曲艺家协会档案资料管理办法

曲艺家协会档案资料管理办法

一、总则1.目的：为加强本曲艺家协会档案资料的科学管理，有效保护和利用档案资料，更好地服务于协会各项工作及曲艺事业发展，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于本曲艺家协会总部及所属各分支机构、代表机构的档案资料管理工作。3.管理原则：档案资料管理遵循集中统一、完整准确、安全保密、便于利用的原则，确保档案资料的真实性、系统性和完整性。二、管理职责1.协会管理层职责协会理事会负责审定档案资料管理工作的方针、政策和规划，协调解决档案资料管理工作中的重大问题，保障档案资料管理工作所需的资源投入。会长对档案资料管理工作负总责，督促各部门履行档案资料管理职责。2.行政主管部门职责行政主管部门作为档案资料管理工作的归口部门，负责制定和完善档案资料管理制度，组织、指导、监督和检查各部门的档案资料管理工作；负责档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等具体业务工作；负责档案资料信息化建设，推动档案资料数字化管理。3.其他部门职责各部门负责本部门档案资料的收集、整理和初步审核工作，定期将应归档的档案资料移交行政主管部门；协助行政主管部门开展档案资料的鉴定、销毁等工作；负责本部门在业务活动中形成的档案资料的日常利用。三、档案资料的范围与分类1.档案资料范围-协会在成立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照等资料。-协会会员资料，包括会员登记表、会员资格审批文件、会员奖惩记录等。-协会各类会议记录、纪要、决议等资料，包括理事会会议、常务理事会会议、会员代表大会等。-协会开展的各类活动资料，如演出活动、培训活动、比赛活动等的策划方案、活动总结、照片、视频等。-协会与其他单位、组织或个人签订的合同、协议等文件。-协会的财务资料，包括财务报表、会计凭证、审计报告等。-协会的宣传资料，如宣传册、海报、新闻报道等。-其他具有保存价值的档案资料。2.档案资料分类-行政管理类：包括协会组织架构、规章制度、人事管理等方面的档案资料。-会员管理类：涉及会员的相关资料。-会议活动类：各类会议和活动产生的资料。-业务合作类：协会对外合作的合同、协议等文件。-财务审计类：财务相关资料。-宣传推广类：协会宣传方面的资料。四、档案资料的收集与整理1.收集要求-各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料收集的及时性、完整性和准确性。-档案资料的收集应涵盖协会各项工作活动的全过程，包括文件的起草、审核、签署、执行等各个环节。-对于电子文件，应同时收集其元数据，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.整理方法-行政主管部门按照档案资料的分类标准，对收集的档案资料进行分类整理。-对纸质档案资料进行编号、编目，编制档案目录，注明档案资料的名称、日期、来源、保管期限等信息。-对电子档案资料进行分类存储，建立电子档案目录，并进行数据备份，防止数据丢失。五、档案资料的归档1.归档时间-各部门应在每年[具体日期]前，将上一年度整理好的档案资料移交行政主管部门归档。-对于临时性、阶段性工作形成的档案资料，应在工作结束后[具体时间]内完成归档。2.归档手续-档案资料移交时，移交部门应填写档案资料移交清单，注明档案资料的名称、数量、日期等信息，双方签字确认。-行政主管部门对归档的档案资料进行审核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回移交部门重新整理。六、档案资料的保管1.保管条件-协会应设立专门的档案资料库房，配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案资料保管环境安全、适宜。-档案资料库房应保持清洁、通风，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。2.保管期限-根据档案资料的重要性和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期（[具体年限]年以上）、短期（[具体年限]年以下）。-行政主管部门定期对档案资料的保管期限进行审查，及时调整保管期限。3.库房管理-档案资料库房应专人管理，管理人员应严格遵守档案资料库房管理制度，未经许可，任何人不得擅自进入库房。-建立档案资料出入库登记制度，详细记录档案资料的出入库时间、名称、数量、用途等信息。七、档案资料的利用1.利用原则-档案资料的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案资料的安全和保密。-优先满足协会内部工作需要，同时在符合规定的前提下，为会员、社会公众提供一定的查阅服务。2.利用手续-协会内部人员查阅档案资料，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，到行政主管部门办理查阅手续。-外单位人员查阅档案资料，应持单位介绍信，说明查阅目的和查阅内容，经协会相关领导审批后，在行政主管部门指定人员陪同下进行查阅。-档案资料一般不外借，确因工作需要外借的，应填写档案资料外借申请表，经协会相关领导审批后，办理外借手续，明确外借期限，并按时归还。3.利用登记-行政主管部门对档案资料的利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、外借期限等信息，以便追溯和统计。八、档案资料的鉴定与销毁1.鉴定工作-行政主管部门定期组织档案资料鉴定小组，对已到保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定小组由行政主管部门、相关业务部门人员组成。-鉴定小组根据档案资料的保存价值、历史意义等因素，对档案资料进行评估，确定是否继续保存或销毁。2.销毁程序-对经鉴定确无保存价值的档案资料，应编制档案资料销毁清册，注明档案资料的名称、数量、日期、来源等信息，报协会相关领导审批。-档案资料销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应有专人监督，并在销毁清册上签字确认。-销毁清册应永久保存，以备查考。九、档案资料的信息化建设1.建设目标-推进档案资料管理的信息化进程，建立数字化档案管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用，提高档案资料管理工作的效率和水平。2.系统功能-数字化档案管理系统应具备档案资料的录入、分类、存储、检索、统计等功能，支持多种格式文件的上传和下载。-实现档案资料的权限管理，根据不同用户的角色和权限，设置相应的访问级别，确保档案资料的安全。3.数据安全-加强数字化档案资料的数据安全保护，采取数据加密、备份恢复、防火墙等技术手段，防止数据泄露、丢失和损坏。-定期对数字化档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。十、培训与监督1.培训工作-行政主管部门定期组织档案资料管理业务培训，提高协会工作人员的档案资料管理意识和业务水平。-培训内容包括档案资料管理法律法规、管理制度、操作技能等方面。2.监督检查-行政主管部门定期对各部门的档案资料管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等环节。-对档案资料管理工作中存在的问题，及时提出整改意见，督促相关部门限期整改。对违反档案资料管理制度的行为，按照协会相关规定进