制药机械厂印章管理实施办法

制药机械厂印章管理实施办法

一、总则1.目的为加强本厂印章管理，规范印章的刻制、使用和保管，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，维护本厂的正常经营管理秩序，特制定本实施办法。2.适用范围本办法适用于本厂各部门、各层级所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、规范使用”的原则。由厂行政主管部门统一领导印章管理工作，各部门按照职责分工对本部门使用的印章进行分级管理，严格执行印章使用审批流程，确保印章使用规范。二、印章的刻制1.刻制申请因工作需要刻制新印章的部门，应填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、使用范围等信息，并提交相关证明材料，报厂行政主管部门审核。2.审核与批准厂行政主管部门收到《印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核。审核内容包括申请理由是否充分、印章名称和规格是否符合规定、使用范围是否合理等。审核通过后，报厂领导批准。3.刻制单位选择经批准刻制印章的，由厂行政主管部门指定具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。严禁各部门私自选择刻制单位或自行刻制印章。4.印章备案新印章刻制完成后，厂行政主管部门应及时将印章样式、启用日期等信息进行备案登记，并留存印模。同时，将印章备案信息通报给各相关部门。三、印章的保管1.保管人员指定各类印章应指定专人负责保管。公章、合同专用章、财务专用章等重要印章，原则上由厂行政主管部门、财务部门等相关部门的负责人或其指定的专人保管；部门章由各部门负责人或其指定人员保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。2.保管设施要求印章保管应配备必要的安全设施，如保险柜、文件柜等，确保印章存放安全。保管场所应具备防火、防盗、防潮等条件。3.保管人员职责保管人员应严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。定期检查印章的存放情况，确保印章完好无损。如发现印章丢失、损坏等异常情况，应立即向本部门负责人和厂行政主管部门报告，并采取相应措施。四、印章的使用1.使用审批流程-一般性文件用章：使用部门填写《印章使用申请表》，注明用章事项、文件名称、份数等信息，经部门负责人签字同意后，交印章保管人员用章。-重要合同、协议用章：使用部门填写《印章使用申请表》，附上合同、协议文本，经部门负责人审核、厂领导审批后，交印章保管人员用章。涉及重大经济事项或法律风险的合同、协议，还需经法务部门审核。-财务票据用章：财务部门根据财务管理制度和业务需要，填写《印章使用申请表》，经财务负责人审批后，由财务专用章保管人员用章。2.用章登记印章保管人员在用章前，应对用章事项进行详细登记，填写《印章使用登记表》，内容包括用章日期、用章部门、用章人、文件名称、文号、用章次数、批准人等信息。登记完毕后，方可盖章。3.印章使用规范-印章保管人员应严格按照审批意见用章，不得擅自扩大用章范围或超越审批权限用章。-盖章位置应准确、清晰，确保印章完整、端正地盖在文件规定位置上。对于多页文件，应加盖骑缝章。-严禁在空白纸张、空白合同、空白票据等上盖章。如因特殊情况确需盖章的，必须经厂领导批准，并做好登记备案工作。五、印章的停用与销毁1.停用申请因机构调整、名称变更、印章损坏或其他原因需要停用印章的，使用部门应填写《印章停用申请表》，说明停用原因，报厂行政主管部门审核。2.审核与批准厂行政主管部门对《印章停用申请表》进行审核，审核通过后报厂领导批准。3.停用处理经批准停用的印章，由印章保管人员及时将印章交回厂行政主管部门。厂行政主管部门对停用印章进行封存，并在印章管理档案中注明停用日期。4.销毁处理对于不再使用且无保存价值的印章，由厂行政主管部门定期进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，报厂领导批准。销毁工作应在两人以上监督下进行，可采用切割、粉碎等方式，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在印章管理档案中。六、监督与检查1.定期检查厂行政主管部门应定期对各部门印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管情况、使用审批流程执行情况、用章登记情况等。检查周期为每季度一次。2.不定期抽查厂行政主管部门可根据工作需要，对各部门印章管理情况进行不定期抽查。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.违规处理对违反本实施办法规定，擅自刻制、使用、保管印章或因印章管理不善造成不良后果的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则1.本实施办法自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由厂行政主管部门负责