2026年印刷公司HR系统数据安全管理制度

2026年印刷公司HR系统数据安全管理制度一、总则（一）制定目的为加强本公司人力资源（以下简称“HR”）系统数据安全管理，保护员工个人信息、企业用工数据等敏感信息不被泄露、篡改、丢失，确保HR系统稳定运行，符合国家数据安全与个人信息保护相关要求，结合印刷行业用工特点及公司实际经营情况，制定本制度。（二）制定依据本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业数据安全管理指引》等国家法律法规及行业规范，结合本公司HR系统运营管理实际制定。（三）适用范围本制度适用于公司内部所有使用、管理、维护HR系统的部门及人员（包括人力资源部、信息技术部、各业务部门及第三方服务机构相关人员），涵盖HR系统中存储、传输、使用的所有数据（包括员工基本信息、薪酬福利数据、考勤绩效数据、招聘培训数据等）。二、HR系统数据分类与安全管理要求（一）数据分类核心敏感数据：包括员工身份证号、银行卡号、社保账号、薪酬明细、医疗健康信息、家庭住址及联系方式等可直接识别个人身份或涉及财产安全的信息；公司用工总量、薪酬总额、核心岗位人员配置等涉及企业经营机密的数据。重要数据：包括员工岗位信息、入职离职记录、考勤记录、绩效评价结果、培训记录、劳动合同关键条款等影响员工权益及企业用工管理的数据。一般数据：包括HR系统操作日志、非涉密的招聘岗位需求、公开的培训课程大纲、通用的人力资源管理制度文件等不涉及个人隐私及企业机密的数据。（二）分类安全管理要求核心敏感数据：存储时需采用加密技术（如AES-256加密算法），仅允许经审批的核心管理人员（如人力资源部负责人、财务负责人）访问，访问过程全程留痕，禁止以任何形式复制、传输至非公司指定设备或平台。重要数据：存储时需设置访问密码保护，仅允许相关业务负责人及经办人员按权限访问，修改数据需经部门负责人审批，修改记录保存至少3年。一般数据：可按正常权限开放访问，但需记录访问日志，禁止用于公司业务之外的用途。三、HR系统数据全生命周期管理（一）数据采集环节采集员工个人信息时，需明确告知采集目的、范围及用途，获得员工书面或电子同意，禁止采集与HR业务无关的信息（如员工无关的社交账号、私人消费记录等）。采集数据需确保来源合法，通过招聘报名系统、员工自主填报、政府政务平台对接等正规渠道获取，采集后24小时内完成数据校验，确保信息准确无误，发现错误及时联系相关人员修正。（二）数据存储环节HR系统数据存储服务器需部署在公司内部机房或经国家认证的云服务平台，机房及云平台需具备防火、防水、防断电、防入侵的物理安全保障措施。核心敏感数据实行“双备份”管理，每日自动备份至本地服务器，每周手动备份至离线存储设备（如加密移动硬盘），备份数据需标注备份时间、责任人，离线存储设备由信息技术部专人保管，存放于安全保密柜。数据存储期限严格按法律法规及公司档案管理规定执行，员工离职后，其核心敏感数据保留至离职后5年，重要数据保留至离职后3年，到期后按数据销毁流程处理，一般数据可根据业务需求保留或定期清理。（三）数据访问与使用环节实行“权限最小化”原则，根据岗位职责为相关人员分配HR系统访问权限，仅开放其工作必需的数据范围，禁止超权限访问。例如，招聘专员仅可访问招聘相关数据，薪酬专员仅可访问薪酬相关数据。员工访问HR系统需采用“账号+密码+动态验证码”的双重认证方式，密码需满足“8位以上、包含大小写字母+数字+特殊符号”的复杂度要求，每90天强制更换一次，禁止共用账号或泄露个人账号信息。使用HR系统数据时，禁止用于与公司业务无关的活动（如商业推广、外部共享等），因工作需要对外提供数据（如向政府部门报送用工信息），需经人力资源部负责人审批，并签订数据保密协议，明确数据使用范围及保密责任。（四）数据传输环节传输HR系统数据需通过公司内部局域网或加密传输通道（如VPN、HTTPS协议），禁止通过公共无线网络（如咖啡厅WiFi）、私人邮箱、即时通讯软件（如非工作微信、QQ）传输核心敏感数据及重要数据。传输数据前需对文件进行加密处理（如压缩包加密、专业加密软件加密），接收方确认数据完整后，需及时删除传输过程中的临时文件，避免数据残留。