某棒球俱乐部办公设备维护制度

某棒球俱乐部办公设备维护制度

一、总则1.目的本制度旨在加强某棒球俱乐部办公设备的维护与管理，确保办公设备的正常运行，提高设备使用寿命，降低设备故障率，保障俱乐部各项工作的顺利开展，进而提升俱乐部整体运营效率，为会员和客户提供更优质、高效的服务，推动棒球俱乐部事业蓬勃发展。2.适用范围本制度适用于某棒球俱乐部内所有办公设备的维护管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅、文件柜等设备。3.职责分工-行政主管：全面负责办公设备维护制度的制定、监督与执行；协调各部门之间关于办公设备维护的工作；审核办公设备维护预算及费用支出。-设备管理部门：具体负责办公设备的日常维护、维修安排；建立办公设备档案；制定设备维护计划并组织实施；对设备维护人员进行培训和管理。-使用部门：负责本部门办公设备的正确使用和日常清洁；及时报告设备故障情况；配合设备管理部门做好设备维护工作。二、办公设备采购与验收1.采购原则-根据俱乐部实际工作需求和发展规划，合理采购办公设备。优先选择质量可靠、性能稳定、节能环保且符合行业标准的产品。-在采购过程中，充分考虑设备的性价比，通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商，确保采购的办公设备既能满足工作需要，又能为俱乐部节约成本。2.采购流程-使用部门根据工作需要提出办公设备采购申请，填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至行政主管。-行政主管对采购申请进行汇总和审核，结合俱乐部预算和实际情况，确定是否批准采购申请。如批准，将采购申请转交给设备管理部门。-设备管理部门负责对市场进行调研，选择合适的供应商，并进行采购谈判。确定供应商后，签订采购合同，明确设备规格、价格、交货时间、售后服务等条款。3.验收要求-办公设备到货后，设备管理部门应及时组织使用部门、财务部门等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和设备清单，对设备的数量、规格、型号、外观等进行仔细核对。-对设备的性能进行测试，确保设备能够正常运行，满足工作需求。如发现设备存在质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商联系，要求更换或处理。-验收合格后，验收人员应在《办公设备验收单》上签字确认，设备管理部门将设备登记入账，并建立设备档案。三、办公设备档案管理1.档案内容-每台办公设备应建立独立的档案，档案内容包括设备采购申请、采购合同、验收报告、设备说明书、保修卡、维修记录、保养记录、设备变更记录等相关资料。-设备档案应详细记录设备的基本信息，如设备名称、品牌、型号、规格、购置日期、购置价格、使用部门、使用人等。2.档案建立与更新-设备管理部门在设备验收合格后，应及时建立设备档案，并将相关资料整理归档。设备档案应采用纸质和电子两种形式进行保存，方便查阅和管理。-当设备发生维修、保养、变更使用部门或使用人等情况时，设备管理部门应及时更新设备档案，确保档案信息的准确性和完整性。3.档案查阅与借阅-俱乐部内部人员因工作需要查阅或借阅办公设备档案时，应填写《办公设备档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人和设备管理部门负责人批准后，方可查阅或借阅。-查阅档案应在设备管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。借阅档案应按照规定的借阅期限归还，如有损坏或丢失，应承担相应的责任。四、办公设备日常维护1.使用培训-新设备购置安装后，设备管理部门应组织使用部门人员进行设备使用培训，确保使用人员熟悉设备的操作方法、性能特点和注意事项。-使用培训可采用现场培训、集中培训、视频培训等多种方式进行，培训内容应包括设备的基本操作、日常维护、常见故障排除等方面。-使用部门人员应认真参加设备使用培训，掌握设备的正确使用方法，严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当导致设备损坏。2.日常清洁与保养-使用部门负责本部门办公设备的日常清洁和保养工作。办公设备应定期进行清洁，保持设备表面干净整洁，防止灰尘、污渍等影响设备性能。-不同类型的办公设备应根据其特点进行相应的保养。例如，电脑应定期清理机箱内部灰尘，对硬盘进行碎片整理；打印机应定期更换墨盒、硒鼓，清理打印头；办公桌椅应定期检查螺丝是否松动，进行必要的紧固和润滑等。