企业采购审批及预算控制流程表

企业日常采购审批及预算控制流程工具指南一、适用范围与核心目的本工具适用于企业各类日常采购活动，包括但不限于办公设备、耗材、生产原材料、服务外包（如保洁、维修）等非大宗采购场景。核心目的在于通过标准化流程规范采购行为，保证每笔支出均在预算范围内，实现资金合理配置，同时明确各环节责任，提升采购效率与合规性。二、全流程操作步骤详解步骤1：采购需求发起与初步审核操作主体：需求部门申请人（*）操作内容：申请人根据部门实际需求，填写《标准化采购申请审批表》（见模板表格），详细注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途及预算科目（如“办公费-耗材”“生产成本-原材料”）。附件需附上至少2家供应商的报价单（或市场调研价格说明），保证价格合理性；若为服务类采购，需提供服务需求说明书。提交至部门负责人（*）进行初步审核，重点核对采购必要性、数量合理性及是否符合部门年度工作计划。输出结果：部门负责人签字确认的《采购申请审批表》。步骤2：预算余额核查与合规性确认操作主体：财务部预算专员（*）操作内容：接到部门提交的申请后，通过企业预算管理系统（或Excel预算台账）核查对应预算科目的剩余额度，保证预估总价≤预算余额。若预算不足，需反馈申请人：若为紧急采购，按预算调整流程（另行规定）申请追加；若为非紧急，建议暂缓或调整采购方案。预算充足时，在审批表“预算核查”栏签字确认，并标注预算执行比例（如“已使用60%，剩余40%”）。输出结果：财务部预算核查意见。步骤3：采购审批权限分级执行操作主体：采购部经理（）、分管领导（）、总经理（*）操作内容：根据采购金额分级审批（示例，企业可自行调整金额标准）：小额采购（预估总价≤5000元）：由采购部经理（*）审核，重点确认供应商资质（如营业执照、相关许可证）及报价是否符合市场价，审批后直接进入步骤4。中额采购（5000元＜预估总价≤50000元）：采购部经理审核后，提交分管领导（*）审批，需额外说明供应商选择理由（如比选结果、长期合作优势）。大额采购（预估总价＞50000元）：需经分管领导审核、总经理（*）最终审批，必要时需提交采购委员会集体讨论。输出结果：对应审批权限人的签字审批表。步骤4：供应商选择与订单下达操作主体：采购部专员（*）操作内容：根据审批通过的采购需求，从合格供应商库（或通过公开比选、询价）确定最终供应商，优先选择性价比高、服务稳定的合作方。与供应商签订采购合同（或订单），明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、验收标准及付款方式（如“验收合格后30日内付款”）。将采购合同复印件、《采购申请审批表》一同归档，并在企业采购登记台账中记录订单号、供应商名称、金额等信息。输出结果：签订的采购合同/订单、采购登记台账更新。步骤5：物品/服务验收与确认操作主体：需求部门验收人（）、采购部专员（）操作内容：供应商交付物品/服务后，需求部门组织验收（如为物品，需核对数量、规格、质量；如为服务，需确认服务内容是否符合约定标准）。验收合格，验收人（*）在《验收单》签字确认；若不合格，需注明问题并反馈采购部，由采购部与供应商协商退换货或解决方案。采购部专员（*）将《验收单》与采购合同、审批表一并留存，作为后续付款依据。输出结果：签字确认的《验收单》。步骤6：付款申请与财务审核操作主体：财务部会计（）、出纳（）操作内容：采购部专员（*）凭审批完整的《采购申请审批表》《采购合同》《验收单》及供应商开具的合规凭证（如收据/结算单，避免直接使用“发票”一词），向财务部提交付款申请。财务部会计（*）审核单据完整性（是否齐全）、金额准确性（是否与合同、验收单一致）及付款合规性（是否符合企业付款流程），审核无误后签字。出纳（*）根据审批通过的付款申请，通过银行转账或支票方式向供应商付款，并在付款登记台账中记录付款日期、金额、对方账户等信息。输出结果：完成付款、付款凭证及台账更新。步骤7：资料归档与流程闭环操作主体：采购部专员（）、财务部档案管理员（）操作内容：采购部将本次采购全流程资料（申请表、审批表、合同、验收单、付款凭证复印件）整理成册，按“采购申请单号+日期”命名后归档保存，保存期限不少于3年。财务部将付款凭证、预算执行记录等财务资料同步归档，保证账实一致。输出结果：完整采购档案归档。三、标准化采购申请审批表单采购申请单号申请部门申请人联系方式申请日期预算科目采购物品/服务名称规格型号/服务内容单位数量预估单价（元）预估总价（元）采购用途说明供应商信息（至少2家）名称报价（元）联系人/电话优势说明部门负责人审核□同意采购，必要性与合理性属实□不同意，理由：签字：__________日期：______预算核查（财务部）□预算充足，余额：______元□预算不足，建议：__________签字：__________日期：______采购部审批□同意采购，供应商选择合规□需补充材料：签字：__________日期：______分管领导审批□同意□不同意，理由：签字：__________日期：______总经理审批（大额采购必填）□同意□不同意，理由：签字：__________日期：______订单号交付日期验收情况□验收合格，验收人：__________日期：______□验收不合格，问题说明：__________验收人：__________日期：______付款申请号实际付款金额（元）备注四、执行关键要点与风险规避预算刚性控制：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，需提前履行预算调整流程，避免临时突击采购导致资金风险。审批权限明确：严格按照金额分级审批，不得越权审批或简化流程，保证各环节责任可追溯。供应商管理规范：优先从合格供应商库选择，定期对供应商履约情况（如质量、交期）进行评估，建立“优进劣出”机制。信息真实准确：申请人需对采购信息（数量、用途、预估价）真实性负责，虚