古典乐演奏工作室演出道具管理办法

古典乐演奏工作室演出道具管理办法

一、总则（一）目的为加强本古典乐演奏工作室演出道具的管理，确保道具在演出中发挥良好作用，提升演出质量，同时保障道具的合理使用、妥善维护与安全存储，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于工作室所有演出活动中涉及的各类道具，包括但不限于乐器配件、舞台装饰道具、特殊音效道具等，以及参与演出道具管理、使用的所有工作人员。（三）管理原则1.统一管理原则：演出道具由工作室指定的专门部门进行统一管理，确保管理的一致性和规范性。2.责任到人原则：明确道具管理各环节的责任人，确保每件道具都有专人负责，避免管理漏洞。3.注重维护原则：加强对道具的日常维护和保养，延长道具使用寿命，降低使用成本。4.安全第一原则：始终将道具使用过程中的安全问题放在首位，确保演出人员和观众的安全。二、道具采购管理（一）采购计划制定1.需求收集：演出策划团队、演奏人员以及舞台设计团队等根据演出需求，提前向道具管理部门提交道具需求清单，详细说明所需道具的种类、规格、数量、用途等信息。2.评估审核：道具管理部门对各部门提交的需求清单进行汇总和评估，结合工作室现有道具情况，判断是否需要采购新道具。对于必要性存疑的道具需求，与相关部门进行沟通确认。3.计划制定：根据评估结果，制定详细的道具采购计划，包括采购预算、采购时间、采购渠道等内容。采购计划需报工作室领导审批通过后执行。（二）采购流程1.供应商选择：道具采购人员通过多种渠道寻找合适的供应商，对供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，建立合格供应商名录。在采购时，优先从合格供应商中选择。2.采购谈判：采购人员与选定的供应商就道具的价格、规格、交货期、质量标准等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程需做好记录，形成谈判纪要。3.合同签订：谈判达成一致后，采购人员按照工作室合同管理规定，与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括道具的详细信息、价格、交货方式、验收标准、付款方式等内容。4.采购执行：采购人员负责跟进采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付道具。如遇供应商无法按时交货或出现质量问题等情况，及时采取相应措施，如协商解决、更换供应商等。三、道具验收管理（一）验收准备1.成立验收小组：道具到货前，由道具管理部门牵头，组织演出相关部门人员成立验收小组，明确验收人员的职责分工。2.熟悉验收标准：验收小组人员认真学习道具采购合同中的验收标准，熟悉道具的规格、质量要求等信息，确保验收工作的准确性和规范性。（二）验收内容1.数量验收：根据采购合同和送货清单，对到货道具的数量进行清点，确保数量准确无误。对于数量不符的情况，及时与供应商沟通核实。2.质量验收：按照验收标准对道具的质量进行检查，包括外观、材质、性能等方面。检查道具是否有损坏、缺陷，是否符合演出使用要求。对于需要进行性能测试的道具，安排专业人员进行测试。3.资料验收：检查供应商提供的道具相关资料，如产品说明书、质量检验报告、保修卡等是否齐全。（三）验收结果处理1.验收合格：验收小组填写验收报告，注明验收合格，并签字确认。验收合格的道具办理入库手续，进入工作室道具库存管理环节。2.验收不合格：对于验收不合格的道具，验收小组详细记录不合格情况，出具验收不合格报告。及时与供应商沟通，要求供应商采取换货、补货、退货等措施进行处理。如因道具不合格影响演出进度，追究相关采购人员的责任。四、道具库存管理（一）仓库设置与规划1.仓库选址：根据工作室实际情况，选择合适的地点设置道具仓库，确保仓库位置安全、干燥、通风良好，便于道具的存放和搬运。2.区域划分：对仓库进行合理规划，划分不同的区域用于存放不同类型的道具，如乐器配件区、舞台装饰道具区、特殊音效道具区等。同时，设置专门的待检区、退货区等功能区域。3.货架与存储设备配置：根据道具的特点和存储需求，配备相应的货架、货柜、储物箱等存储设备，确保道具摆放整齐、有序，便于管理和查找。（二）入库管理1.入库登记：道具验收合格后，仓库管理人员按照规定的入库流程，及时办理入库手续。在入库登记台账上详细记录道具的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。2.摆放上架：根据道具的分类和存储区域规划，将入库道具摆放到相应的位置上架存储。对于特殊道具，按照其特殊的存储要求进行存放，如防潮、防火、防震等。（三）库存盘点1.定期盘点：仓库管理人员定期对道具库存进行盘点，一般每月或每季度进行一次全面盘点。盘点过程中，认真核对库存实物与入库登记台账，确保账物相符。2.差异处理：如盘点发现账物不符的情况，仓库管理人员及时查找原因，形成盘点差异报告。对于因人为失误等原因造成的差异，追究相关人员的责任；对于因自然损耗等合理原因造成的差异，按照工作室规定进行处理。（四）库存安全管理1.