-使用部门应制定办公设备日常清洁和保养计划，明确清洁和保养的周期、内容和责任人，并认真组织实施。设备管理部门应定期对使用部门的设备日常清洁和保养工作进行检查和指导。3.设备检查与巡检-设备管理部门应定期对办公设备进行检查和巡检，及时发现设备存在的问题和隐患。检查和巡检可采用定期全面检查和不定期抽查相结合的方式进行。-定期全面检查应根据设备的使用情况和重要性，制定详细的检查计划，明确检查项目、检查标准和检查周期。检查内容包括设备的外观、性能、运行状况等方面。-不定期抽查可针对重点设备或近期出现问题较多的设备进行，及时发现和解决设备运行过程中出现的突发问题。检查人员应做好检查记录，对发现的问题及时进行处理或报告。五、办公设备维修管理1.故障报告-使用部门在发现办公设备出现故障后，应及时填写《办公设备故障报告表》，详细描述设备故障现象、出现故障的时间、设备使用情况等信息，并提交给设备管理部门。-对于紧急故障，使用部门应立即通知设备管理部门，设备管理部门应及时安排维修人员进行处理，确保设备尽快恢复正常运行。2.维修流程-设备管理部门收到《办公设备故障报告表》后，应及时安排维修人员对故障设备进行检查和诊断，确定故障原因和维修方案。-维修人员根据维修方案进行维修，如需更换零部件，应填写《办公设备零部件更换申请表》，经设备管理部门负责人批准后，从设备备品备件库领取相应的零部件进行更换。-维修完成后，维修人员应填写《办公设备维修记录单》，详细记录维修过程、更换的零部件、维修费用等信息，并由使用部门人员签字确认。3.维修费用管理-办公设备维修费用应纳入俱乐部预算管理，设备管理部门应严格控制维修费用支出，确保维修费用合理、合规。-对于维修费用较高的设备，设备管理部门应组织相关人员进行评估，分析故障原因，确定是否有必要进行维修或考虑更换新设备。-维修费用报销应按照俱乐部财务制度的规定进行，维修人员应提供正规的发票、维修清单等相关资料，经设备管理部门负责人、行政主管、财务部门审核后，方可报销。六、办公设备备品备件管理1.备品备件采购-设备管理部门应根据办公设备的使用情况和维修需求，制定备品备件采购计划，合理储备常用的备品备件。-备品备件采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保采购的备品备件符合设备要求。采购过程应严格按照俱乐部采购流程进行，签订采购合同，明确质量标准、交货时间、售后服务等条款。2.备品备件库存管理-建立备品备件库，对备品备件进行分类存放，标识清晰，便于管理和查找。备品备件库应配备专人负责管理，定期对备品备件进行盘点和清查，确保账物相符。-制定备品备件库存管理制度，明确备品备件的出入库流程、库存盘点周期、安全库存标准等。对于超过保质期或损坏无法使用的备品备件，应及时进行清理和报废处理。3.备品备件领用与归还-使用部门因设备维修需要领用备品备件时，应填写《办公设备备品备件领用申请表》，经部门负责人和设备管理部门负责人批准后，到备品备件库领取。-维修完成后，如有剩余的备品备件，维修人员应及时归还到备品备件库，并填写《办公设备备品备件归还单》。对于丢失或损坏的备品备件，应追究相关人员的责任。七、办公设备报废与处置1.报废条件-办公设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且设备技术性能严重下降，无法满足工作需要，维修成本过高的；因意外事故或自然灾害等原因造成设备严重损坏，无法修复或修复后仍不能正常使用的；技术落后，已被淘汰，且无使用价值和转让价值的；其他经专业技术人员鉴定，确已无法使用或无使用价值的。2.报废申请与审批-使用部门根据办公设备的实际情况，提出报废申请，填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置日期、报废原因等信息，并提交设备管理部门。-设备管理部门收到报废申请后，应组织专业技术人员对设备进行鉴定，确认是否符合报废条件。经鉴定符合报废条件的，设备管理部门应将《办公设备报废申请表》提交行政主管审核，报俱乐部领导审批。3.报废设备处置-经批准报废的办公设备，设备管理部门应按照国家有关规定和俱乐部的要求，进行妥善处置。可采取拍卖、变卖、捐赠、拆解等方式进行处理。-报废设备处置收入应按照俱乐部财务制度的规定，及时足额上缴财务部门，纳入俱乐部统一核算和管理。设备管理部门应做好报废设备处置记录，包括处置方式、处置时间、处置收入等信息。八、附则1.制度解释权本制度由某棒球俱乐部行政主