会务服务方案

会务服务方案

会务服务方案会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。我们公司在过去三年的实际服务中，结合我们的经验和行政办事中心及会议大厦的实际情况，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。我们搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各司其职的会务服务模式，为各单位提供包括会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务在内的综合会务服务。行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。一、人员配置及素质要求会务管理服务机构设置方案一)总的原则因事设岗，精干、高效的原则。二)会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构管理组织架构图：2、组织架构图说明1)物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。2)物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。3)客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。4)大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。5)信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施；收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。6)会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。三、会议服务人员配备一)人员配置原则因事设岗与精干高效的原则。二)会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人(主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人)服务人员配置人数：三)人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。客户服务部下设三个操作部门，分别是三个楼栋大堂经理、信息处理中心以及会议服务中心。该部门人员编制为60人。由此形成以部门主管总协调，以各楼栋大堂经理相辅助，以信息处理中心后台支持，以会议服务中心为前台服务的会议服务新格局。践中积累了丰富的经验，能够根据客户的需求提供个性化的全天候服务，确保客户的满意度和忠诚度。3、信息化管理在信息处理中心，我们配备了专业的信息处理人员，负责全盘信息处理和跟进，确保信息的及时准确。同时，我们将建立信息反馈机制，及时收集、汇总、反馈和跟进各类服务信息，并编制每日服务通知和每周服务汇报，以便客户及时了解服务情况和问题解决情况。4、清洁管理我们专设清洁管理人员，负责会议大厦内外的清洁服务。根据清洁管理人员配备情况一览表，我们配备了丰富的清洁管理人员，确保会议大厦内外的清洁服务质量。同时，我们将建立清洁服务质量监督机制，定期进行清洁服务质量检查和评估，以确保清洁服务质量的稳定和持续提升。5、优势整合我们将会议服务中心和清洁管理人员进行优势整合，以更加专业的技能为客户提供优质服务。会议服务中心专司各种类型的会议现场服务和办公室内清洁服务，确保会议现场和办公室内的整洁和舒适。清洁管理人员负责会议大厦内外的清洁服务，确保会议大厦内外的整洁和卫生。我们将通过优势整合，实现资源共享和服务优化，为客户提供更加专业、全面、优质的服务。要求：通过专业培训，我们能够具备识别领导和来宾身份的基本判断能力和技巧。我们还能掌握与会领导的个人惯、基本的性格爱好及工作要求，以使我们的服务更加得体、舒适，进退有余。我们可以在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。我们在长期的政府物业服务时间中，能够理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性。我们可以在不规律的服务要求中寻找服务的规律，以此适应和提供相应的配套服务。全天候立体式作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员都要求像一只训练有素的纪律部队，各专业互相配合，招之即来，来之能战，时刻准备着。由于机关会议具有保密性质，物业工作人员特别是会务服务人员必须具备良好的职业道德和保密意识。因此，我们在管理中实行“授权和保密管理”制度。在人员招聘时，我们实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查。同时，对重要岗位实行担保制度，并须由员工户口所在地公安机关出具“无犯罪记录证明”文件，确保员工的素质能符合要求。我们还将加强对交接人员的管理。对能接触一定政府机密信息的会务服务人员，实行“授权上岗和保密教育”制度。我们将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通，了解对会议要求的各项信息并坚决执行。由于会务服务的重要性，必须确保会议进行的顺畅。因此，我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认（确认会议安排是否调整），环境主管提前一小时进行二级检查与确认（对一级确认、工作安排及准备情况进行确认），服务热线提前半小时进行检查确认（核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认）。实行三级会务检查与确认制度，可有效杜绝漏洞和疏忽，确保会务服务取得良好的效果。会务工作的管理要求如下：1.负责领导办公室的服务工作；2.负责区领导、机关各类会务的安排和服务，并及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况；3.负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；4.根据会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，并采取相应的服务措施；5.