2026年蔬菜种植公司财务印章使用与保管管理制度

2026年蔬菜种植公司财务印章使用与保管管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司财务印章的刻制、备案、使用与保管全流程，明确各环节权责，防范印章滥用、丢失、盗用等风险，保障公司资金安全、财务核算合规及对外业务合法有效，结合公司蔬菜种植业务涉及的财务场景（如农资采购付款、鲜菜销售票据开具、银行账户结算），制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有财务类印章，包括：财务专用章（用于银行结算、票据开具）、法定代表人印章（简称“法人章”，配合财务专用章使用）、发票专用章（用于发票开具）、出纳专用章（用于现金/银行存款日记账签章）、财务负责人印章（用于财务审批文件签章）；涉及财务部（印章管理归口部门）、所有需使用财务印章的业务部门（如采购部、销售部）及印章保管、使用人员；不适用于行政公章、合同专用章等非财务类印章（按公司《行政印章管理制度》管理）。第三条管理部门财务部为财务印章管理的主导部门，负责印章的刻制申请、备案、启用登记、日常保管监督及使用审核；印章保管人由财务部指定专人担任（需签订《财务印章保管保密承诺书》），不得由非财务人员或兼职人员保管；公司财务负责人负责审批印章刻制、销毁申请及大额业务（如50万元以上付款）的印章使用；审计部每季度对印章使用与保管情况进行监督检查，确保制度执行。第二章财务印章刻制与备案第四条印章刻制要求刻制依据：财务印章刻制需以公司合法经营资质为依据，其中财务专用章、法人章需按主管税务机关、开户银行要求的规格刻制（如财务专用章需包含公司全称、“财务专用章”字样及税务登记号）；发票专用章需符合国家税务总局规定的尺寸与样式（直径4厘米，包含公司名称、纳税人识别号、“发票专用章”字样）。禁止私自刻制：任何部门或个人不得擅自刻制财务印章，确需新增或更换印章（如印章磨损、公司名称变更），需由财务部提交《财务印章刻制申请单》，注明刻制原因、印章类型、规格要求，经财务负责人审核、总经理审批后，方可执行。刻制机构：需选择经公安部门备案的正规印章刻制机构，刻制完成后需索取机构出具的《印章刻制备案证明》，不得委托无资质机构刻制，避免印章无效。第五条印章备案与启用备案流程：印章刻制完成后3个工作日内，财务部需携带《印章刻制备案证明》、公司营业执照副本、经办人身份证，到主管税务机关（发票专用章）、开户银行（财务专用章、法人章）及公司所在地公安部门治安管理科办理备案，获取备案回执（如《发票专用章备案回执》《印章治安管理信息系统备案证明》），备案信息需与印章实际样式、刻制机构信息一致。启用登记：备案完成后，财务部需在《财务印章管理台账》中登记印章信息，包括印章类型、刻制日期、备案日期、备案机构、启用日期、保管人，同时留存印章清晰印模（盖在台账对应位置）；启用前需组织相关人员（保管人、使用人）熟悉印章使用规范，未完成备案或启用登记的印章不得使用。旧章处理：更换印章时，需将旧印章交回财务部，由财务负责人监督剪角作废（剪角位置需破坏印章关键信息，如文字或编号），填写《财务印章销毁记录表》，注明销毁日期、方式（如“剪角后交由废品处理机构销毁”）、监交人，严禁旧章私自留存或丢弃。第三章财务印章保管规范第六条保管分工与责任分工原则：实行“分开保管、相互监督”，财务专用章由财务部会计主管保管，法人章由财务部出纳保管（严禁一人同时保管财务专用章与法人章，避免单人操作资金支付）；发票专用章由财务部开票专员保管；出纳专用章由出纳本人保管；财务负责人印章由财务负责人自行保管或指定专人保管（需与财务专用章保管人分开）。保管责任：保管人需妥善保管印章，不得转借他人、随意放置或带出办公场所（如确需带出，需经财务负责人审批，且由两人同行，确保印章不离视线）；每日下班前需检查印章是否归位（如放入保险柜），节假日需将印章锁入公司专用保险柜，由双人分别保管保险柜钥匙与密码，不得带回家中保管。