合同信息关键点记录表谈判细节与关键信息存档

合同谈判关键信息存档工具模板一、适用业务场景本工具适用于各类合同谈判过程中的关键信息记录与存档，具体场景包括但不限于：大型项目合作谈判：如工程采购、服务外包、技术合作等涉及复杂条款的合同，需系统记录谈判中的核心约定与争议点；跨部门协作合同：企业内部与供应商、客户或合作伙伴签订的跨职能合同，需保证各部门对谈判细节理解一致；长期合作续约谈判：针对已有合作关系的合同续签，需梳理历史条款变更与新谈判重点，避免信息断层；法律合规审计支持：在合同审计或纠纷处理时，提供谈判过程的关键信息追溯依据，保证条款合规性与执行依据完整。二、操作流程详解（一）谈判前：信息梳理与准备明确谈判目标：根据合作需求，列出需达成一致的核心条款清单（如标的、价格、交付周期、违约责任等），优先标注“必争项”与“可让步项”；收集背景资料：整理双方主体资质、历史合作记录（如有）、行业规范、法律法规要求等，作为谈判依据；准备记录模板：提前打印或创建电子版“合同谈判关键信息记录表”，熟悉表格字段，保证记录时快速定位关键信息；人员分工：指定主谈人（负责谈判策略）、记录人（实时填写表格）、法务支持（审核条款合规性），明确各角色职责。（二）谈判中：实时记录核心内容基础信息登记：实时填写表格中的“合同基本信息”“谈判双方”“参与人员”等静态字段，包括合同编号、名称、类型，甲乙双方的联系人、职务，谈判时间、地点及会议纪要编号（如有）；关键条款讨论记录：针对谈判中的核心条款，逐项记录各方提出的方案、讨论过程及最终结论，例如：标的物/服务内容：明确名称、规格、数量、技术参数等，避免模糊表述（如“按需提供”需补充具体标准）；价格及支付：记录单价、总价、计价方式（固定单价/总价）、支付节点（如预付款、进度款、验收款比例及支付时限）、币种；交付/履行：约定时间（具体日期或里程碑节点）、地点（履行地、交付地）、方式（上门交付、线上交付等）；违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）、违约金计算方式、赔偿范围上限；特殊条款：如保密范围（技术资料、客户信息等）、知识产权归属（背景知识产权、新增知识产权）、争议解决方式（诉讼/仲裁机构、管辖地）；争议与未决事项标注：对未达成一致的条款，需记录各方立场、分歧焦点及后续解决方案（如“下次会议前提供补充数据”“待法务审核后确认”）；临时约定确认：谈判中口头达成的临时共识（如“3日内提供样品”“价格保留3天有效期”），需当场与对方核对并记录，避免后续遗忘。（三）谈判后：信息整理与核对记录完整性检查：谈判结束后1小时内，记录人对照谈判目标清单，核对表格中是否覆盖所有核心条款，补充遗漏细节（如数据单位、时间节点中的具体日期）；多方确认：将记录表整理后提交主谈人及法务审核，保证内容准确反映谈判结果；涉及重要条款（如金额、违约责任），需请对方联系人（如经理、总监）签字确认电子版或纸质版；标注待跟进事项：对“未决事项”“临时约定”明确责任人与截止时间（如“负责于2024年X月X日前提供样品，由对接确认”）。（四）归档与动态管理分类存储：按“合同类型-客户/供应商名称-签订年份”建立文件夹，将确认后的记录表（PDF/Word格式）、会议纪要、双方确认函等文件统一归档，命名规则示例：“项目-服务合同-ABC公司-2024谈判记录表”；权限设置：企业内部通过共享平台（如OA系统、企业网盘）存储，仅授权项目组、法务、财务部门查阅，保证信息安全；定期更新：合同履行过程中如涉及条款变更（如补充协议、延期履行），需及时更新记录表并标注修订日期、修订原因，保证历史记录与最新状态一致。三、模板表格合同谈判关键信息记录表一、合同基本信息合同编号（如：HT-2024-X）合同名称（如：软件开发服务合同）合同类型□采购□销售□服务□技术合作□其他_________预计签订日期____年__月__日预计生效日期____年__月__日二、谈判双方信息甲方单称全称：_________________________联系人：*职务：*联系方式：（仅记录内部对接方式，如分机号）乙方单称全称：_________________________联系人：*职务：*联系方式：（仅记录内部对接方式，如分机号）三、谈判关键要素记录1.标的物/服务内容□货物：名称_________、规格型号_________、数量_________□服务：内容描述_________、服务范围_________、标准依据_________□其他：_________________________2.价格及支付方式□总价：人民币_________元（大写：_________________________）□计价方式：□固定单价□总价包干□成本加酬金□支付节点：①预付款：比例_____%，金额______元，支付条件：_________②进度款：比例_____%，金额______元，支付条件：_________③尾款：比例_____%，金额______元，支付条件：_________□币种：人民币□外币（_________）3.交付/履行安排□时间：起始时间______，截止时间______，里程碑节点（如有）：_________□地点：履行地_________，交付地_________□方式：□甲方自提□乙方送达□线上交付（平台：_________）4.质量标准与验收□标准：□国标（GB_________）□行标（_________）□约定标准：_________□验收方式：□现场验收□第三方检测（机构：_________）□试运行验收（期限：______天）□验收异议期：______天5.违约责任□甲方违约：情形_________，责任_________（如：支付违约金，按日_____%）□乙方违约：情形_________，责任_________（如：逾期交付，按日_____%；质量不符，负责整改/赔偿）□违约金上限：_________元6.保密条款□保密范围：□技术资料□商业信息□客户资料□其他：_________□保密期限：□合同期间□合同终止后______年7.争议解决□方式：□诉讼（管辖地：_________法院）□仲裁（机构：_________，规则：_________）□律师费承担：□败诉方承担□双方协商四、谈判过程记录谈判时间____年__月日:-:__谈判地点□甲方会议室□乙方会议室□线上会议（平台：_________）参与人员（甲乙双方）甲方：、、*乙方：、、*会议纪要编号（如有，填写：_________）核心讨论内容摘要（按议题分点记录，如：价格争议：乙方报价10万，甲方要求降至8.5万，最终议定9万；交付周期：原30天调整为35天，因乙方产能问题）各方立场（如：甲方坚持“违约金按日0.05%”，乙方要求“上限不超过合同总额10%”，最终按0.03%、8%达成一致）未达成一致事项1.________________（分歧：_________，后续：_________）2.________________后续行动计划1.责任人：，任务：提供补充技术参数，截止：2024–2.责任人：，任务：法务审核条款，截止：2024–五、备注说明特殊约定（如：样品免费提供，数量5个；合同签订后7个工作日内提供17%增值税专用发票）附件清单□技术参数书□报价单□营业执照复印件□其他：_________其他需说明事项________________确认签字甲方确认：签字：_________日期：____年__月__日乙方确认（可选）：签字：_________日期：____年__月__日记录人：________________审核人：*四、使用要点提示信息准确性优先：涉及金额、时间、数量等关键数据，需当场与对方核对，避免“约”“大概”等模糊表述，如遇不确定内容，标注“待确认”并及时跟进；及时记录不拖延：谈判过程中实时填写，避免依赖记忆补录，防止细节遗漏；重要条款（如违约责任、付款节点）需在谈判结束前复述确认；保密与权限管理：记录表中包含商业敏感信息，存储时