企业内网网站内容发布流程手册

企业内网网站内容发布流程手册一、前言为规范企业内网网站内容管理，保证信息发布的准确性、及时性与安全性，提高各部门内容协作效率，特制定本流程手册。本手册旨在明确内容发布的全流程操作规范、责任分工及配套要求，保障内网网站作为企业内部信息枢纽的高效运行，同时为各部门内容负责人及相关操作人员提供标准化操作指引。二、手册适用场景本手册适用于企业内网网站各类内容的发布管理，具体场景包括但不限于：部门日常信息发布：如部门动态、工作通知、会议纪要、人员变动等；企业重要公告传达：如公司政策调整、规章制度更新、节假日安排、重大事项公示等；活动宣传推广：如内部培训、团队建设、企业文化活动、项目成果展示等；知识库内容更新：如业务操作指南、技术文档、常见问题解答（FAQ）等；临时性信息发布：如系统维护通知、紧急通知、临时停水停电公告等。三、内容发布全流程操作指南内网网站内容发布需遵循“需求发起-内容撰写-审核校验-技术发布-归档管理”的标准化流程，各环节责任主体及操作要求（一）第一步：需求发起与内容提报责任主体：内容需求部门（如市场部、人力资源部、行政部等）的内容负责人（一般为部门指定专员或部门负责人）。操作说明：明确发布需求：内容需求部门需提前确认发布内容的必要性、目标受众（如全体员工、特定部门、管理层等）及期望发布时间，避免重复或低效发布。填写《内容发布申请表》：需求发起人需登录企业OA系统或内网指定表单模块，完整填写《内容发布申请表》（详见第四章配套表单模板），内容包括：内容标题（需简洁明了，不超过30字）；内容分类（如“部门动态”“通知公告”“活动宣传”等，需选择内网预设的分类标签）；发布部门及联系人；期望发布时间（需预留至少2个工作日审核及发布周期，紧急内容需在“备注”中标注并联系内网管理员）；内容摘要（100字以内，概括核心信息）；附件信息（如配图、文档、等，需保证附件无病毒且格式合规）。提交审批：申请表填写完成后，提交至部门负责人进行初步审批（确认内容必要性及部门内合规性），审批通过后流转至内网内容审核组（通常由行政部、法务部、品牌部等组成）。（二）第二步：内容撰写与格式规范责任主体：内容需求部门撰写人（可由部门负责人或指定专员完成）。操作说明：内容撰写原则：准确性：数据、事实、政策等内容需经部门负责人确认，避免信息错误；简洁性：语言表达清晰易懂，避免冗余表述，建议控制在800字以内（长文档需附目录或摘要）；合规性：严禁发布涉密信息、敏感话题、违规广告及与企业文化不符的内容；可读性：合理使用标题层级（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”）、项目符号（如“•”“1.”），重要内容可加粗或标红，但避免过度使用格式。格式规范要求：宋体二号加粗，居中对齐；宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符；图片：需为JPG/PNG格式，单张图片大小不超过2MB，分辨率建议72-150dpi，图片下方需添加简洁说明（如“图1：活动现场”）；附件：Word/Excel/PDF格式，单附件不超过10MB，需在中标注“附件：《文档》”并说明附件用途；：如需至内网其他页面或外部网站，需保证有效，外部需经法务部审核（涉及企业官网、合作单位等需提前报备）。（三）第三步：多级审核与校验责任主体：内网内容审核组（初审）、分管领导（终审，根据内容重要性确定）。操作说明：初审（内容合规性审核）：审核组在收到《内容发布申请表》后1个工作日内完成初审，重点审核：内容是否符合国家法律法规及企业内部规章制度；是否存在错别字、语病、格式错误等低级问题；分类标签、发布时间等表单信息是否完整准确；附件是否合规（如涉密文件、未经授权的图片等）。初审通过：流转至终审环节；初审不通过：退回需求部门修改（需注明修改意见，修改后重新提交初审）。终审（内容重要性及领导审批）：普通内容（如部门动态、一般通知）：由分管该部门的负责人终审，1个工作日内完成；重要内容（如公司政策、重大公告、涉及全员利益的事项）：需提交至企业分管领导（如副总经理、总经理助理）终审，2个工作日内完成；终审通过：审核组在《内容发布申请表》中标注“审核通过”，并通知发布专员；终审不通过：退回需求部门，说明原因并重新发起流程。审核意见记录：所有审核环节需在OA系统中留痕，审核意见需清晰可追溯，避免口头审批。（四）第四步：技术发布与上线测试责任主体：内网技术支持团队（发布专员）。