负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；6.负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；7.日常会务工作。对于小型会议的会务工作，我们将根据会议的规模和要求，制定相应的服务计划，以确保会议的顺利进行。1、会议室服务员的工作为了做好会议室服务员的工作，服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，并提前30分钟到岗。到岗后，服务员需要首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，如果发现异常，需要及时向主管领导报告。此外，服务员还需要仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)。会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。会议快结束时，服务员需要在会议室门外站好准备欢送参会人员。会议结束后，服务员需要及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等。2、中、大型及重要会议的会务工作对于中、大型及重要会议，客户服务部需要作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报。客户服务部根据会议需要，提前一天准备好横幅并作好相关协调工作。提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场(会议室)。服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，并提前1小时到岗。仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境。提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的惯，以便做好个性化服务。若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻(走路轻、讲话轻、动作轻)。会务部部长必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对。会议快结束时，服务员需要在会议室门外站好准备欢送参会人员。Afterthemeeting。promptlycleantheteacupsandtheconferenceroom。andturnoffthelights。equipment。airning。doors。andwindows.Duringthemeeting。theSafetyManagementDepartmentshouldXXXwiththeSecurityDepartmentoftheOfficeAffairsXXXemergency。thereshouldbeservicepersonnelon-siteforguidance.IV。AdministrativeServiceCenterMeetingServiceProcess1.PurposeXXXoftheAdministrativeServiceCenterintheirmeetingservicework。clarifytheresponsibilitiesofeachinternaln。andstandardizetheXXX.2.ScopeApplicabletothemeetingservicesoftheAdministrativeServiceCenter.3.Responsibilities3.1XXX.3.2XXX.3.3CustomerServiceCenter:A。XXXoutthe"AdministrativeCenterMeetingServicenForm"tobehandedovertotheheadoftheXXXoftheserviceprocess.B。ThecenterleaderneedstoreportthennofthemeetingroomforthenexttwodaystotheXXXtheOfficeAffairsBureau(currentlyMr。YeMinjieoftheAdministrativeAffairsn)byemailorcopybeforetheendofeachday.C。ContactandXXXwateruse(wateruseneedstofilloutthe"MeetingProcurementnForm"inadvanceandhandittothepropertyservicecenterXXXprocurement)。floweruse。XXX.D。Afterthemeeting。makethe"AdministrativeCenterMeetingExpenseList"basedontheXXX.3.4TechnicalSupportDepartmentisXXX。andairXXX.3.5TheSecurityDepartmentisXXXthevenue。controllingnoiseandidlepersonnelaccess。andguidingvehicleentry。exit。andparking.3.6XXXforthevenuelayout。in-meetingservices。andpost-meetingsitecleaning.3.7XXXandthevisitingroute.4.XXX4.1XXXcontentofPartyAshallnotbedisclosedtotheoutsideworld.4.2Recordings。videos。XXX.4.3XXXofPartyA。followPartyA'srequirements.5.XXX5.1AccordingtothecharacteristicsofusmeetingplacesintheAdministrativeServiceCenter。theyarenowdividedintothreecategories:A。B。andC.5.2nrequirements:为了预定40座以下小型接待室和座谈式会议室（A类），会议主办单位需要提前一个小时致电客户服务中心（TEL：xxxxxxx）并提出会议要求。