综合办公文件归档与检索规范模板

综合办公文件归档与检索规范模板一、总则为规范本单位综合办公文件的形成、收集、整理、归档与检索工作，保证文件信息的完整性、安全性和可利用性，提高办公效率，依据国家《档案法》及本单位《行政管理办法》，特制定本规范。本规范适用于本单位各部门、各分支机构在办公过程中形成的各类具有保存价值的纸质文件、电子文件及声像资料。二、适用范围与对象本规范适用于以下场景与对象：行政公文类：包括通知、报告、请示、批复、函等具有规范文种的行政文件；业务管理类：如项目方案、合同协议、工作计划与总结、调研报告、会议纪要等；人事管理类：员工档案、招聘录用、劳动合同、培训记录、绩效考核等文件；财务资产类：预算报表、财务决算、审计报告、资产台账等（涉密财务文件按专项规定执行）；声像实物类：会议照片、活动录像、荣誉证书、奖牌、实物档案等；电子文件类：通过办公自动化系统、邮件、即时通讯工具形成的具有归档价值的电子文本、数据、图表等。涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的文件，按相关保密规定执行，同时满足本规范基本要求。三、职责分工文件形成部门/个人：负责本部门/个人职责范围内文件的及时收集、初步整理（如检查文件完整性、规范性），并在规定时间内向档案室移交。部门负责人：对移交文件的完整性、真实性及分类准确性进行审核，签字确认后提交档案室。档案管理员：负责接收、登记、分类、编目、保管、提供利用及到期鉴定销毁等工作，定期对档案保管情况进行检查。信息化管理部门：配合档案管理员做好电子文件的归档、存储及电子检索系统的维护，保证电子文件的真实性、可用性和安全性。四、文件归档范围与分类原则（一）归档范围反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件；在工作中形成的具有查考利用价值的文件材料（包括正件与附件、定稿与草稿）；与其他单位往来的重要文件（如合同、协议、函件等）；上级单位下发的需要贯彻执行的文件；下级单位报送的重要报告、总结等；对单位具有保存价值的声像、实物等其他载体材料。以下文件不纳入归档范围：重份文件（无特殊说明的）；事务性、临时性便条、无签批意见的传阅单；内容不完整、无法辨认或已失去查考价值的文件；与本单位业务无关的私人文件。（二）分类原则采用“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类法：年度：以文件形成年度（如“2023”）作为第一级分类；机构（问题）：按部门名称（如“综合管理部”“业务部”）或文件内容问题（如“行政管理”“财务管理”）作为第二级分类；保管期限：根据文件价值划分为永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三级，作为第三级分类。五、文件归档操作流程（一）文件形成与积累文件形成过程中，需同步收集相关附件（如审批单、图表、照片等），保证文件内容完整、要素齐全（如标题、文号、责任者、日期、盖章等）；电子文件需在形成时及时备份（至少一式两份，一份存储于服务器，一份存储于移动介质），避免因系统故障或误操作导致文件丢失；声像材料需注明拍摄时间、地点、人物、事件及拍摄者信息，实物材料需附文字说明（如名称、来源、时间、用途）。（二）部门整理与审核组卷：每年12月底前，各部门将本年度归档文件按“问题—时间”顺序组卷，同一问题的文件集中存放，不同问题文件分开组卷；编目：填写《卷内文件目录》（见模板一），每卷文件按顺序编写页号（正面右下角，背面左下角，用铅笔标注）；装订：纸质文件采用左侧装订，使用不锈钢夹或线装，保证整齐牢固，不损毁文件内容；审核：部门负责人*对组卷文件的完整性、分类准确性及保管期限划分进行审核，确认无误后在《归档文件移交清单》（见模板二）上签字。（三）移交档案室次年1月31日前，各部门将审核后的档案及《归档文件移交清单》一并移交档案室；档案管理员*接收档案时，逐项核对《移交清单》与实物文件，检查文件是否齐全、装订是否规范、目录是否准确；双方确认无误后，在《移交清单》上签字盖章，各执一份备查。（四）档案室编目与入库分类编号：按照“年度—机构（问题）—保管期限—案卷号”规则对档案进行编号，如“2023-综合管理部-永久-001”；编制总目录：将所有移交档案信息录入《归档文件目录总表》（见模板三），建立纸质与电子双重目录；入库保管：档案按编号顺序装入档案盒，标注盒号（如“2023-综-永-001”），放入档案柜存放；电子档案至档案管理系统，设置权限管理。