企业办公用品采购及领用管理制度

一、制度应用场景本制度适用于各类企业（含中小型企业、集团公司）的办公用品采购与领用管理，涵盖行政部、财务部、各业务部门及相关人员。具体场景包括：日常办公文具采购（如笔、本、文件夹）、办公设备耗材补充（如打印机墨盒、硒鼓）、部门共享物品领用（如会议设备、办公家具）以及新员工入职物品配置等，旨在规范流程、控制成本、保障办公需求高效满足。二、采购管理操作流程（一）需求提报与审批需求发起：各部门根据实际办公需求，由指定人员（如部门行政专员或*部门负责人）填写《办公用品采购申请表》，注明物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途及紧急程度（普通/紧急）。部门审核：申请表经部门负责人*审批，确认需求合理性与必要性（如非紧急需求可合并提报，避免零散采购）。行政部复核：行政部收到申请后，核对库存台账（避免重复采购）、预算额度（超预算需报*分管领导审批），通过后流转至财务部。财务部审批：财务部审核采购预算合规性、价格合理性，确认无误后盖章反馈，完成采购审批闭环。（二）询价比价与供应商选择询价范围：单次采购金额＜500元：行政部可直接从合格供应商名录（如长期合作办公用品店）采购，无需询价；单次采购金额≥500元且＜2000元：需向至少2家供应商询价，形成《询价比价记录表》；单次采购金额≥2000元：需向至少3家供应商询价，必要时组织公开比选，优先选择性价比高、服务稳定的供应商。供应商确定：行政部结合价格、质量、交货周期、售后服务等因素，确定最终供应商，报*行政主管确认。（三）采购执行与订单确认订单下达：行政部根据审批结果，向供应商下达采购订单（注明物品信息、数量、交付时间、付款方式、收货地址等），并保留订单回执。紧急采购处理：对于紧急需求（如临时会议、突发办公故障），可先电话沟通供应商紧急调货，事后1个工作日内补办审批手续，保证不影响办公。（四）入库验收与台账登记货物验收：物品送达后，由行政部库管员与申请人共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量（如无破损、功能正常），验收合格后签字确认；不合格物品当场拒收，并通知供应商24小时内更换。入库登记：库管员根据验收单，在《办公用品库存台账表》中登记入库信息（入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、库管员），同步更新库存数量，保证账实相符。三、领用管理操作流程（一）领用申请与审批个人领用：员工领用个人常用物品（如笔、笔记本、文件夹），填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品、数量、用途，经部门负责人*审批后，至行政部领取。部门/批量领用：部门领用共享物品（如打印机、投影仪）或批量领用耗材（如A4纸、墨盒），需由部门行政专员填写申请表，明确物品用途、领用人、存放地点，经*部门负责人审批后，报行政部备案。新员工入职领用：人力资源部为新员工配置入职物品（如工牌、文具套装、办公设备），填写《新员工物品领用清单》，经*HR负责人审批后，交行政部发放，物品发放后由新员工签字确认。（二）物品发放与登记发放核对：行政部库管员根据审批通过的领用申请，核对物品信息与领用单一致后发放，领用人需当场检查物品质量，确认无误后在《办公用品领用登记表》签字（领用人、发放人、领用日期、物品名称及数量）。特殊物品管理：对于贵重或易丢失物品（如办公设备、计算器），需在领用登记表中注明“使用责任人”，离职或岗位调动时需办理归还手续，由库管员检查完好后收回台账。（三）特殊物品领用管理借用流程：部门临时借用会议设备（如麦克风、投影仪），需提前1个工作日提交《物品借用申请》，注明借用时间、归还时间、用途，经*部门负责人审批后，行政部发放，借用后24小时内归还，逾期未还需说明原因。以旧换新：对于可重复使用的物品（如文件夹、订书机），实行“以旧换新”制度，领用时需交回旧物品（经库管员确认可回收），避免浪费。四、常用管理表格模板表1：办公用品采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期物品名称规格型号单位数量用途说明□日常办公□部门共享□新员工入职□其他：_________紧急程度□普通□紧急部门负责人审批：行政部复核：财务部审批：（签字：*）（签字：*）（签字：*）表2：办公用品入库登记表入库日期采购单号物品名称规格型号单位数量单价总价供应商验收人库管员表3：办公用品领用申请表领用部门领用人联系方式领用日期物品名称规格型号单位数量部门负责人审批：行政部发放人：（签字：*）（签字：*）表4：办公用品库存台账表物品名称规格型号单位期初数量入库数量领用数量结存数量负责人更新日期*库管员五、管理要点与注意事项库存管理：行政部需建立《办公用品库存台账表》，动态更新库存数量，设定安全库存线（如常用物品库存低于10件时触发采购提醒），避免库存积压或断供。节约使用：倡导“按需领用、杜绝浪费”，部门负责人需监督员工合理使用物品，严禁私用、外借或丢弃可复用物品。定期盘点：行政部每季度末组织一次全面盘点，财务部参与监督，盘点差异需在3个工作日内查明原因并形成《盘点报告》，保证账实一致。供应商管理：行政部每半年对合格供应商进行评估（价格、质量、服务），评估不合格的及时替换，并更新《合格供应商名录》。责任追溯：物品领用后发生丢失或损坏，由使用责