客户服务中心的值班人员需要记录会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息，并填写《行政中心会议服务通知单》。然后，会务部相关负责人会进行会议准备。此类会议信息需要提前告知机关事务管理局。为了预定150座以下课堂式会议室（B类），会议主办单位需要提前半天致电客户服务中心（TEL：xxxxxxx）并提出会议要求。客户服务中心的值班人员需要记录会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息，并填写《行政中心会议服务通知单》。然后，会务部相关负责人会进行会议准备。此类会议信息需要提前告知机关事务管理局。为了预定戏院式会议厅（C类，包括主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅），会议主办单位需要至少提前XXX申报，并填写《租用会议室申请表》。客户服务中心需要凭XXX《租用会议室申请表》传真件要求，进行会议安排确认，确保会议室无重复安排，时间衔接合理。如果会场需要大型喷画及特殊会场布置，客户服务中心需要在第一时间通知机关事务局，并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批，方可安排施工。客户服务中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容，并填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。根据会议要求，机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。特别说明：物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池等代购代订服务。客户服务中心（或项目管理专员）需要要求会议组织方明确会议时间、地点、组织单位、联系人/电话、会议主题、服务要求（包括会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位）等信息，然后填写《行政中心会议服务通知单》。如果有代订、代购服务的，凭XXX《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备，同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。代订、代购项目有：瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识（喷绘）、复印等。口头或书面预定都可以。A、当各办公单位需要预定行政中心会议服务时，接洽人员应记录预定信息或根据书面要求填写《行政中心会议服务通知单》并及时交给客户服务中心进行通知落实。B、东、西楼客服助理接到会议预定后，应立即通知客服中心，并由客服中心填写《行政中心会议服务通知单》，发布会议信息并通知相关责任人进行服务，东、西楼客服助理负责跟进全程。C．客服中心接到东、西楼会议信息后，应按要求和流程安排，并在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进。会议大厦由客服助理安排，中心只记录信息进行发布。6.2工程技术部：接到会议通知后，应根据设备要求提前检查设备并调试灯光、音响、区域照明、录音和空调设备。对于C类会议，需要按以下流程进行准备：1)空调设备技术人员应在会议前两小时开启相关会议室空调风柜，会议前一小时开启空调设备，并根据具体情况提前开启其他必要区域的通道，视会场人数和温度加开主机和水泵。2)会场照明设施会议开始前一小时开启所有场地灯。3)舞台灯光、音响设备A)严格按照会议主办方要求进行调试，技术人员要求灯光开启不要太强或太弱。B)按照设备开机程序开启音响设备，并逐一调试每个麦克风音量，稳固摆放麦克风，力求均衡无反馈声和嘈杂音。C)准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好标识。4)所有准备工作完成后，需要及时将情况反馈给客户服务中心，并由客户服务中心主办或其他相关人员进行检查核实。6.3安全部：接到会议通知后，根据要求提前一小时开启相关区域门锁，包括大堂、电梯厅等，安排人员在会议区域进行巡查，及时制止噪音和闲杂人员进出。对于C类会议，需要按以下流程进行准备：1)岗位设置根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。2)标识指引协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。3)现场控制根据会议主办方要求控制人员出入，并对现场消防安全情况进行全面监控。4)所有准备工作完成后，需要及时将情况反馈给客户服务中心，并由客户服务中心主办或其他相关人员进行检查核实。6.4会务部：接到会议通知后，及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》，并根据要求进行准备。对于C类会议，需要按以下流程进行准备：1.现场布置在收到会议通知后，我们提前组织人员清洁相关区域，并按照主办方的要求提前布置会场。2.物资准备根据会议人数，我们提前准备了热水瓶、茶壶、茶叶、烟灰缸、纸巾、纸杯、托盘、毛巾等会务用品，并根据主办方的要求摆放了瓶装饮用水和水果等。3.会务准备在会议开始前，我们的会务人员提前一个小时到场准备茶水，摆好杯子，待宾主到场后即刻斟茶。4.反馈和检查所有准备工作完成后，我们及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其他相关人员进行检查核实。5.记录表格我们使用DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》、DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》和DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》这些记录表格。6.会议大厦会议服务流程目的是规范会议大厦的会议服务接待，满足会议组织方的要求，提高会议接待服务的效率和水平，最大限度地提高客户满意度。7.适用范围适用于行政中心会议大厦的会议服务。8.职权与职责部门经理或分管经理助理对会议大厦的会议服务接待进行指导，对整个会议服务加以督察，并负责各部门间的统筹协调。