合同审查及管理标准化流程模板

合同审查及管理标准化流程模板一、适用范围本流程模板适用于企业内部各类合同的审查、签署、履行、变更及归档管理全流程，涵盖但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、技术开发合同等。适用对象包括业务部门（合同发起主体）、法务部门（审查主体）、财务部门（审核主体）、分管领导（审批主体）及档案管理部门（归档主体），旨在通过标准化操作规范合同管理，防范法律风险，保障企业合法权益。二、标准化操作流程（一）需求发起与合同起草需求发起业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、业务合作等），由经办人填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、合同金额、履行期限等核心要素，经部门负责人*审核后提交至法务部门。附需材料：合作方营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明（如为授权代表，需提供授权委托书）、项目需求说明书、技术规格书（如适用）等。合同起草起草主体：业务部门经办人根据需求及合作方初步沟通结果，使用企业标准合同模板（如无模板，可参考行业通用模板）起草合同文本。起草要点：合同主体：保证合作方名称、统一社会信用代码、住所等信息与营业执照一致，避免使用简称或错误名称；核心条款：明确合同标的（名称、型号、规格）、数量、质量标准（需引用国标/行标或约定具体参数）、价款及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件）、履行期限（开始/结束时间、地点、方式）、违约责任（具体违约情形及赔偿计算方式）、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构仲裁）、保密条款（如适用）等；附件：如有技术附件、验收标准等，需在合同中列明附件名称及份数，并与具有同等法律效力。（二）合同审查合同审查实行“三级审查制”（初审-复审-终审），各审查环节需在规定时限内完成（一般初审1个工作日，复审2个工作日，终审1个工作日）。审查层级审查主体审查重点输出成果初审业务部门负责人*1.合同内容是否符合业务需求；2.合作方资质是否齐全（营业执照、授权文件等）；3.价款、履行期限等商务条款是否合理；4.附件是否完整。《合同审查意见表》（初审栏）复审法务专员*1.合同主体合法性（是否为适格主体，是否存在法定代表人越权等风险）；2.条款合规性（是否违反法律法规、行业监管规定）；3.权利义务是否对等，是否存在单方加重企业责任的“霸王条款”；4.违约责任、争议解决条款是否明确、可执行；5.与历史同类合同是否存在冲突。《合同审查意见表》（复审栏）终审法务负责人/分管领导*1.重大合同（金额≥50万元或涉及核心业务）的条款风险综合评估；2.审批流程是否符合企业规定；3.对复审中未解决的重大风险进行最终决策。《合同审查意见表》（终审栏）审查反馈与修改：审查环节发觉问题的，审查人需在《合同审查意见表》中明确标注问题条款及修改建议，退回业务部门修改；业务部门根据审查意见修改后，重新提交至对应审查环节，直至通过全部审查。（三）合同审批与签署审批流程通过三级审查的合同，由业务部门提交至财务部门审核（重点审核价款支付方式、发票类型、税务合规性），再根据合同金额分级审批：金额≤10万元：业务部门负责人*审批；10万元＜金额≤50万元：分管业务领导*审批；金额＞50万元：总经理/董事长*审批。审批通过后，形成《合同审批表》（含各环节审查意见及审批签字）。合同签署签署主体：企业法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》，明确授权范围、期限）。签署规范：合同文本需为打印版（手写部分需清晰，且不得涂改关键条款）；双方当事人需在合同指定签署页（每页需小签或盖章）签字并加盖公章/合同专用章（骑缝章需覆盖合同连接处）；合作方为自然人的，需由本人签字并按捺手印；合同一式多份（至少3份：企业留存2份，合作方1份），并在合同首页注明“共X份，双方各执X份，具有同等法律效力”。（四）合同履行与跟踪履行责任业务部门为合同履行主体，指定专人（经办人*）负责跟踪合同履行进度，包括交付/验收、付款、售后服务等环节。跟踪记录建立《合同履行跟踪表》，实时记录履行情况：合同编号履行阶段进度描述（如“已交付首批货物，待验收”）负责人完成时限备注X-202X-交付阶段于202X年X月X日交付货物，对方已签收202X年X月X日需X日内验收X-202X-付款阶段待收到发票后支付第二笔款项（金额万元）202X年X月X日需财务对接风险预警履行过程中出现以下情况，业务部门需立即上报分管领导及法务部门：合作方未按约定期限履行（如逾期交货、延迟提供服务）；履行质量不符合合同约定（如验收不合格、货物存在瑕疵）；合作方出现经营异常（如被列为失信被执行人、丧失履约能力）。