4-文件管理制度

QG/SHEJZC02-2017《文件管理制度》文件管理制度第一章总则第一条为切实加强对文件的管理，并确保其相关使用场合能得到有效和适宜的文件，特制定本制度。第二条本制度适用于二建集团各级对文件的管理和控制。第三条定义1、规范、制度规范、制度是指由二建集团发布的，其内容在某一管理系统中具有普遍约束力和规范性的文件。2、实施细则、实施办法实施细则、实施办法是指二建集团有关职能部门为使基层单位更好地贯彻执行某一规范、制度所做的详细的、具体的解释和补充。实施细则、实施办法是主体规范、制度的从属性文件，具有补充性和辅助性的特点，使主体规范性文件具有更强的操作性。3、业务指令业务指令是指二建集团内部针对特定的工作或管理指向而下达的生产、经营、管理方面的要求或准则，是规范、制度的补充文件。4、业务通知业务通知是指二建集团内部针对某单一功能以及在某一时间段而下达的工作要求或规定，具有时效性。5、红头文件红头文件是指以规定文头为特别格式，并盖有红色印章的文件的俗称，是企业除规范、制度；实施细则、实施办法；业务指令、业务通知以外，具有普遍约束力的规范性文件。红头文件适用于二建集团对上级、政府主管部门的请示报告类文件，下发二建集团的各类决策性文件，二建集团最高管理层对各部门负责人的任免文件以及最高管理层决定用红头文件形式下发（或上报）的其它重要文件。第四条职责本制度由总裁事务部主管，技术质量部协管，各部门和工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部相关。1、总裁事务部负责管理性文件的登记、编号、标识、审稿、收发、评审、管理、打印、归档。2、技术质量部负责技术文件，包括标准、规范的管理和控制。3、合约预算部负责各类合同的审核、管理和控制。4、相关部门和工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部配合实施。相关部门收到的外来文件直接交总裁事务部，由总裁事务部负责文件的登记、流转、催办、下发、归档；工程公司/分公司/总承包部/工程设计院办公室负责涉及本单位外来文件（上级文件）的登记、传阅、收发、标识、检查、保管。5、工程项目部负责涉及本项目文件的登记、执行、保管。第二章工作要求第五条文件分类（一）按文件内容分1、管理性文件和资料包括：（1）内部文件：管理手册；管理制度（规范、制度、实施细则、实施办法）；业务指令；业务通知；红头文件以及二建集团下发的其它管理性文件；（2）外来文件（即：法律、法规；国家、行业、地方标准、规范、规程以及政府行政主管部门和上级主管部门下发的文件和其他文件）。2、技术文件包括：（1）内部技术文件：技术标准、作业指导书；施工组织设计、质量计划、环境与职业健康安全管理计划及专项施工方案等；（2）外来技术文件：国家、行业、地方标准、规范、规程、作业规范性文件以及施工图纸（含修改图、设计更改通知单、技术核定单）等外来技术文件。（3）合同（工程合同、设计合同、承包合同、分包合同、采购合同、技术服务合同、劳务合同等）。（二）按文件贮存的载体分:1、纸质文件。2、电子文件（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘、U盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。（2）电子文件的类型有：①字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，分定稿电子文件（草稿）和正式电子文件（正式文件）。②图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。第六条内部文件的编制、会签、审定和批准1、管理手册由总裁事务部起草，相关部门会签，管理者代表审定后报二建集团总裁和董事长批准。2、管理制度（规范、制度、实施细则、实施办法）、红头文件由主管部门起草，相关部门会签，报主管领导和/或管理者代表审核，总裁和董事长批准。3、业务指令由主管部门起草，相关部门会签，由总裁事务部核稿后，报主管领导审定后，由总裁签发。4、业务通知由各业务部门起草，相关部门会签，由总裁事务部核稿后，由主管领导审核、签发。5、技术标准、作业指导书（操作规程）由技术质量部或技术中心组织编写，相关部门会签，技术质量部或技术中心负责人核稿后，总工程师批准。6、施工组织设计、专项施工方案的编制和审批，按《技术管理制度》中有关施工组织设计编制与管理的规定执行。7、质量计划的编制和审批，按《质量策划与质量计划管理办法》中的有关规定执行。