长途汽车凭正规车票报销；自驾出差需提前申请，经部门负责人审批，按每公里0.8元报销燃油费，过路费凭票据报销，同时不再报销其他市内交通费。报销要求：交通费需凭正规发票报销，发票需注明出发地、目的地、日期、金额等信息；往返交通费用按实际出差路线报销，不得报销与差旅无关的交通费用。第七条住宿费标准住宿标准：（1）一线城市（直辖市、省会城市、计划单列市）：部门副职及以上人员每人每天不超过400元，普通人员每人每天不超过300元；（2）二线及以下城市（其他地级市、县城）：部门副职及以上人员每人每天不超过350元，普通人员每人每天不超过260元；（3）两人同行且性别相同的，需同住标准间，报销金额按两人合计标准的80%执行；单人出差或异性同行的，按单人标准报销。报销要求：住宿费需凭酒店开具的增值税发票报销，发票需注明住宿人姓名、住宿时间、房间类型、金额等信息；实际住宿费用低于标准的，按实际金额报销；高于标准的，超出部分由个人承担（特殊情况如项目会议指定酒店，需提前审批，可按实际金额报销）。第八条伙食补助费与市内交通费标准伙食补助费：按出差自然天数计算，每人每天100元，实行定额补助，不凭发票报销；出差期间已享受项目甲方提供免费餐饮的，当天不发放伙食补助费。市内交通费：按出差自然天数计算，每人每天80元，实行定额补助，不凭发票报销；出差期间乘坐公司安排车辆或自驾的，当天不发放市内交通费；因项目需要产生的特殊交通费用（如往返项目工地的包车费），凭正规发票报销，同时扣减当天市内交通补助。第九条其他费用标准差旅期间因项目需要产生的复印费、打印费、邮寄费等，凭正规发票报销，需在发票备注栏注明用途；差旅期间发生的突发疾病医疗费用，按公司医疗保险相关规定处理，不纳入差旅费用报销范围；严禁报销娱乐、购物、礼品等与项目差旅无关的费用。第三章报销流程与材料要求第十条报销时限项目人员差旅结束后10个工作日内，需完成报销申请提交；因特殊情况（如票据丢失、项目紧急）无法按时提交的，需提前向财务部门说明，经同意后可延长至15个工作日，逾期未提交且无正当理由的，财务部门有权不予受理。第十一条报销材料要求基础材料：《项目差旅费用报销单》（需填写完整差旅信息、费用明细、合计金额，本人签字确认）、《项目出差申请表》复印件；费用凭证：（1）交通费：飞机票、火车票、汽车票等正规发票，自驾出差需提供燃油费、过路费发票；（2）住宿费：酒店增值税发票及住宿清单；（3）其他费用：对应的正规发票，需注明用途；材料要求：所有发票需真实、完整，字迹清晰，无涂改痕迹；发票抬头需为公司全称，纳税人识别号准确；电子发票需打印纸质版并加盖公司财务章（或电子签章），同时提供电子档备查。第十二条报销审核流程部门审核：差旅人员将报销材料提交所在部门负责人，部门负责人审核差旅事由的真实性、费用明细与出差任务的匹配性，审核通过后签字确认，提交财务部门。财务初审：财务部门审核人员对报销材料进行初审，重点检查发票真伪、金额计算准确性、材料完整性，不符合要求的，一次性告知差旅人员补充或修改；符合要求的，提交财务负责人复审。财务复审：财务负责人对初审通过的报销材料进行复审，检查费用标准执行情况、审批流程完整性，复审通过后签字确认，提交总经理（或授权人）审批。最终审批：总经理（或授权人）对报销材料进行最终审批，重点关注大额费用或特殊情况的合理性，审批通过后，财务部门按公司付款流程办理费用支付。第十三条特殊情况处理票据丢失：差旅人员丢失交通或住宿发票，需提交《票据丢失情况说明》，注明丢失票据的类型、金额、日期、原因等信息，经部门负责人审核、财务负责人批准后，可按以下方式处理：（1）丢失飞机票、火车票的，可凭购票平台截图（加盖公司公章）或航空公司、铁路部门出具的证明，按实际费用或标准报销；（2）丢失住宿费发票的，可凭酒店出具的消费明细（加盖酒店公章），按标准报销，实际费用低于标准的，按实际金额报销。超标费用：因项目特殊需求产生的超标费用，差旅人员需提交《超标费用说明》，注明超标原因、金额，经部门负责人审核、分管领导审批后，财务部门按审批意见报销。第四章监督检查与责任追究第十四条监督检查方式日常检查：财务部门每月对差旅报销材料进行抽查，检查发票真实性、流程合规性、标准执行情况，形成抽查报告；专项检查：公司审计部门每季度开展差旅费用专项检查，重点核查大额报销、高频出差人员的费用情况，检查结果向总经理办公会汇报；举报监督：公司设立差旅费用违规举报渠道（电话、邮箱），接受员工举报，对举报线索属实的，给予举报人适当奖励。第十五条违规情形与责任追究有下列情形之一的，责令差旅人员退回违规费用，给予通报批评：（1）报销材料不完整，如缺少发票、审批单，经提醒后仍未补充的；（2）超标准报销且无正当理由，或未按规定扣减补助的；（3）差旅结束后逾期提交报销申请，无正当理由的。有下列情形之一的，责令差旅人员退回违规费用，扣减当月绩效工资的10%-30%：（1）使用虚假发票、伪造票据报销的；（2）虚报差旅天数、人数，多领补助的；（3）报销与项目差旅无关的费用，如私人购物、娱乐费用的。有下列情形之一的，除责令退回违规费用外，给予降职、撤职处分，情节严重的解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（1）多次虚报、冒领差旅费用，累计金额超过5000元的；（2）与外部单位串通，套取差旅费用，损害公司利益的；（3）审核人员故意包庇、纵容违规报销行为，或在审核