保密要求：保管人需对印章使用范围、审批流程严格保密，不得向无关人员透露印章保管位置、使用频次，不得在非工作场合讨论印章相关事宜，防止信息泄露导致风险。第七条保管环境与检查环境要求：印章需存放在财务部专用保险柜（具备防火、防盗功能），保险柜需放置在监控覆盖区域，密码需定期更换（每3个月1次），钥匙或密码仅限保管人掌握；保险柜内不得存放与印章无关的物品（如现金、私人财物），避免混淆或丢失。日常检查：保管人需每日上班后检查印章外观（是否有磨损、篡改痕迹）、数量（是否与台账一致），发现异常（如印章边缘缺损、保险柜有撬动痕迹）需立即向财务负责人报告，不得自行处理；每月底由财务负责人组织对所有财务印章进行盘点，核对《财务印章管理台账》与实际印章，确保账实一致，填写《财务印章盘点记录表》。交接管理：保管人因离职、调岗需移交印章时，需提前3个工作日提交《财务印章交接申请》，在财务负责人监交下，与接任人共同核对印章信息、印模，填写《财务印章交接记录表》，注明交接日期、印章类型、数量、状态，交接双方与监交人签字确认后，方可完成交接；接任人需重新签订《财务印章保管保密承诺书》，原保管人在交接完成前不得擅自离岗。第四章财务印章使用流程第八条使用申请与审批申请要求：任何部门或个人使用财务印章，需填写《财务印章使用申请表》，注明使用日期、印章类型、使用用途（如“银行转账付款”“开具增值税专用发票”“签订农资采购合同”）、涉及金额（如有）、相关业务凭证编号（如付款单编号、发票号码），并附支撑材料（如付款审批单、合同复印件、发票存根联）。审批权限：①小额业务（如5万元以下付款、日常发票开具）：由部门负责人审核、财务部对应印章保管人复核、财务负责人审批；②大额业务（5万元及以上、10万元以下付款）：需额外经分管领导审批；③重大业务（10万元及以上付款、对外担保或融资文件签章）：需经总经理审批；④特殊业务（如补盖印章、跨部门使用）：需提交专项说明，经财务负责人与总经理共同审批。审批禁止：严禁“先盖章后审批”或“口头审批”，审批人需核实支撑材料真实性（如付款单是否有完整签字、合同是否符合公司规定），对不符合要求的申请，有权驳回，不得随意审批。第九条不同场景使用规范银行结算业务：①转账付款：需凭经审批的《付款申请单》，由出纳核对付款金额、收款方信息后，交由财务专用章保管人盖财务专用章，再由法人章保管人盖法人章，两章缺一不可；②开具银行票据（如汇票、支票）：需在票据指定位置盖章（财务专用章盖在“出票人签章”处，法人章盖在“法定代表人签章”处），不得盖在票据空白处或覆盖票据号码、金额；③银行账户变更：需在银行提供的《账户变更申请书》上加盖财务专用章与法人章，同时附公司证明文件，确保与银行备案信息一致。发票开具业务：开具增值税专用发票或普通发票时，需在发票“销售方盖章”处加盖发票专用章，印章需清晰完整，不得覆盖发票代码、号码、金额，不得在发票联以外的联次（如记账联）重复盖章；电子发票需通过税控系统生成电子签章，不得手动添加发票专用章图片。财务核算与审批：①现金/银行存款日记账：由出纳每日结账后加盖出纳专用章，确保记账记录真实；②财务报表、审计报告：需在报表封面或指定位置加盖财务专用章与财务负责人印章，注明签章日期；③费用报销单：经审批完成后，由财务部在“审核通过”处加盖财务专用章，作为报销付款的依据。对外合同与协议：涉及财务条款的合同（如农资采购合同、鲜菜销售合同），需在合同“乙方（公司）签章”处加盖财务专用章（若合同已盖行政公章，可不再盖财务专用章，具体按合同要求），盖章前需确认合同金额、付款方式、违约责任等财务条款已审核无误。第十条使用登记与追溯登记要求：每次使用印章后，保管人需在《财务印章使用登记薄》中详细记录，包括使用日期、使用人、印章类型、用途、金额、审批人、支撑材料编号，使用人需签字确认，严禁代签或漏记。