会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴，并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排，且对每次会议服务进行总结以持续改进。技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行，就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护，确保各项设备正常工作。安全管理部负责外围指引、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理，全面负责会议期间的安全保卫工作。会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。9.会议场所分类及用途说明主会场可以接待450人到1200人的大型会议、晚会等。二楼报告厅可以接待100到450人的报告会议、研究会议、讨论会议等。主席团会议厅是定向接待XXX、人大常委会议的场所。新闻发布会场可以接待30到100人的中型会议。分组会议室包括贵宾室和休息室，可以接待30人以下的小型会议、接见会议等。10.过程和方法控制我们通过规范的流程和方法控制，确保会议服务接待的高效和优质。5.1会议大厦客服助理5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后，会议大厦客服助理应积极筹备，并合理安排组织单位到相关会场参观。5.1.2在XXX的许可下，会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目，使组织单位对该会场有全面了解。5.1.3XXX书面确认同意后，会议大厦客服助理应在当天知悉会议组织方，并将该会议名称、组织单位、人数、会议时间与地点、联系人及联系电话等信息记录在《会议信息记录表》上（见附表一）。5.1.4凡是经由机关事务局批准或其自行确定的会议，会议大厦客服助理应及时与会议组织方联系，了解该次会议的技术、安全、会务、清洁及代办服务等具体要求，并详细记录在《会议大厦会议服务通知单》上（见附表二）。5.1.5会议大厦客服助理制作完《会议大厦会议服务通知单》后，应至少提前2天通知安全、技术、会务、清洁部门。各部门在接到通知后应立即组织人力、物力作好前期准备工作。若无特殊情况，各部门应在会议前1天准备就绪。5.1.6会议开始前，会议大厦客服助理应到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况。如未达到《会议大厦会议服务通知单》所列要求，应通知相关部门人员立即整改，并将有关情况告知部门主管。5.1.7会议期间，会议大厦客服助理应负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件。如属重大事件，应及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。5.1.8会议结束后，会议大厦客服助理应统筹会场的现场清理工作。发现遗失物品应及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》（见附表三），转交组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。5.2技术保障部5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，技术保障部应根据通知中技术保障方面的要求，提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。5.2.2各设备的操作流程如下：1）空调设备a。技术人员应在会议前1天做好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行。b。会议当天，应至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道。c。会议进行中，应全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域。d。会议结束后，关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。2）会场照明设施5.1.6在会议开始前，会议大厦客服助理应该到会议现场及周边区域检查各部门工作完成情况。如果未达到《会议大厦会议服务通知单》所列的要求，应该通知相关部门人员立即整改，并将有关情况告知部门主管。5.1.7在会议期间，会议大厦客服助理应该负责现场的监控、巡查和协调，及时处理现场急发事件。如果属于重大事件，应该及时上报部门经理或分管经理助理，并通知各部门主管。5.1.8在会议结束后，会议大厦客服助理应该统筹会场的现场清理工作。发现遗失物品应该及时与组织单位或当事人取得联系。同时，制作好《会议大厦会议费用确认单》(见附表三)，转组织单位责任人签字确认，以便事后追缴会议费用。5.2技术保障部5.2.1在收到《会议大厦会议服务通知单》后，技术保障部应该根据通知中技术保障方面的要求，提前对各设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。5.2.2各设备的操作流程如下：1)空调设备a。技术人员应该在会议前1天作好空调设备的检修工作，确保空调设备能够正常运行。b。会议当天，应该至少提前1小时开启空调风柜及空调机组，并视具体情况提前开启其他必要区域的通道。c。会议进行当中，应该全程跟踪温控，保证室温适中，包括会场、休息室及周边过道等区域。d。会议结束后，应该关闭所有空调系统，并对各设备进行例行检修。2)会场照明设施a。技术人员应该在会议前1天检查会场入口、出口、场内、过道、天顶等区域照明是否正常。b。会议当天，应该提前1小时开启所有相关区域灯光。c。会议结束后，负责关闭所有照灯。3)会场灯光、音响设备a。技术人员应该在会议前1天调试好所有灯光及音响设备。如发现故障，应该及时排除或更换。b。技术人员应该严格按照会议组织方要求进行调试，并配合会议组织方技术人员进行各设备的调试和使用。并注意灯光的扭转方向，避免破坏周边的舞台设施，如避免幕布被烤焦现象发生。c。严格按照会议组织方要求摆放麦克风及其他设备，按照设备开机程序开启音响系统，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音，并保证各设备在会议期间的正常使用(如及时更换电池)。d。