企业采购需求与合同签订审查流程模版

企业采购需求与合同签订审查流程模版一、适用范围与情境本流程模版适用于企业各类采购活动，包括但不限于日常运营物资采购（如办公用品、设备耗材）、项目专项采购（如工程材料、技术设备）、服务类采购（如咨询、运维）及零星紧急采购。通过标准化流程，保证采购需求合规、供应商选择合理、合同条款严谨，有效控制采购风险，保障企业合法权益。二、全流程操作步骤详解步骤1：采购需求发起与初步确认操作主体：需求部门（如行政部、项目部、生产部）操作内容：需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预计交付时间、预算金额及用途说明。对采购需求的必要性进行内部讨论，保证需求符合部门工作计划及企业整体预算安排。涉及大型设备或复杂服务的，需附技术可行性报告或需求调研说明。输出成果：《采购需求申请表》（附件1）及相关支撑材料（技术规格、预算明细等）。步骤2：需求审批与立项操作主体：需求部门负责人、采购部、财务部、分管领导操作内容：需求部门负责人对《采购需求申请表》进行初审，确认需求合理性与预算准确性后，提交采购部。采购部对需求进行合规性审查：核对采购品目是否符合企业采购目录，预算是否在年度预算范围内，是否属于规避招标的“化整为零”情形等。财务部审查预算明细，重点评估价格合理性及资金来源是否落实。采购部汇总各部门意见，按采购金额分级报批：金额≤5000元：由需求部门负责人、采购部负责人审批；5000元＜金额≤5万元：由分管领导审批；金额＞5万元：需提交总经理办公会或采购决策委员会审批。输出成果：审批通过的《采购需求申请表》，正式立项。步骤3：供应商信息收集与筛选操作主体：采购部、需求部门操作内容：采购部通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如3C认证、ISO认证）、过往业绩证明等材料。需求部门参与技术评估，协助筛选符合技术参数要求的供应商。采购部对供应商资质进行初审，剔除不合格供应商（如无资质、业绩不良、存在法律纠纷等）。输出成果：《供应商候选名单》（含资质文件、报价初步信息）。步骤4：供应商确定与商务谈判操作主体：采购部、需求部门、法务部（必要时）操作内容：根据采购金额及类型，确定供应商选择方式：公开招标：金额＞10万元或涉及重大资产采购，需发布招标公告，组织开标、评标；询价采购：5000元＜金额≤10万元，向不少于3家合格供应商发出询价单，比价后确定；单一来源采购：仅1家供应商可满足需求（如专利产品、紧急维修），需经分管领导特批。采购部与中选供应商进行商务谈判，明确价格、付款方式、交付周期、运输方式、售后服务等条款，形成《谈判纪要》。需求部门参与技术条款确认，保证供应商承诺的技术参数与需求一致。输出成果：《供应商评估报告》（附件2）、《商务谈判纪要》。步骤5：合同拟定与条款审核操作主体：采购部、法务部、财务部、需求部门操作内容：采购部根据《采购需求申请表》《商务谈判纪要》及供应商承诺，拟定采购合同文本，合同内容应包括：双方基本信息（名称、地址、法定代表人）；采购标的名称、规格型号、数量、单价及总价；质量标准与验收方法；交付时间、地点及方式；付款方式（如预付款、进度款、尾款比例及条件）；违约责任（如逾期交货、质量不达标、付款延迟的违约金计算方式）；争议解决方式（如协商、仲裁/诉讼管辖地）；合同生效条件及附件清单。法务部审核合同合法性：审查条款是否违反法律法规，是否存在法律漏洞，违约责任是否明确，争议解决方式是否合规等，出具《合同审查意见表》（附件3）。财务部审核财务条款：付款节点是否合理，票据要求（如增值税发票类型）是否明确，资金支付流程是否符合企业财务制度。需求部门审核技术附件：保证技术参数、验收标准与需求一致。采购部汇总各部门意见，与供应商协商修改合同，最终达成一致。输出成果：经多部门审核通过的《采购合同》（最终版）。步骤6：合同签订与分送操作主体：采购部、法务部、行政部操作内容：采购合同需经双方法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（合同专用章），骑缝章需齐全。合同签订后，原件至少一式三份：企业采购部留存一份、财务部留存一份、供应商留存一份，涉及项目执行的需增送需求部门一份。行政部对合同进行统一编号、登记，录入合同管理系统，保证可追溯。输出成果：正式签订的采购合同原件及《合同签订记录表》（附件4）。步骤7：合同执行与归档操作主体：采购部、需求部门、财务部操作内容：采购部跟进合同履行进度：协调供应商按时交付，监督物流运输过程，保证交付物品/服务与合同一致。需求部门在收到货物/服务后，按合同约定的质量标准进行验收，出具《验收报告》（需由验收人签字确认）。财务部凭《验收报告》、合同、发票等资料办理付款手续，严格按照合同约定的付款节点支付款项。合同履行完毕后，采购部收集《采购需求申请表》《供应商评估报告》《合同审查意见表》《验收报告》《付款凭证》等材料，整理成册，交档案室归档保存，保存期限不少于5年。输出成果：《验收报告》、付款凭证、完整合同档案。三、核心流程配套表单附件1：采购需求申请表序号需求部门需求名称规格型号/技术参数数量预计交付时间预算金额（元）用途说明申请人日期部门负责人签字1行政部办公电脑i5处理器/16G内存102024-03-3150,000新员工入职使用张*2024-03-01李*附件2：供应商评估报告供应商名称资质文件清单（营业执照、认证证书等）报价（元）交期（天）过往业绩案例技术评分（1-10分）商务评分（1-10分）综合得分推荐结论评估人日期科技有限公司营业执照、ISO9001认证、3C认证48,000152023年项目供货988.5推荐选用王*2024-03-05附件3：合同审查意见表合同编号审查部门审查内容审查意见修改情况审查人日期CG-2024-001法务部合同合法性第8条违约责任建议明确“逾期交货每日按合同总额0.05%支付违约金，上限不超过5%”已修改赵*2024-03-10CG-2024-001财务部付款条款尾款比例建议从10%调整为15%，预留质量保证金已调整刘*2024-03-11附件4：合同签订记录表合同编号合同名称签订日期供应商名称合同金额（元）履行期限合同原件份数归档编号经办人CG-2024-001办公电脑采购合同2024-03-15科技有限公司48,0002024-03-31至2024-04-153份DA-2024-003陈*四、关键风险控制要点需求描述清晰性：避免使用“approximately（大约）”“suitable（合适的）”等模糊表述，技术参数需量化，防止后续验收争议。供应商选择合规性：严禁设置倾向性、排他性条款，保证供应商选择过程公平、公正、公开，留存比价、招标记录备查。合同条款严谨性：质量标准、验收方法、违约责任等核心条款需明确，避免“按行业标准”“双方友好协商”等不确定性表述。审查环节独立性：法务、财务、需求部