企业行政公文撰写与审批流程模板

企业行政公文撰写与审批流程模板一、适用场景与公文类型通知：用于传达要求、转发文件、发布规章制度（如《关于2024年端午节放假安排的通知》）；报告：用于向上级或决策层汇报工作进展、总结情况（如《2024年Q2行政工作总结报告》）；请示：用于请求批准事项、明确决策方向（如《关于采购办公设备的请示》）；函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问问题（如《关于借用会议室的函》）；纪要：用于记录会议主要事项、决议及行动方案（如《项目协调会会议纪要》）。二、公文撰写与审批全流程步骤步骤1：明确发文目的与类型操作要点：根据事项性质确定核心目的（如“传达要求”“请求批准”“汇报工作”），选择对应公文类型。例如若需申请增加年度行政预算，应选择“请示”；若需告知各部门新考勤制度，应选择“通知”。关键动作：梳理事项核心要素（涉及范围、需解决问题、时限要求等），避免因类型选择不当导致后续流程延误。步骤2：收集基础信息与素材操作要点：根据公文类型收集必要信息，保证内容准确、依据充分。通知/函：需明确主送/抄送部门、具体执行要求、生效时间；报告/请示：需附相关数据、背景资料、可行性分析（如采购请示需附3家供应商报价单对比）；纪要：需提前确认参会人员、会议议程、讨论焦点，记录决议事项及责任部门及时限。关键动作：对素材进行核实（如数据、政策依据），避免信息误差。步骤3：起草公文操作要点：遵循公文规范结构，语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表达。一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于规范办公用品管理的通知”）；主送机关：顶格写明接收公文的部门或人员（如“各部门、各子公司：”）；开头：说明发文依据或目的（如“为提高行政效率，降低办公成本，根据公司《行政管理制度》规定，现就办公用品规范管理通知”）；主体：分条列项写明具体事项（如“一、申领流程；二、领用标准；三、注意事项”），每条内容单一明确；结尾：提出执行要求或总结（如“请各部门严格遵照执行，如有疑问请联系行政部*。”）；附件：如有支撑材料，注明附件名称及份数（如“附件：《办公用品申领表》”）；发文机关与成文日期：右下角写明发文部门全称及年月日（如“公司办公室2024年5月20日”）。步骤4：格式规范调整操作要点：按企业公文格式标准排版，保证版面整洁、要素齐全。字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体；行距：行距为固定值28磅，段前段后间距0行；页码：页码位于页脚居中，格式为“-X-”（X为页码）；特殊要求：涉密公文需标注密级（如“秘密★1年”）和份号，紧急公文需标注“特急”“加急”字样。步骤5：内部审核与修改操作要点：公文起草完成后，依次通过部门审核、交叉核稿、合规性检查。部门审核：由起草部门负责人审核内容真实性、业务可行性（如行政部审核通知中的考勤制度是否符合公司规定）；交叉核稿：由综合管理部门（如办公室）审核格式规范性、文字表述准确性（如检查错别字、标点符号、文号连续性）；合规性检查：法务或风控部门审核法律风险（如合同类请示的条款是否符合法律法规）。关键动作：审核人需在《公文审批流程跟踪表》中签署意见，对修改内容明确标注，起草人根据意见调整后再次提交。步骤6：按层级审批操作要点：根据公文重要性确定审批层级，保证决策权责匹配。一般事项（如部门内部通知、常规报告）：部门负责人审批；重要事项（如跨部门协作文件、费用请示）：分管领导审批；重大事项（如公司制度修订、重大投资请示）：总经理办公会或董事会审批。关键动作：审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急事项除外），未通过审批的需注明原因并退回修改。步骤7：印发与传达操作要点：审批通过后，由综合管理部门统一印发，保证及时传达至相关部门。纸质公文：用印前核对审批手续是否齐全（如审批人签字、文号），加盖公司公章或部门章，按主送部门分送并登记签收；电子公文：通过OA系统或企业邮箱发送，需确认接收方已读，重要事项需电话提醒；传达要求：需执行的公文（如通知、请示批复），主送部门需在收到后24小时内组织传达落实。步骤8：归档与记录操作要点：公文印发后，由综合管理部门统一归档，便于后续查阅和审计。归档内容：包括公文审批流程跟踪表、及附件、电子版文件；归档要求：纸质公文按“文号+年份”分类排序，装入档案盒并标注标题；电子公文存储至指定服务器，备份期限不少于3年；登记记录：在《公文发文登记表》中记录文号、标题、主送部门、印发日期、份数等信息，保证可追溯。三、公文审批流程跟踪表与基本信息登记表（一）公文审批流程跟踪表环节责任部门/人操作内容完成时限备注（审批意见/修改说明）起草起草部门/*撰写公文，收集素材按计划启动-部门审核起草部门负责人审核内容真实性、业务可行性起草后1个工作日同意，请提交综合管理部核稿交叉核稿综合管理部/*审核格式、文字规范部门审核后1个工作日修改标题字体，补充附件清单合规性检查法务部/*审核法律风险核稿后1个工作日无合规问题层级审批分管领导/总经理按权限审批事项合规检查后1-2个工作日同意，按流程印发印发综合管理部/*用印、分送/发送，登记签收审批通过后1个工作日纸质版共10份，已分送各部门归档综合管理部/*整理审批材料、电子文件归档印发后2个工作日档案编号：XZ2024-005（二）公文基本信息登记表项目内容示例项目内容示例公文标题关于2024年夏季高温放假的通知密级普通文号XZ办〔2024〕12号主送机关各部门、各子公司抄送机关工会、人力资源部起草部门行政部起草人*联系方式内线8888发文事由安排2024年夏季高温放假事宜核心内容摘要放假时间：7月15日-8月15日；值班安排详见附件附件清单1.《2024年夏季高温值班表》成文日期2024年5月10日印发日期2024年5月11日印发份数15份归档编号XZ2024-012--四、关键注意事项与规范要求内容准确性：公文中的数据、政策依据、时间节点等需经核实，避免因信息错误导致执行偏差；涉及多个部门的事项，需提前沟通达成一致。格式规范性：严格遵循企业公文格式标准，严禁擅自调整字体、行距、页码等要素；紧急公文需标注“特急”并说明紧急原因，审批流程可适当简化但不可。审批时效：审批人需在规定时限内完成审批，无正当理由不得拖延；因故无法审批的，需委托他人代为