（五）合同归档与变更合同归档归档时限：合同签署后3个工作日内，由业务部门将合同文本（含附件、审批表、审查意见表、履行记录等）原件提交至档案管理部门。归档要求：按合同编号分类存放（编号规则：年份-部门代码-序号，如“202X-CG-001”代表202X年采购合同第001号）；建立《合同归档台账》，记录合同编号、名称、签署日期、合作方、金额、归档人、存放位置等信息；电子档案同步至企业内部管理系统，保证纸质档案与电子档案一致。合同变更与解除变更条件：因政策变化、市场需求调整等客观原因需变更合同条款，或双方协商一致变更的。变更流程：业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响；变更后的合同文本需重新履行审查（可简化为法务专员*专项审查）、审批流程；双方签订《合同补充协议》（需注明“本协议为原合同不可分割的组成部分，与原合同具有同等法律效力”），并按原签署规范盖章。解除条件：一方违约导致合同目的无法实现，或双方协商一致解除的。解除流程：违约方解除：守约方向违约方发出《合同解除通知书》，说明解除依据及要求；双方协商处理后续事宜（如已履行部分的退款、赔偿）；协商解除：双方签订《合同解除协议》，明确解除时间、财产返还、违约责任承担等事项。三、常用模板表格（一）《合同审查审批表》合同编号合同名称合作方名称签署日期业务部门业务部门负责人*意见签字：_________日期：______法务初审法务专员*意见签字：_________日期：______法务复审法务负责人*意见签字：_________日期：______财务审核财务部门*意见签字：_________日期：______分管领导审批分管领导*意见签字：_________日期：______总经理/董事长审批总经理/董事长*意见签字：_________日期：______（二）《合同履行跟踪表》合同编号合同名称合作方履行阶段计划进度实际进度负责人完成时限风险描述（如有）处理措施X-202X-采购合同公司交付阶段202X–交付202X–已交付202X–验收标准待明确协商补充验收附件（三）《合同变更申请表》合同编号原合同名称变更原因（可附页）拟变更条款原条款内容变更后内容业务部门意见负责人*：_________日期：______法务部门意见经办人*：_________日期：______最终审批意见分管领导*：_________日期：______四、关键注意事项（一）合同主体审查合作方为企业的，需核实其营业执照（是否在有效期内、是否被吊销/注销）、经营范围（是否超出资质许可）、法定代表人身份证明（核对身份证原件）；授权代表签署合同的，需核查《授权委托书》（是否载明授权事项、权限、期限，并由合作方盖章），避免无权代理风险；禁止与不具备相应民事行为能力的主体（如未注册的分支机构、限制民事行为能力人）签订合同。（二）条款完整性审查合同必须包含《民法典》规定的必备条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方法；避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，需明确具体数值或时间节点（如“7个工作日内”“误差不超过±5%”）；争议解决条款优先约定“向企业所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，避免约定不明确的仲裁机构（如“由市仲裁委员会”需写明具体城市名称）。（三）风险规避要点违约责任需与违约行为相匹配，避免“违约方需承担全部损失”等笼统表述，可约定具体计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；质量保证期需明确起算时间（如“验收合格之日起”）和标准（如“质保期内出现非人为质量问题，免费维修或更换”）；保密条款需明保证密范围（如“技术资料、客户信息”）、保密期限（如“合同终止后3年”）及违约责任。（四）档案管理规范合同原件需由档案管理部门统一保管，业务部门可留存复印件（加盖“与原件一致”章）；合同履行完毕后，档案管理员需在《合同归档台账》中标注“已履行完毕”，并定期（每季度）对档案进行清点，保证无遗失；合同保存期限：一般合同不少于5年，重大合同（如涉及不动产、知识产权转让）不少于10年，法律、行政法规另有规定的从其规定。（五）合规性要求合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如“不得从事非法活动”“不得损害社会公共利益”）；涉及行政审批事项（如房地产开发、特种设备生产）的合同，需在取得相关许可后方可签署；禁止签订“阴阳合同”（以虚假意思表示隐藏真实合同