痕迹留存：纸质材料盖章后，需留存复印件或扫描件（作为《使用登记薄》附件），电子文件盖章（如电子合同）需保存盖章后的完整文件，便于后续追溯；对多次使用同一印章的业务（如连续开具发票），可按批次登记，但需注明批次内的业务明细（如“2026年X月X日开具发票10份，发票号码XXXX-XXXX”）。查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅《财务印章使用登记薄》，需经财务负责人审批，在保管人陪同下查阅，不得涂改、复制登记内容；外部单位（如审计机构、税务机关）需查阅，需出具正式函件，经总经理审批后，由财务部提供指定期间的登记记录复印件。第五章禁止行为与异常处理第十一条印章使用禁止行为严禁滥用印章：不得在空白票据（如空白支票、空白发票）、空白合同或未审批的文件上加盖财务印章；不得为非公司业务（如个人借款、外部单位担保）使用公司财务印章；不得超越权限使用（如出纳私自使用财务专用章）。严禁转借与复制：不得将财务印章转借其他单位或个人使用，不得允许非保管人接触印章；不得私自复制印章（包括扫描件、拓印件），确需使用印章电子档（如电子合同），需经财务负责人审批，且电子档仅用于指定业务，使用后立即删除。严禁擅自销毁：未经审批不得擅自销毁财务印章，旧章或破损印章需按本制度第二章第五条规定处理，不得随意丢弃、焚烧或变卖。第十二条异常情况处理印章丢失/被盗：保管人需立即向财务负责人、总经理报告，在24小时内到当地派出所报案，获取《报案回执》；同时在公司官网、当地主流报刊发布《财务印章遗失声明》，声明“自X年X月X日起，原XX印章作废，任何单位或个人使用该印章产生的法律责任与公司无关”；遗失印章未找回的，需按本制度第二章第四条流程重新刻制备案，同时追究保管人责任（如扣减绩效工资）。印章损毁：印章因磨损、摔落导致无法正常使用的，保管人需提交《财务印章更换申请》，附损毁印章实物，经审批后重新刻制；损毁印章需按旧章处理流程剪角作废，不得继续使用。违规使用发现：发现违规使用印章（如虚盖印章、未经审批使用），需立即停止使用，由财务部、审计部联合调查，查明违规原因、涉及业务及损失；对违规人员，按公司《员工奖惩制度》处理（如警告、扣减绩效、解除劳动合同），涉及违法的（如挪用资金、诈骗），移交司法机关处理。第六章监督与责任追究第十三条内部监督机制日常监督：财务负责人每月需抽查《财务印章使用登记薄》《财务印章管理台账》，核对使用记录与支撑材料一致性（如付款金额与印章使用金额是否匹配），检查保管人是否按规定存放印章，发现问题及时整改。季度审计：审计部每季度开展财务印章专项审计，检查内容包括印章刻制备案合规性、保管分工合理性、使用审批完整性、异常处理及时性，形成《财务印章审计报告》，报总经理审阅；对审计发现的漏洞，需下达《整改通知书》，要求财务部在15个工作日内整改完成。举报机制：鼓励员工对违规使用、保管印章的行为进行举报，举报信息可通过公司内部举报邮箱、电话提交，审计部需对举报信息保密，在7个工作日内核查处理，核查属实的，给予举报人适当奖励（如奖励金额500-2000元，视违规情节轻重调整）。第十四条责任追究标准保管人责任：①未按规定存放印章导致丢失，需承担报案、声明费用，扣减当月绩效工资20%；②私自转借印章导致公司损失，需赔偿损失金额的30%-50%，解除劳动合同；③未及时登记使用记录，扣减当月绩效工资10%。审批人责任：①审批时未核实支撑材料真实性，导致违规盖章，扣减季度绩效工资15%；②对“先盖章后审批”视而不见，给予警告处分，扣减季度绩效工资20%。使用人责任：①伪造审批材料使用印章，立即解除劳动合同，赔偿公司损失；②擅自扩大印章使用范围，扣减当月绩效工资15%，情节严重的移交司法机关。第七章附则第十五条