企业沟通与会议记录标准化模板

企业内部沟通与会议记录标准化模板一、适用沟通与会议场景二、标准化操作流程（一）会前准备阶段明确会议目标与主题组织人需提前梳理会议核心目的（如同步进度、解决问题、决策事项等），清晰定义会议主题，避免议题发散。示例：“主题：Q3市场推广活动进度复盘与问题解决”。确定参会人员与时间地点根据会议内容筛选必要参会人员（含决策人、执行人、相关支持部门），提前3个工作日发出会议通知，明确时间、地点（线上需注明会议与密码）、预计时长。通知内容需包含：会议主题、议程、需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿）。准备会议材料与议程组织人汇总需讨论的议题，按优先级排序制定详细议程，明确每个议题的负责人与预计时长。将议程、相关材料提前1天发给参会人员，保证大家提前熟悉内容，提高会议效率。（二）会中执行阶段签到与开场会议开始前5分钟完成签到（线上会议通过会议软件“签到”功能，线下会议由专人记录参会人员到岗情况）。主持人开场时重申会议目标、议程及时长要求，提醒会议纪律（如手机静音、聚焦议题）。按议程逐项讨论各议题负责人简要汇报核心内容（含进展、问题、需协调资源），参会人员围绕议题发言，避免偏离主题。对关键讨论点（如分歧点、解决方案）进行实时记录，明确各方观点与依据。记录关键内容与决议记录人需同步记录：①各议题讨论要点；②达成的共识或决议；③未解决的问题及后续方向。涉及决策事项时，需明确决策依据（如数据支持、政策要求）及决策人意见。确认决议与待办任务每个议题讨论结束后，主持人总结决议内容，记录人同步确认“待办任务”（包括任务描述、负责人、截止时间），避免模糊表述。示例：“任务：优化活动落地页文案；负责人：*（市场部）；截止时间：X月X日”。（三）会后整理阶段整理会议记录会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记整理正式记录，内容需客观、简洁，包含：会议基本信息、议程、讨论要点、决议事项、待办任务（含负责人与截止时间）、附件材料清单。对存疑或需补充的信息，及时与参会人确认，保证记录准确性。审核与分发整理完成后，提交主持人审核（重点核对决议与待办任务的准确性），审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员及相关抄送人（如部门负责人、项目组）。分发渠道：企业内部通讯工具（如钉钉、企业）邮件或协同办公平台，保证可追溯。跟进待办事项记录人需在截止时间前1天提醒负责人，任务完成后更新“待办状态”（如“进行中”“已完成”“延期”）。涉及跨部门任务，由组织人协调资源，保证任务顺利推进；未按时完成的任务，需在下次会议中说明原因。三、会议记录模板结构模块内容说明示例会议基本信息记录名称、日期、时间、地点（线上/线下）、主持人、记录人、参会人员（部门+姓名+职务）记录名称：Q3市场推广活动进度会；日期：2023年X月X日；地点：3号会议室；主持人：（市场部经理）；记录人：（市场部专员）会议议程按顺序列出讨论议题及预计时长1.活动进度汇报（20分钟）；2.问题反馈与解决（30分钟）；3.下阶段计划确认（10分钟）讨论内容分议题记录发言要点、分歧点、解决方案议题1：活动进度汇报；（活动负责人）：目前物料设计完成80%，因供应商产能问题延迟2天；（渠道经理）：建议协调备用供应商，保证按时交付决议事项明确每项决议的内容与依据决议：协调*（设计部）协助对接备用供应商，保证物料X月X日前到位；依据：供应商产能评估结果待办任务任务描述、负责人、截止时间、完成状态（初始为“待启动”）任务：对接备用供应商；负责人：*（活动负责人）；截止时间：X月X日；状态：待启动附件说明列出会议中提及的文件名称（如数据报表、方案PPT）附件：1.《Q3活动进度报表》；2.《供应商产能评估报告》备注其他需说明的事项（如下次会议时间、未解决问题后续跟进方向）备注：下次会议时间：X月X日14:00；未解决问题：活动预算调整需提交财务部审核四、使用关键提示信息准确性优先记录人需保证参会人员、任务负责人、时间节点等关键信息无误，对不确定内容（如专业术语、数据）及时与发言方确认，避免主观臆断。责任到人，避免模糊待办任务需明确具体负责人，避免使用“相关部门”“尽快”等模糊表述，截止时间需精确到“日”，便于后续跟进。及时性与闭环管理会后记录整理、分发、提醒需严格按时限完成，形成“会前-会中-会后”闭环，保证任务落地有跟踪、结果有反馈。保密与分类归档涉及敏感信息（如未公开决策、财务数据）的会议记录，需标注“内部保密”，仅限参会人员及必要知情人查阅；会议记录按“年份-月份-会