供应商信息资料归档模板

供应商信息资料归档模板一、适用场景与价值供应商信息资料归档是企业供应链管理的基础环节，适用于以下场景：新供应商准入审核：对首次合作的供应商进行资质验证与信息备案，保证合作方具备合法经营能力；年度供应商评估：定期梳理合作供应商的资质更新、履约表现，为续约或淘汰提供依据；合作终止后信息追溯：保存历史合作资料，便于后续财务结算、质量追溯或法律纠纷处理；集团化供应商管理：跨区域、多部门协同时统一归档标准保证信息共享一致性。通过系统化归档，企业可实现对供应商信息的动态管控，降低合规风险，提升采购效率，为供应链优化提供数据支撑。二、归档操作全流程指南（一）归档准备阶段明确归档范围：根据供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）确定必归档资料清单，包括但不限于：基础资质类：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；行业许可类：食品生产许可证、医疗器械经营许可证、ISO质量体系认证等（根据行业特性）；合作协议类：采购合同、框架协议、补充协议；联系信息类：供应商对接人名片、联系方式、紧急联系人表；其他类：供应商调研报告、报价单、样品确认记录。准备归档工具：电子归档：企业云盘（如钉钉文档、飞书云文档）或ERP系统供应商模块，设置分类文件夹；纸质归档：档案盒（标注“供应商-名称-年份”）、标签纸、防潮防虫材料。（二）资料收集与核对发起资料提交：通过邮件或供应商管理平台向供应商发送《资料提交清单》，明确需提供的文件名称、份数（电子版+纸质版）及截止日期，示例清单序号资料名称要求说明提交方式1营业执照最新年检副本复印件（加盖公章）扫描件+纸质版2法定代表人身份证明复印件（加盖公章）扫描件+纸质版3产品检验报告近3个月第三方检测报告电子版扫描件资料真实性核对：核对营业执照信息是否在“国家企业信用信息公示系统”可查，确认经营范围、注册资本等是否与业务匹配；检查资质证书是否在有效期内，避免使用过期文件；确认合同关键条款（如价格、交付周期、违约责任）与双方约定一致。（三）分类整理与编号电子资料分类：按“一级分类-二级分类-三级分类”逻辑建立文件夹，示例：供应商归档/2024年/科技有限公司/├─基础资质/├─合作协议/2024年采购合同/├─履约记录/2024年第一季度交付单/└─动态更新/2024年资质年检/纸质资料整理：按供应商名称单独装盒，档案盒侧面标注“供应商名称+归档年度+资料份数”；每份资料首页粘贴《资料标签》，包含：供应商名称、资料名称、归档日期、经手人（*主管）。统一编号规则：电子资料编号：GYS-年份-供应商简称-资料类型-序号（如GYS-2024-科技-资质-001）；纸质资料编号：与电子资料编号一致，用铅笔标注在资料右下角。（四）存储与备份电子存储：将整理后的电子资料至指定云盘文件夹，设置访问权限（仅采购部、财务部、法务部可查看）；每月进行一次本地备份（如移动硬盘），每季度进行一次云端异地备份。纸质存储：档案盒存放于干燥通风的档案室，避免阳光直射；建立《纸质档案借阅登记表》，记录借阅人（*经理）、借阅时间、归还日期，借阅期限不超过3个工作日。（五）更新与维护定期更新机制：资质到期前30天，由采购专员*助理向供应商发送《资质更新提醒函》，确认是否需续证；合作信息变更（如联系人、银行账户）时，供应商需提交《变更申请表》（加盖公章），经采购部*经理审批后更新归档资料。年度归档核查：每年12月，由档案管理员*专员牵头，联合采购部、财务部对全年归档资料进行清点，保证无遗漏、无损坏；对已终止合作的供应商，资料转入“历史供应商”文件夹，保存期限不少于5年。三、供应商信息归档表示例（一）供应商基本信息表项目名称内容示例备注供应商全称科技有限公司与营业执照一致统一社会信用代码91110108核验最新状态法定代表人*总注册地址北京市海淀区路号经营范围技术开发、销售电子产品是否覆盖合作业务开户银行中国工商银行支行银行账号6222020200123456789合作产品/服务液晶显示屏、触摸模组首次合作日期2023-03-15负责人（采购部）*专员联系方式：138X（二）供应商资质信息表资质名称证书编号发证机关有效期到期提醒日期归档日期审核人营业执照91110108北京市市场监督管理局2026-05-202026-04-202023-03-15*主管ISO9001质量认证00224Q10012R0M中国质量认证中心2025-08-152025-07-152023-03-15*专员环境管理体系认证00224E10045R0M中国质量认证中心2024-12-312024-11-302023-03-15*专员（三）供应商合作记录表合同编号签订日期合作产品/服务合同金额（元）履约期限履约评价（优/良/中/差）负责人CG2024030012024-03-15液晶显示屏A款500,0002024-06-30优（按时交付，合格率100%）*专员CG2024050022024-05-20触摸模组B款300,0002024-08-20良（延迟3天交付，质量达标）*主管四、关键注意事项与风险规避（一）时效性管理资质证书到期前未更新，可能导致合作中断或合规风险，需设置“到期预警清单”，每月由采购专员*助理跟进更新进度；合作终止后，30日内完成资料封存，避免信息丢失或混乱。（二）保密性要求供应商信息（如成本报价、技术参数）属企业商业秘密，仅限相关部门人员查阅，电子资料需加密存储，纸质资料借阅需经部门负责人*经理签字审批；外部单位（如审计机构）调阅资料时，需签订《保密协议》，明确使用范围与责任。（三）完整性把控归档资料需与《资料提交清单》一一对应，缺失项及时与供应商沟通补全，杜绝“复印件未盖章”“关键页缺失”等问题；每份资料需经手人（*专员）签字确认，保证“谁收集、谁负责、谁审核”。（四）一致性原则供应商名称、统一社会信用代码等核心信息需与营业执照完全一致，避免因名称差异导致法律风险；电子资料与纸质资料内容需保持同步，每月核对一次，防止版本冲突。（五）应急管理云端资