操作说明：接收审核通过材料：发布专员确认《内容发布申请表》及终审意见后，与需求部门对接获取最终版内容（Word文档、图片等）。内容排版与发布：登录内网网站后台管理系统，根据内容分类选择对应栏目；将终审通过的内容导入编辑器，按格式规范排版（复制粘贴时需清除原文格式，使用编辑器自带工具调整）；附件及图片，保证附件、图片显示正常；设置发布时间（如选择“立即发布”或“定时发布”，定时发布需提前确认服务器时间准确）；“发布”按钮，内容预览。上线测试：发布专员需自行预览发布内容，检查：标题、附件是否与终审版本一致；页面排版是否错乱、图片是否正常显示；是否可、附件是否可；分类标签、发布时间是否准确。测试通过后，通知需求部门确认；测试不通过，立即修改并重新测试，直至符合要求。（五）第五步：发布后跟踪与归档管理责任主体：内容需求部门、内网管理组。操作说明：发布后跟踪：内容发布后1个工作日内，需求部门需关注内网页面，检查内容是否正常显示，收集员工反馈（如量、评论疑问等）；如发觉内容错误（如错别字、失效等），需立即联系内网技术支持团队下线修改，重新走审核发布流程。内容归档：内网管理组每季度对已发布内容进行备份，按“发布日期-分类-标题”格式整理归档（存储于企业指定服务器或云盘，保存期限不少于2年）；过期或失效内容（如活动结束、政策废止）需由需求部门提出下线申请，经审核组确认后由发布专员下线，下线内容同步归档至“历史内容”文件夹。四、配套表单模板（一）内容发布申请表项目填写内容内容标题（例：关于2024年端午节放假安排的通知）内容分类□部门动态□通知公告□活动宣传□知识库□其他（请注明：_________）发布部门（例：行政部）联系人及联系方式（例：，内线分机：8888）期望发布时间（例：2024年5月20日10:00，紧急内容请注明“加急”）内容摘要（例：根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年端午节放假时间通知如下……）附件清单□无□有（请注明：1.《放假安排表》PDF；2.各部门值班人员名单Excel）部门负责人审批签名：_________日期：_________审核组初审意见□通过□不通过（修改意见：_________________）审核人：_________日期：_________分管领导终审意见□通过□不通过（修改意见：_________________）审批人：_________日期：_________发布专员确认发布时间：_________签名：_________（二）内容审核意见表审核环节审核人审核时间审核意见处理结果初审*（法务专员）2024-5-1.标题建议补充“2024年”，避免歧义；2.附件《值班名单》需部门负责人签字确认。退回修改终审*（副总经理）2024-5-内容符合公司政策要求，同意发布。审核通过五、操作关键注意事项（一）内容规范红线严禁发布涉密信息：包括但不限于企业未公开财务数据、核心技术资料、未决策的敏感事项等；严禁违规表述：避免使用“最”“第一”等绝对化用语，不发布未经证实的消息，不涉及员工隐私信息；版权合规：使用的图片、字体、文档等需保证有合法版权，避免侵权风险（企业购买的商用素材库可优先使用）。（二）时间节点管理常规内容：需提前至少2个工作日发起申请，预留审核及发布时间；紧急内容：如需24小时内发布，需在《内容发布申请表》中标注“紧急”，并直接联系内网管理组负责人同步沟通，可启动“加急审核通道”（初审1小时内完成，终审按领导审批时间灵活调整）；定时发布：重要活动、通知建议选择员工活跃时段发布（如工作日上午9:00-11:00、下午14:00-16:00），避免节假日或非工作时间发布。（三）权限与职责管理角色权限：内容需求部门：仅可发起申请、修改本部门内容，无审核及发布权限；审核组：拥有初审、终审权限，可退回修改意见，无直接发布权限；发布专员：仅可执行技术发布及下线操作，无审核权限；分管领导：仅可终审指定范围内内容，无后台操作权限。责任追溯：如因内容错误导致不良影响，将根据流程记录追溯责任主体（需求部门、审核人或发布专员），按公司相关规定处理。（四）应急处理机制发布后错误处理：发觉内容错误后，需求部门需立即通知内网管理组，发布专员需在1小时内下线内容，需求部门修改后重新走流程；系统故障处理：如发布时出现系统崩溃、页面无法显示等问题，发布专员需立即联系技术支持团队（24小时值班电话：内线），同时向需求部门说明情况，故障解决后优先处理该内容发