质量管理体系检查清单与改进建议模板

质量管理体系检查清单与改进建议模板一、适用场景与价值二、实施步骤与操作指南（一）准备阶段：明确检查范围与资源保障确定检查目标与范围明确本次检查的核心目的（如：体系认证前自查、客户投诉后的专项检查、年度管理评审等）；界定检查范围（覆盖的部门、产品/服务类型、过程流程，如：设计开发、采购生产、仓储物流、售后服务等）；参考依据（ISO9001标准、行业规范、组织内部质量手册、程序文件等）。组建检查团队选择具备质量管理经验、熟悉业务流程的人员组成检查组，明确组长职责（统筹协调、报告审核）；必要时邀请外部专家参与，保证检查的客观性与专业性；对检查组成员进行培训，统一检查标准与方法。收集与梳理资料收集体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等）；收集历史数据（近6个月内部审核报告、客户反馈、不合格品处理记录、纠正预防措施记录等）；整理检查清单（参考本模板“三、检查清单与改进建议模板表单”），结合组织实际情况调整检查项目。（二）检查阶段：现场核查与证据收集首次会议与被检查部门负责人沟通检查目标、范围、流程及时间安排；确认检查人员与接口人，明确双方职责。现场检查实施文件审查：核对体系文件的适宜性、充分性及执行情况（如：质量目标是否分解至各部门、作业指导书是否现行有效）；记录核查：抽查质量记录的完整性、真实性和可追溯性（如：生产记录是否包含关键工艺参数、检验记录是否标注合格判定结论）；现场观察：实地查看作业现场是否符合文件要求（如：生产设备是否定期维护、作业人员是否按规程操作、仓储环境是否满足温湿度要求）；人员访谈：与岗位人员交流，知晓其对质量职责、流程要求的掌握程度（如：“您清楚本岗位的质量控制点吗？”“不合格品如何处理？”）。记录检查发觉对检查过程中发觉的问题（符合/不符合）详细记录，包括：问题描述（具体时间、地点、涉及人员/文件）、证据（记录编号、现场照片、访谈记录等）；区分“不符合项”（严重不符合：体系失效导致质量；一般不符合：个别未按要求执行）和“观察项”（潜在风险或改进点）。（三）分析阶段：问题判定与原因追溯汇总检查发觉检查组内部对记录的问题进行汇总，核对证据充分性，避免主观判断；与被检查部门沟通确认问题点，保证双方对问题描述无异议（如：是否理解“未按规定进行首件检验”的具体场景）。判定不符合项对照体系文件、标准要求及法规规定，明确问题是否构成不符合项，并判定严重等级；对不符合项进行编号（如：NC-2024-01），便于后续跟踪。分析根本原因采用“5Why分析法”“鱼骨图”等工具，对不符合项进行原因分析（如：操作人员未培训？文件规定不清晰？设备维护不到位？）；区分“直接原因”（如：未执行首件检验）和“根本原因”（如：培训计划未覆盖新员工，且缺乏监督机制）。（四）改进阶段：制定措施与跟踪验证制定改进建议针对不符合项及观察项，提出具体、可操作的改进建议（如：“1个月内完成新员工首件检验培训，并增加班组长抽查频次；修订《作业指导书》，明确首件检验记录要求”）；明确责任部门/人（如：生产部*经理）、完成时限（如：2024年月日前）及验证方式（如：查阅培训记录、现场抽查）。编制检查报告汇总检查过程、发觉的不符合项、观察项、原因分析及改进建议，形成《质量管理体系检查报告》；报告经检查组组长审核后，提交组织管理者代表或最高管理者审批。跟踪与验证责任部门按改进建议落实措施，检查组定期跟踪进度（如：每周更新整改状态）；完成后，检查组通过现场核查、记录审查等方式验证改进效果（如：确认新员工培训记录合格，首件检验执行率100%）；对验证未通过的项，要求责任部门重新制定措施并跟踪，直至问题关闭。三、检查清单与改进建议模板表单（一）质量管理体系检查清单表检查类别检查项目检查内容检查方法符合情况（是/否/不适用）问题描述（含证据）责任部门/人整改期限管理职责质量方针目标1.质量方针是否经最高管理者批准并传达？2.质量目标是否量化、可测量，且分解至相关部门？查阅文件、记录访谈部门负责人管理评审1.是否按规定周期开展管理评审（通常每年1次）？2.评审输入是否完整（内外部审核结果、客户反馈等）？