根据会议组织方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好标识，会后要根据会议方的要求对录音带进行保存或移交。e。所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至会议大厦消防控制中心。由会议大厦消防控制中心值班人员进行检查核实。Aftertheendofthemeeting。thetechnicalpersonnelofeachequipmentshouldcalculatethetechnicalmateriallossofthemeetingandreportittothecustomerserviceassistantoftheconferencebuilding。Thecustomerserviceassistantwillsummarizethemateriallossandchargeittotheconferencefee.ThesafetymanagementdepartmentshouldopenXXXonehourbeforethemeetingaccordingtotherequirementsofthemeetingnotice。Thenstandardsinclude:settingupatleasthalfanhourinadvanceforrelevantsecurityguardposts。includingthemaingatepost。eastgatepost。conferenceentrancepost。mobilepost。patrolpost。undergroundgaragepost。andundergroundgarageguidepost。Theyshouldalsoassistinplacingconferenceguidesignsandparkingguidesigns。controlpersonnelaccessandpostXXX。XXXoftheon-sitefiresafetyn。Afterallthensarecompleted。theyXXXbuildingfirecontrolcenter。andhavetheon-dutypersonnelofthefirecontrolcentercheckandverify。Afterthemeeting。theyshouldimmediatelyclosethemeetingsite。checkformissingitems。documents。XXXtothefirecontrolcenterandcustomerserviceXXX.XXX:afterreceivingthenotice。theyshouldgototheXXX。Onehourbeforethemeeting。adjusttheairXXXtemperature(around22degreesCelsius)。andopenthedoorsandlightsoftheconferenceXXXtableonthefirstfloorthedaybeforethemeeting。andplaceitaccordingtotheactualnumberofparticipants。Iftheconferenceorganizerrequiresnottoplacewateroronlyplaceacertainpart。followtheirXXX。andthespecificplacementmethodandnareXXX)Placeashtraysinthepublicareasbeforethemeeting。includingthethreeservicedesksatthemainentranceandeastgate。neartheentranceofthemainconferencevenueonthefirstfloor。andnearthewashroomsonbothsidesofthemainXXX。withthreeoneachtable。Duringthemeeting。XXX。andtheXXXforthemainstage。(Ifthemainstagedoesnothaveseatsandtheorganizerdoesnotrequiretea。itisnotnecessarytoprepare.)Onedaybeforethemeeting。placetheteaXXXsidesofthestage。includingcups。coasters。hotwaterbottles。teapots。trays。ashtrays。papertowels。porcelainpots。whitetowels。smallplates。waterbuckets。andtrashcans。(Thenumberofitemsprepareddependsonthenumberofparticipants.)XXXofthemainstage。Onehourbeforethemeeting。placetheteacupsandcoastersonthemainstage。andcarefullycheckforanydamageorteastainsonthecups.主会场通常和贵宾室或休息室一起使用，贵宾室服务流程详见第五部分《分组讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》。在会议开始前一个小时，礼仪岗和引导人员上岗。在会议开始前十五分钟，开始泡茶。首先将茶叶放入茶壶中（根据茶叶种类确定用量），进行清洗和滤水，然后加入适量的白开水浸泡。在会议开始前五分钟，开始倒茶（装满8分杯）。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如果参加会议的人员自带杯子，则加茶水时应换壶加入白开水。加茶的频率一般为30分钟一次，但需要根据现场实际情况灵活掌握。在会议结束后，将与会人员送走后开始清理物资。如发现与会人员遗留物品，应及时交到会堂中心并填写《拾遗物品登记表》。清点并归还会务物资。会议大厦报告厅：接到通知后，到仓库领取相关会议使用物资。提前一个小时将空调调至合适温度（22度左右），提前一个小时将会场门和灯打开。会议用水应在会议前一天按照会议组织方要求将矿泉水放置在报告厅座椅扶手处。会议前一天应摆放好签到台，一般摆放在二楼报告厅旁大厅。