六、文件整理与装订要求纸质文件：使用A4标准纸张，文件内容需清晰、无涂改（特殊情况下需涂改处由责任人签字确认）；批复、请示等关联文件按“批复在前、请示在后”顺序排列；卷内目录、备考表（说明文件特殊情况，如页数变更、缺损等）置于卷首，卷底备考表由整理人、审核人签字及日期。电子文件：采用通用格式存储（如PDF、DOCX、JPG等），避免使用加密或非主流格式；文件名规范为“年度-部门-文号-题名”，如“2023-业务部-业字〔2023〕5号-项目合作协议”；定期对电子档案进行病毒查杀与格式转换，保证长期可读。声像实物档案：照片、录像需刻录成光盘，标注内容说明及存储格式；实物档案使用专用陈列柜存放，避免受潮、挤压，定期检查保存状态。七、文件检索与利用（一）检索工具纸质检索工具：包括《归档文件目录总表》《案卷目录》等，按年度、机构、题名、文号等索引排列；电子检索工具：通过档案管理系统支持关键词（如题名、责任者、日期）、文号、分类号等多条件检索，实现快速定位。（二）检索流程提出申请：因工作需要查阅档案的，由申请人填写《档案查阅申请表》（见模板四），说明查阅事由、档案名称及范围，经部门负责人*签字后提交档案室；权限审核：档案管理员审核查阅权限，涉密档案需经分管领导批准；提供查阅：查阅人需在档案室指定区域查阅，原则上不借出原件（特殊情况经批准后办理借阅手续，借阅期限不超过3个工作日）；登记与反馈：档案管理员登记查阅信息（查阅人、时间、档案名称、用途），查阅后填写《档案利用效果反馈表》（见模板五），评估档案价值。（三）保密要求查阅涉密档案需严格遵守保密规定，严禁复制、摘抄、拍照（经批准除外）；查阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案文件，违反者按单位规定处理；电子档案查阅需通过身份认证，操作记录留存备查。八、档案保管与鉴定销毁（一）保管要求档案库房：具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁等条件，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；定期检查：档案管理员每季度对库存档案进行一次清点，检查是否有霉变、虫蛀、损坏等情况，发觉问题及时处理；电子档案备份：每年对电子档案进行一次异地备份，保证数据安全。（二）鉴定与销毁到期鉴定：对于保管期限届满的档案，由档案管理员会同相关部门组成鉴定小组，对档案价值进行重新鉴定；销毁程序：对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（见模板六），经分管领导*批准后，由两人以上监销，保证档案信息无法恢复；销毁记录：监销人在《销毁清册》上签字，销毁情况存档备查。九、附则本规范由综合管理部负责解释和修订，自发布之日起施行；各部门可根据本规范结合实际情况制定实施细则，报综合管理部备案；未尽事宜，按国家及行业相关规定执行。模板表格模板一：卷内文件目录序号责任者文件题名文号/编号日期页次备注1综合管理部2023年度工作计划综办〔2023〕1号2023-01-051-32业务部关于项目立项的请示业字〔2023〕5号2023-02-154-53分管领导*关于项目立项的批复分管批复〔2023〕2号2023-02-206…整理人：审核人：日期：模板二：归档文件移交清单年度部门档案题名起止日期保管期限卷内页数移交人接收人移交日期备注2023综合管理部行政管理类档案2023-01-01至2023-12-31永久150**2024-01-152023业务部项目管理类档案2023-01-10至2023-12-20长期220**2024-01-20…………部门负责人签字：档案室负责人签字：模板三：归档文件目录总表年度机构（问题）保管期限案卷号文件题名起止日期页数存放位置备注2023综合管理部永久001年度工作计划总结2023-01-01至2023-12-31150A1-01-012023业务部长期002项目实施方案2023-03-01至2023-10-31100A1-02-01………模板四：档案查阅申请表申请人部门联系方式查阅日期赵六*财务部2024-03-15查阅事由需查阅2023年度项目财务报销凭证，用于审计备查档案名称2023年度财务管理类-短期-项目报销凭证档案范围卷号005（2023-财-短-005），页码30-50部门负责人意见签字：__________日期：______档案室意见签字：__________日期：______模板五：档案利用效果反馈表查阅人查阅日期档案名称利用目的孙七*2024-03-162023年度工作总结编写2024年工作计划利用效果通过查阅档案，明确了2023年度重点工作完成情况，为2024