查阅管理评审计划、报告记录管理部*主管资源管理人力资源1.关键岗位人员是否具备相应资质（如：检验员持证上岗）？2.是否有年度培训计划，培训效果是否评估？查阅资质证书、培训记录、现场核查人力资源部*经理基础设施1.生产/检测设备是否定期维护保养，并有记录？2.工作环境（温湿度、洁净度）是否符合要求？查阅设备台账、维护记录、现场监测数据设备部*专员产品实现设计开发1.设计开发项目是否按规定进行评审、验证和确认？2.设计输出文件（如图纸、工艺书）是否经批准？查阅设计开发计划、评审报告、文件审批记录技术部*工程师采购过程1.是否对供应商进行选择、评价和重新评价？2.关键物料是否规定进厂检验要求并执行？查阅供应商档案、采购订单、检验记录采购部*主管生产与服务提供1.是否按规定进行首件检验、巡检和完工检验？2.标识和可追溯性要求是否落实（如：产品批次号管理）？查阅检验记录、现场查看标识、追溯产品流程生产部*班组长测量分析与改进顾客反馈1.是否有顾客投诉/建议收集渠道，并及时处理？2.顾客满意度调查是否定期开展，结果是否分析？查阅投诉处理记录、满意度调查报告、改进措施市场部*专员不合格品控制1.不合格品是否标识、隔离并评审？2.处置结果（如：返工、报废）是否有记录并验证？查阅不合格品报告、处置记录、验证记录质量部*检验员持续改进1.是否利用内审、外审、客户反馈等数据识别改进机会？2.纠正预防措施是否有效落实？查阅改进计划、措施记录、验证效果质量部*经理（二）改进建议跟踪表不符合项编号问题描述（含证据）根本原因分析改进建议责任部门/人计划完成时限实际完成情况验证方式及结果状态（关闭/跟踪中）NC-2024-012024年3月生产记录显示，A产线未执行首件检验（抽查10份记录，3份无首件检验签字）1.新员工未接受首件检验培训；2.班组长未按规定监督检查1.4月15日前完成新员工首件检验专项培训，考核合格上岗；2.修订《班组长职责》，增加每日首件检验抽查要求生产部*经理2024-04-30已完成培训查阅培训记录（12人合格），现场抽查4月生产记录，首件检验执行率100%关闭NC-2024-02供应商“机电”2023年度评价表中，未包含其来料批次合格率数据（仅评价交期及时性）采购部未将“来料批次合格率”纳入供应商评价指标1.5月1日前修订《供应商评价管理办法》，增加“来料批次合格率”（权重≥20%）；2.5月完成对“机电”的重新评价采购部*主管2024-05-10已修订文件查阅新版管理办法，确认新增指标；抽查供应商评价记录，包含合格率数据（98.5%）关闭OBS-2024-01仓库部分物料（如：B-001）未设置最高库存标识，存在积压风险仓库管理员未严格执行库存管理规定，未及时预警1.4月20日前为所有物料设置最高/最低库存标识；2.每周五库存盘点时同步检查库存状态，超上限物料启动预警仓储部*主管2024-04-25已设置标识现场查看物料标识，确认B-001等物料标注最高库存；查阅近3周盘点记录，无超库存未预警情况关闭四、关键注意事项与风险提示检查前充分准备，避免流于形式需提前熟悉被检查部门的业务流程及体系文件，避免因“不知晓业务”导致检查结论偏差；检查清单需结合组织实际细化，避免直接套用通用模板（如：制造业需关注生产过程控制，服务业需关注服务流程规范）。问题描述客观具体，证据支撑充分禁止使用“可能”“大概”等模糊表述，需明确问题发生的时间、地点、涉及人员/文件及具体表现（如：“2024年3月15日10:30，A车间操作工*未按《作业指导书SOP-005》要求使用扭矩扳手，导致产品螺丝扭矩不达标”）；证据需可追溯（如：记录编号、照片编号、访谈对象姓名及工号）。改进建议可操作性强，避免“空泛口号”改进建议需明确“做什么”“谁来做”“何时完成”“如何验证”，避免“加强培训”“提高意识”等无法落地的表述；针对根本原因制定措施，而非仅解决表面问题（如：因“未培训”导致操作失误，需同时解决“培训缺失”和“监督缺失”两个根本原因）。重视沟通与协作，避免“对立情绪”检查过程中需与被检查部门保持平等沟通，对问题点充分听取对方解释，避免“检查者”与“被检查者”的对立；整改措施制定时需征求责任部门意见，保证其具备实施资源与能力，提高整改积极性