企业采购合规审查流程与制度

企业采购合规审查流程与制度工具模板一、适用范围与核心价值本工具模板适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）的采购活动合规管理，覆盖从需求提出到合同签订前的全流程合规审查环节。核心价值在于：通过标准化审查流程与制度工具，保证采购行为符合《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》及企业内部采购管理制度，有效防范合规风险（如围标串标、资质不符、超预算采购等），保障采购资金使用效率，维护企业合法权益。二、采购合规审查全流程操作指引（一）采购需求申报与资料准备责任主体：采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）操作说明：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预算金额、技术参数、交付时间等核心要素。附带支撑材料，包括但不限于：业务需求说明（阐述采购必要性及与业务目标的关联性）；市场调研报告（至少3家供应商的初步报价或产品对比分析，若为单一来源采购需单独说明理由）；供应商初步名单（含名称、联系方式、基本资质证明复印件）；涉及固定资产、大额采购的，需附《固定资产采购审批单》或《预算执行审批表》。材料整理完成后，提交至采购管理部门（或采购中心）进行初审。（二）合规性初审责任主体：采购管理部门操作说明：采购管理部门收到资料后2个工作日内完成初审，重点核查：采购需求是否明确、完整，是否存在模糊描述（如“类似产品”“优质供应商”等）；预算金额是否符合企业年度预算安排，是否有超预算情况（超预算需附预算调整审批文件）；采购方式是否符合《企业采购管理办法》规定（如达到公开招标金额标准的，是否计划采用公开招标方式）。初审通过：流转至合规管理部门（或法务部门）进行专业审查；初审不通过：退回需求部门补充或修改材料，并说明理由。（三）多部门联合审查责任主体：合规管理部门、法务部门、财务部门、业务归口部门操作说明：合规管理部门牵头组织联合审查会议（或线上会签），根据采购项目性质邀请相关部门参与：合规管理部门：审查采购流程是否符合法律法规及内部制度（如回避制度、竞争性谈判要求等）；法务部门：审查合同条款合法性、供应商资质有效性（如营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）；财务部门：审查预算编制合理性、付款方式及资金安排合规性；业务归口部门：确认技术参数、服务要求与业务需求的匹配度。各部门在《采购合规审查意见表》（详见模板2）中签署审查意见，明确“同意”“有条件同意”或“不同意”，并说明具体理由。审查过程中存在争议的，由合规管理部门协调解决；无法达成一致的，报请分管领导（或采购决策委员会）裁定。（四）审查结论输出与反馈责任主体：合规管理部门操作说明：汇总各部门审查意见，形成《采购合规审查报告》（详见模板3），明确审查结论：合规通过：流程、资料、资质等均符合要求，可进入采购执行阶段；有条件通过：存在轻微瑕疵（如合同条款表述不规范、供应商资质需补充等），需整改后复核；不通过：存在重大合规风险（如应招标未招标、供应商资质造假、超预算无审批等），终止采购流程并说明原因。审查报告经采购管理部门负责人、合规管理部门负责人签字确认后，反馈至需求部门及采购执行部门。“有条件通过”项目，需求部门需在3个工作日内完成整改，重新提交合规管理部门复核；复核通过后，方可进入下一环节。（五）采购执行与监督责任主体：采购执行部门、审计部门操作说明：采购执行部门根据合规审查结论，组织开展采购活动（如招标、谈判、询价等），过程中需留存完整记录（如招标文件、谈判纪要、中标通知书等）。审计部门对采购执行过程进行随机监督，重点核查是否遵守审查结论、是否存在违规操作（如泄露采购信息、与供应商串通等）。采购完成后，采购执行部门将采购结果（含中标供应商、合同金额、主要条款等）在内部公示平台公示3个工作日，接受监督。三、配套工具模板清单模板1：采购需求申请表项目名称申请部门采购类别□物品□服务申请人采购内容（详细描述名称、规格型号、技术参数等）预算金额万元（大写：）资金来源□自有资金□专项拨款交付时间年月日前使用部门市场调研情况（附至少3家供应商初步报价或产品对比说明）供应商初步名单1.名称：联系方式：2.名称：联系方式：3.名称：联系方式：业务需求说明（阐述采购必要性、与业务目标关联性）附件清单□需求说明书□市场调研报告□预算审批表□其他：部门负责人意见签字：日期：模板2：采购合规审查意见表项目名称审查环节□初审□联合审查审查部门审查人审查要点审查情况存在问题整改建议采购需求完整性预算合规性供应商资质有效性采购方式合法性合同条款合规性审查结论□同意□有条件同意□不同意详细说明审查人签字日期模板3：采购合规审查报告项目名称报告编号需求部门采购方式□公开招标□邀请招标□竞争性谈判□询价□单一来源预算金额万元预计采购金额万元审查小组成员（采购管理部门、合规管理部门、法务部门、财务部门、业务部门*）审查过程概述（简述审查时间、参与部门、主要审查内容）各部门审查意见汇总审查结论□合规通过，可执行采购□有条件通过，需整改（整改要求：________________）□不通过，终止采购（原因：________________）整改情况（如有）（需求部门整改说明及复核结果）报告签发采购管理部门负责人签字：日期：合规管理部门负责人签字：日期：分管领导审批：日期：四、执行关键风险提示（一）资料真实性风险需求部门对提交资料的真实性、完整性负首要责任，严禁虚构采购需求、伪造供应商资质或市场调研数据。合规管理部门可通过“交叉验证”（如随机抽查供应商官网、电话核实资质）等方式核查资料真实性。（二）审查独立性风险参与审查的部门及人员需与采购项目无直接利益关联（如亲属任职于供应商、曾参与供应商咨询等），存在利益关系的应主动申明并回避。合规管理部门需建立《审查人员利益冲突申报表》，保证审查过程客观中立。（三）流程衔接风险采购需求申报、初审、联合审查、结论输出等环节需明确时限要求（如初审2个工作日、联合审查3个工作日），避免因流程拖延导致采购延误。各部门需指定专人负责材料流转，保证无缝衔接。（四）合规标准更新风险法律法规及行业监管政策（如采购限额标准、环保要求等）可