8、环境与职业健康安全管理方案、计划的编制和审批，执行《环境与职业健康安全管理方案、计划管理办法》的规定。9、各类合同的起草、评审、签订和发放，执行《合同管理制度》的规定。10、各类内部文件的编制、会签、审核、批准等流程必须完整，形成的文件审核审批记录必须做到签认手续齐全，发布的文件方为正式有效。第七条文件的标识1、二建集团管理手册标识QG/SHEJ××GLSC–××××文件发布年份管理手册名称有限责任公司的拼音缩写企业管理的拼音缩写2、二建集团管理制度标识QG/SHEJHY01–××××文件发布年份主管部门名称的拼音缩写和制度编号有限责任公司的拼音缩写企业管理的拼音缩写3、二建集团行政发文标识沪建二司×〔××××〕×××号当年行政发文的顺序号文件发布年份部门代词4、二建集团业务指令标识SHEJYWZL–××××–×××当年管理指令的顺序号管理指令发出年份管理指令的拼音缩写有限责任公司的拼音缩写5、二建集团部门业务通知标识SHEJYWTZ–××××–×××当年业务指令的顺序号业务指令发出年份业务指令的拼音缩写有限责任公司的拼音缩写6、作业指导书（操作规程）标识SHEJ–ZYJZ××–××××文件发布年份作业指导书的顺序号二建部门代号作业指导书的拼音缩写有限责任公司的拼音缩写7、二建集团各类合同标识，按《合同管理制度》的相关要求执行。8、施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全管理计划以工程名称标识。9、外来文件标识对法律、法规、技术标准、规范以及政府行政主管部门和上级的来文采用原有标识，二建集团不再另行标识。第八条文件的发放1、文件发放前应拟定发放范围，经批准后进行发放，要确保相关使用场合能获得适用文件的现行有效版本。2、纸质文件发放前应加盖红色公章。纸质文件以加盖红色公章和注明发放编号作为受控标识。3、管理文件由总裁事务部统一发放。（1）纸质文件和/或电子文件由总裁事务部统一发放，纸质文件、电子文件的发放填写《文件资料发放登记表》，并做好文件签收记录，记录应清楚记录接收人员和收文的时间。（2）总裁事务部工作人员应根据文件发放范围及要求，将纸质文件和/或电子文件分发到各职能部门以及各工程公司/分公司/总承包部/工程设计院。工程公司/分公司/总承包部/工程设计院应将收到的文件予以记录，并进行拟办，根据需要将纸质文件和/或电子文件分发至各工程项目部，做好签收记录。（3）总裁事务部有需要将纸质文件、电子文件下发至工程项目部时，由总裁事务部明确分发要求，由工程公司/分公司/总承包部负责下发，并做好签收记录。（4）各职能部门、各工程公司/分公司/总承包部/工程设计院收到受控的纸质文件和/或电子文件后，确认因管理工作需要另行转发时，必须明确分发号。同一个纸质文件、电子文件均需转发时，纸质和电子文件上应为同一个分发号。转发时应形成《文件资料发放登记表》。4、作业指导书由技术质量部统一发放，下发时均应在《文件资料发放登记表》上做好签收记录。5、技术规范、标准由技术质量部给出有效文件目录，由各工程公司/分公司/总承包部/工程设计院选配标准规范文本，并在《文件资料发放登记表》上做好签收记录。6、施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全管理计划由工程公司/分公司/总承包部负责发放，并做好签收记录。7、施工图纸（含修改图、设计更改通知单、技术核定单）由以下部门或岗位发放并填写记录：（1）招投标用的施工图纸，由二建集团或工程公司/分公司/总承包部负责技术标的同志负责接收和管理。非中标工程，开标后将图纸还给招标单位；中标工程，将图纸移交给项目部技术负责人。（2）工程项目部技术负责人负责施工过程中的图纸、设计更改通知单和技术核定单的签收和发放，并做好记录，作废图纸必须收回销毁。8、各职能部门、各工程公司/分公司/总承包部/工程设计院按接收顺序做好接收登记工作，即填写《文件资料接收登记表》，并填写《收文处理单》后交相关人员阅知，并组织实施。第九条文件评审1、总裁事务部、技术质量部于每年十二月初组织文件主管部门进行文件的有效性评审和确认，并发布《有限责任公司现行有效文件清单》和《法律、法规及其他要求文件有效版本清单》。2、总裁事务部、技术质量部每年一次发布《有限责任公司现行有效文件清单》和《法律、法规及其他要求文件有效版本清单》，注明更改和现行修订状态的方式，用以识别和控制所使用的文件的有效性。第十条文件的更改与修订1、文件的更改，由原起草部门填写《文件更改申请单》提出更改申请，说明更改理由，经其部门负责人审核同意后，报主管领导批准。