摆放烟灰盅的区域包括报告厅侧面休息处的茶几上，如与会人员较多可在报告厅周围摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰盅，会议进行中会务人员要及时更换。检查会议区域内洗手间纸巾准备情况。主席台茶水用具应在会议开始前一个小时摆放在二楼7号化妆间。物资包括水杯、杯垫、开水瓶、泡茶壶、托盘、烟灰盅、纸巾、瓷壶、自毛巾、小碟、水桶、垃圾篓（具体物资数量根据主席台人数而定）。主席台上的茶杯和杯垫应提前一个小时完成，并仔细检查水杯有没有破损和茶垢。报告厅一般连同报告厅休息室一起使用，报告厅休息室服务流程详见《分组讨论厅、贵宾室、休息室服务流程》。在会议开始前一个小时，礼仪人员上岗。在会议开始前十五分钟，开始泡茶。首先将茶叶放入茶壶中（根据茶叶种类确定用量），进行清洗和滤水，然后加入适量的白开水浸泡。在主席台人员就座后开始上茶（装满8分杯）。倒茶时，如发现茶水过浓，应立即加入白开水稀释。如果参加会议的人员自带杯子，则加茶水时应换壶加入白开水。Duringthemeeting。teashouldbeservedevery30minutes。butthefrequencycanbeadjustedaccordingtotheactualXXX。Afterthemeeting。XXXupandanylostitemsshouldbepromptlyhandedovertothecenterandrecordedintheLostandFoundRegister。Thenmapofthemeetingpersonnelshouldbefollowed。withredXXXFortheChairman'sConferenceHall。XXXtemperature(around22degrees)onehourinadvance。andthedoorsandlightsofthevenueshouldbeopenedonehourinadvance。XXX'sConferenceHallshouldbefiltered。andaXXXshouldbesetuponedayinadvanceandplacedtotherightoftheglassdooronthesecondflooroftheChairman'sConferenceHall。Ashtraysshouldbeplacedinthepublicarea。andteautensilscanbepreparedtotherightoftheChairman'sConferenceHalldoorifneeded。Longtablesshouldbesetupoutsidetheglassdoors。withthreeashtraysoneachtable。Allnecessarymeetingmaterials。suchascups。coasters。smallelectrickettles。teapots。trays。ashtrays。tissues。porcelainpots。whitetowels。smallplates。buckets。trashcans。andsmallcarts。shouldbepreparedinadvanceaccordingtothenumberofattendees。Onehourbeforethemeeting。teacupsandcoastersshouldbesetup。andthesmallelectrickettlesshouldbeXXX。Thecupsshouldbecheckedfordamageandteastains。XXX'sConferenceHallisusuallyusedtogetherwiththesecretary'soffice。Thesecretary'sofficeshouldbeopenedonehourinadvance。cleaned。XXX'soffice。CeremonialstaffshouldbeondutyonehourbeforetheXXXminutesbeforethemeeting。XXXamountofhotwater。Fiveminutesbeforethemeeting。teashouldbepouredintocups(fillingthemto80%capacity)。Iftheteaistoostrong。addsomehotwater。Ifattendeesbringtheirowncups。theteashouldbepouredintoanewpotandmixedwithhotwater。Duringthemeeting。teaserviceisnotrequired。butthereshouldbestaffatthegatereadytoprovideassistance。Afterthemeeting。XXXbecleanedup。andanylostitemsshouldbehandedovertothecenterandrecordedintheLostandFoundRegister。Thenmapofthemeetingpersonnelshouldbefollowed。withredXXXForthePressConferenceHall。XXX.提前一个小时将会场空调调至合适的温度（约22度），同时将会场门、灯打开。对于新闻发布厅的用水准备，有两种方式：第一种是主席台提供过滤茶水，而座位席则提供矿泉水；第二种是所有席位都提供过滤茶水。如果采用第一种方式，会务人员需要在会议开始前一天的小时将矿泉水放置在新闻发布厅内的椅扶手处，主席台的茶水提前15分钟泡好，等到主席台人员就座后再上茶。如果所有席位都提供茶水，会务人员需要按要求提前准备好茶水用具。会议开始前一天应摆放好签到台，一般摆放在新闻发布厅门口的右侧（靠墙摆放），如会议组织方有特殊要求则可作灵活变动。公共区域应摆放烟灰缸，如果与会人员有需要，可在新闻发布厅门外两侧摆上活动长条桌，每个桌上摆放3个烟灰缸。会议开始前一天应将茶水用具准备好，并开始烧开水。物资包括水杯、杯垫、泡茶壶、托盘、烟灰缸、纸巾、瓷壶、白毛巾、小碟、水桶、垃圾篓等。会议开始前一个小时应完成茶杯及杯垫的摆放，并仔细检查水杯有没有破损及茶垢。主席团会议厅一般连同秘书室一起使用，秘书室提前一个小时将门打开，检查清洁卫生后，随时作好茶水服务的准备。秘书室内应提前准备好5张折叠椅。礼仪人员应在会议开始前1个小时上岗。会议开始前十五分钟开始泡茶，将茶叶放入茶壶中（根据茶叶种类确定用量）进行清洗滤水，然后加入适量白开水浸泡。会议开始前五分钟开始倒茶（装满8分杯即可）。倒茶时，如