防火防盗：在仓库内配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其处于良好状态。安装防盗设施，如监控摄像头、门禁系统等，加强仓库的安全防范。2.防潮防虫：针对不同道具的特性，采取相应的防潮、防虫措施。如在仓库内放置干燥剂、防虫药等，定期对仓库进行通风换气，保持仓库环境适宜。五、道具使用管理（一）使用申请1.申请流程：演出团队或相关部门因演出需要使用道具时，填写道具使用申请表，注明道具名称、规格、数量、使用时间、使用场次、归还时间等信息，并提交给道具管理部门。2.审批流程：道具使用申请表经所在部门负责人签字同意后，报道具管理部门审批。道具管理部门根据库存情况和演出安排，对申请进行审核，如同意申请，在申请表上签字批准；如库存不足或因其他原因无法批准，及时与申请部门沟通协商解决办法。（二）道具发放1.发放准备：道具管理部门收到批准的道具使用申请表后，安排仓库管理人员按照申请表内容准备道具。对道具进行检查，确保道具的性能和质量符合使用要求。2.交接手续：仓库管理人员与使用部门指定的道具领取人进行道具交接，双方在道具发放登记表上签字确认，注明道具的发放时间、状态等信息。（三）使用过程管理1.使用培训：对于一些特殊或复杂的道具，道具管理部门安排专业人员对使用人员进行使用培训，确保使用人员熟悉道具的操作方法、注意事项等，避免因使用不当造成道具损坏。2.现场监督：在演出过程中，道具管理部门安排专人对道具的使用情况进行现场监督，及时解决使用过程中出现的问题。如发现使用人员违规操作或对道具造成损坏，及时制止并记录相关情况。（四）道具归还1.归还时间要求：使用部门应按照道具使用申请表上注明的归还时间及时归还道具。如因特殊原因需要延长使用时间，需提前向道具管理部门提出申请，经批准后方可延期归还。2.归还验收：道具归还时，道具管理部门对归还的道具进行验收，检查道具的数量、质量、完整性等情况。如发现道具存在损坏、丢失等问题，按照工作室相关规定追究使用部门和责任人的责任。验收合格后，在道具归还登记表上签字确认。六、道具维护与保养管理（一）维护保养计划制定1.分类制定计划：道具管理部门根据道具的种类、使用频率、易损程度等因素，对道具进行分类，并为每类道具制定详细的维护保养计划。维护保养计划包括维护保养的周期、内容、责任人等信息。2.计划审批：维护保养计划报工作室领导审批通过后执行。在执行过程中，根据实际情况可对计划进行适当调整和完善。（二）日常维护保养1.清洁擦拭：仓库管理人员按照维护保养计划，定期对道具进行清洁擦拭，清除道具表面的灰尘、污渍等，保持道具的整洁。2.检查紧固：对道具的零部件进行检查，如发现松动、磨损等情况，及时进行紧固、更换，确保道具的性能和安全性。3.保养处理：对于一些需要特殊保养的道具，如木质乐器配件需要定期上油保养，金属道具需要进行防锈处理等，按照相应的保养方法进行处理。（三）定期检修1.专业检修安排：对于一些技术含量较高或使用年限较长的道具，道具管理部门定期安排专业技术人员进行全面检修。专业检修人员对道具的性能、结构等进行深入检查，发现并排除潜在的问题。2.检修记录与报告：专业检修人员在检修过程中详细记录检修情况，包括发现的问题、处理措施、更换的零部件等信息，形成检修报告。检修报告提交给道具管理部门存档，作为道具维护保养的重要依据。（四）损坏维修1.维修申请：如道具在使用过程中出现损坏，使用部门及时向道具管理部门报告。道具管理部门根据损坏情况填写道具维修申请表，注明道具名称、损坏部位、损坏原因等信息。2.维修安排：道具管理部门根据维修申请表，安排专业维修人员或联系供应商进行维修。对于一些简单的损坏，可由工作室内部维修人员进行维修；对于较为复杂或技术含量高的损坏，送专业维修机构或供应商处维修。3.维修验收：维修完成后，道具管理部门对维修后的道具进行验收，检查维修质量是否符合要求。验收合格后，将道具重新入库或交付使用部门使用。七、道具报废管理（一）报废鉴定1.定期鉴定：道具管理部门定期组织对库存道具进行报废鉴定，一般每年进行一次。鉴定小组由道具管理部门、演出相关部门、财务部门等人员组成。2.鉴定标准：根据道具的损坏程度、使用年限、技术更新等因素，制定道具报废鉴定标准。符合以下条件之一的道具可申请报废：因严重损坏无法修复或修复成本过高；因技术更新换代已无使用价值；已达到规定的使用年限且性能严重下降无法满足演出需求。3.鉴定报告：鉴定小组对每件道具进行评估鉴定，填写道具报废鉴定报告，注明道具名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并签字确认。（二）报废审批1.内部审批：道具报废鉴定报告经鉴定小组签字后，报工作室领导审批。工作室领导根据鉴定报告和工作室实际情况，对道具报废申请进行审批。2.财务核销：审批通过的道具报废申请提交给财务部门，财务部门按照财务管理制度进行相应的账目核销处理，确保资产账目准确无误。（三）报废处理1.回收利用：对于一些虽已报废但仍有部分零部件可利用的道具，道具管理部门安排人员进行拆解，将可利用的零部件进行分类存放，作为维修其他道具的备用材料。2.废品处理：对无回收利用价值的报废道具，按照工作室相关规定进行废品处理。处理