2、文件更改的起草、会签、审定和批准程序按本制度第六条要求进行。3、文件的修改以修改通知单、换页或换版形式进行。文件经多次更改或文件需进行大幅度删改时，应进行换版，新版文件应注明替代旧版文件的编号，旧版本即作无效（作废）文件销毁。第十一条外来文件的控制1、任何职能部门和个人获得的外来的纸质、电子文件（包括国家、行业和地方政府的法律、法规以及政府行政主管部门和上级主管部门的规范性文件等）应及时交总裁事务部。由总裁事务部填写《文件资料接收登记表》登记并编号，填写《收文处理单》后与文件一并交总裁事务部总经理拟办，根据拟办要求转呈有关领导、转发有关职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部贯彻落实。2、外部获取的国家、行业和地方规范、标准等由技术质量部归口管理。3、直接采用的各类外来的文件，如：法律、法规、国家、行业、地方标准、规范以及政府行政主管部门和上级主管部门的规范性文件等，由二建集团主管部门确定使用范围和发放部门，按本制度第八条规定进行发放。4、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院对外来管理文件的管控，按本制度第十一条规定执行。5、各职能部门应及时掌握文件发布和换版信息，负责将变更内容或新版本文件通知发到相关部门。6、设计图纸等设计文件（含修改图、标准图集、技术核定单、设计更改通知单、图纸会审纪要等）按《技术管理制度》技术文件管理的有关规定进行收、发和管理。第十二条施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划的编制、审批和管理1、施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划由工程项目部组织编制。2、编制完成的施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划，必须满足策划的结果。3、施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划在报二建集团主管部门审批前，必须经过工程公司/分公司/总承包部有关部门的审查同意。4、上报公司的施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划，由二建集团主管部门组织审核。5、施工组织设计、专项施工方案、质量计划、环境与职业健康安全计划经二建集团相关部门审核，并经总工程师批准后方可实施。第十三条失效的文件处理1、下述文件视为无效（1）换版后，旧版次文件；（2）未加盖相应公章/未加盖复制专用章/未加OA系统下载标识的文件或文件的复制件；（3）已明确宣布废止或过期的文件。2、文件发放部门以书面作废声明等形式通知文件持有部门，废止或过期的文件由原文件持有部门自行销毁，除特殊规定由总裁事务部组织销毁。对难以销毁或撤出使用场所的已失效的文件，如合订本等，在相应的目录和内容处加盖“作废”印章或注明作废，作为标识，以防止误用，可能时注明代替的有效版本信息。3、对出于法律或保留信息需要等原因而保留作废文件时，在标题首页或背面处加盖“作废”和“留用”印章，作为标识。第十四条文件复制件的管理文件的复制，要依据有效的原件，复制后加盖相应级别的公章或复印专用章，注明原件存放处，需要时按本制度第八条规定进行发放。第十五条文件的保管、移交和归档1、文件的保管（1）文件在使用过程中，如有破损，影响使用时，可向总裁事务部办理更换手续。如发生遗失，应立即上报。（2）文件不准私自外借。2、文件的移交受控文件的持有部门或持有者有变动时，应向接受部门和人员办理移交手续。3、文件的归档总裁事务部（档案室）按《记录管理制度》和《档案管理制度》的规定，对需归档的文件进行标识、收集、编目、查阅、贮存、保管和处理。第十六条文件的学习、查阅、借阅1、各职能部门、工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部在收到下发或外来文件后，应组织有关人员学习，并形成学习记录。2、各职能部门、各工程公司/分公司/总承包部/工程设计院、工程项目部涉及到相关业务需要借阅文件的，应由借阅人填写《文件借阅申请表》，报主管部门负责人批准后借阅。未经总裁或管理者代表许可，不得擅自将文件外流。第三章附则第十七条本制度形成的记录有：1、文件审核审批单（附件一）2、文件资料发放登记表（附件二）3、文件资料接收登记表（附件三）4、收文处理单（附件四）5、文件更改申请单（附件五）6、文件借阅申请