（五）数据销毁环节需销毁的HR系统数据（如到期数据、错误冗余数据），需由数据所属部门提出申请，经人力资源部负责人审批后，由信息技术部执行销毁操作，销毁过程需形成记录（包括销毁数据名称、数量、时间、责任人），保存至少2年。销毁数据时，需采用“多次覆写、物理粉碎”等不可逆方式，确保数据无法恢复。例如，电子数据通过专业数据销毁软件多次覆写，纸质打印数据需使用碎纸机粉碎，禁止随意丢弃或删除文件后直接丢弃存储设备。四、HR系统技术安全保障（一）系统防护措施信息技术部需在HR系统服务器部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件，定期（每月至少1次）更新病毒库及防护规则，每季度进行一次漏洞扫描，发现安全漏洞需在48小时内完成修复。禁止在HR系统服务器上安装与工作无关的软件，禁止接入未经安全检测的外部设备（如U盘、移动硬盘），确需接入的，需经信息技术部检测消毒后使用。（二）应急响应机制公司成立HR系统数据安全应急小组，由人力资源部负责人任组长，信息技术部负责人任副组长，成员包括HR业务骨干、IT技术人员，负责处理数据泄露、系统故障、黑客攻击等安全事件。发生安全事件时，相关人员需第一时间（1小时内）向应急小组报告，应急小组需立即采取措施控制风险（如暂停系统访问、隔离受影响设备），24小时内完成事件调查，明确事件原因、影响范围，72小时内制定整改方案，避免事件扩大。每半年组织一次HR系统数据安全应急演练，模拟数据泄露、系统瘫痪等场景，检验应急响应流程的有效性，演练后形成总结报告，优化应急措施。五、职责分工（一）人力资源部作为HR系统数据安全管理的牵头部门，负责制定HR系统数据分类标准、权限分配方案，审核数据采集、使用、销毁申请，监督数据管理流程的执行。负责员工数据安全培训，定期（每季度至少1次）组织HR系统使用人员学习数据安全法律法规及本制度，提升安全意识。配合信息技术部处理HR系统数据安全事件，提供数据所属业务背景、影响评估等信息，跟进整改措施的落实。（二）信息技术部负责HR系统的技术开发、运维及安全防护，部署安全设备，定期进行漏洞扫描与系统升级，保障系统稳定运行。执行HR系统数据备份、销毁操作，管理备份存储设备，处理系统登录异常、数据传输故障等技术问题。作为应急小组技术支撑部门，负责调查安全事件技术原因，提供数据恢复、漏洞修复等技术解决方案。（三）各业务部门负责本部门员工HR系统账号的使用管理，督促员工遵守账号密码规则，及时上报账号异常情况（如密码泄露、登录异常）。规范本部门HR系统数据的使用流程，禁止超范围访问、传输数据，配合人力资源部完成数据安全检查及培训。（四）第三方服务机构若公司委托第三方机构（如云服务提供商、HR系统运维公司）管理HR系统，需与其签订详细的数据安全协议，明确其安全责任（如数据保密、系统防护、应急响应等）。人力资源部与信息技术部需每半年对第三方机构进行一次安全检查，核查其数据管理流程、防护措施是否符合本制度要求，发现问题需限期整改，整改不到位的终止合作。六、监督检查与责任追究（一）监督检查公司成立HR系统数据安全监督小组，由内审部、人力资源部、信息技术部人员组成，每季度对HR系统数据管理情况进行检查，重点核查权限分配合规性、数据备份完整性、访问日志规范性等，检查结果向公司管理层汇报。建立数据安全投诉举报机制，员工发现数据安全违规行为（如泄露数据、超权限访问），可通过公司内部举报邮箱、电话向监督小组举报，监督小组需在7个工作日内核实处理，并为举报人保密。（二）责任追究对违反本制度规定的部门或个人，根据违规情节轻重采取以下处理措施：轻微违规（如密码复杂度不达标、未及时更换密码）：给予口头警告，责令限期整改；一般违规（如超权限访问数据、通过非加密渠道传输重要数据）：给予书面警告，扣发当月绩效奖金的10%-20%；严重违规（如泄露核心敏感数据、造成数据丢失或企业经济损失）：给予记过、降职或解除劳动合同，若涉嫌违法犯罪，移交司法机关处理。因第三方服务机构违规导致HR系统数据安全事件的，除终止合作外，还需追究其违约责任，要求赔偿经济损失。七、附则本制度由公司人力资