物料审查制度

文件名称物料审查制度文件编号GZBAR-SMP-19版/次X/X生效日期20XX-XX-XX页数X编制审核批准目的:规范外购物料采购前审查流程和标准，确保物料符合法律法规、强制性国家标准、技术规范的要求，保障产品质量安全。适用范围:适用于公司外购原料、半成品、内包材采购前的合规性审查。职责权限:法定代表人/总经理：负责新增原料及其供应商的批准。质量部：负责新增物料的合规性审查，及其供应商的评审。采购部：负责物料的采购和供应商的管理；负责组织实施新增物料的审查，及其供应商的评审；负责物料审查相关资料的索取和审查记录的归档保存。制度内容：原料合规性审查：属于首次采购的原料，采购部需向供应商索取原料的化学品安全技术说明书（MSDS）、出厂检验报告（COA）、质量安全相关信息文件（附件14）、安全风险物质符合要求的证明资料、原料功效评价试验报告或研究数据等资料。采购部对供应商资质和原料资料进行初评，符合后填写《原料供应商评估记录表》，连同原料资料一起提交质量部进行合规性审查。质量部对原料资料进行审查，确保原料符合下列要求，并对限用原料和安全风险物质进行识别：确保原料在《已使用化妆品原料名称目录》中，或已完成化妆品新原料注册或备案。确保原料不属于且未添加《化妆品安全技术规范》中规定的禁用原料。如属于《化妆品安全技术规范》中规定的限用原料的，需对其使用条件和限用量进行识别。如含有安全风险物质的，需确保已提供安全风险物质证明资料，且所载明的风险物质含量符合要求。确保已提供质量安全相关信息文件（附件14），且其内容符合要求。原料样品评估：属于首次采购的原料，采购部需向供应商索取样品以进行采购前样品评估。其中原料样品检验和配方打样由受托生产企业协助完成。采购部安排原料样品给受托生产企业进行检验和打样，质量部依据原料技术指标，结合受托生产企业检验能力制定原料内控标准。受托生产企业依据内控标准进行检验并完成打样，质量部依据受托生产企业的检验报告和打样样品完成原料样品评估。确保原料样品的检验报告及检验结果符合内控标准要求。确保打样样品的颜色、气味、肤感等与产品开发时确认的样品或已上市的产品留样对比无明显区别。原料评估结论原料评估相关内容和评估结论记录在《原料供应商评估记录表》中，经质量安全负责人和法定代表人/总经理审批后方可正式采购。新原料及其供应商评估记录和相关资料由采购归档保存，质量部建立《原料清单及合规性评价表》，内容包括原料清单、关键原料识别、合规性评价等内容。如有新增原料或禁用、限用要求有更新时，需及时进行评价并更新《原料清单及合规性评价表》。包材合规性审查（仅限内包材）：属于首次采购的内包材，采购部需向供应商索取内包材的质量安全信息相关文件（包括材质说明、工艺简述、技术标准等内容）。采购部对供应商资质和内包材资料进行初评，符合后填写《包材供应商评估记录表》，连同内包材资料一起提交质量部进行合规性审查。质量部对内包材资料进行审查，确保内包材符合下列要求，并对可能存在的安全风险物质进行识别：确保已提供内包材的材质说明、工艺简述和技术指标，且内容符合要求。确保内包材材质与所灌装的内容物相适宜，无明显可预见的相容性问题。如可能含有安全风险物质的，需对风险物质及注意事项进行识别。包材样品评估：属于首次采购的包材，采购部需向供应商索取样品以进行采购前样品评估。质量部编制包材内控标准，并依据内控标准对包材样品进行检验和评估，确保包材符合下列要求：确保包材样品的检验报告及检验结果符合内控标准要求。确保包材样品与已确认的设计稿件或已上市的产品留样相符合。确保包材样品标签标识符和《化妆品标签管理办法》相关规定。确保内包材装量和密封性符合预期的要求。确保内包材形态与拟灌装的内容物相匹配，无可预见的功能性问题。包材评估结论:包材评估相关内容和评估结论记录在《包材供应商评估记录表》中，经质量安全负责人和法定代表人/总经理审批后方可正式采购。新包材及其供应商评估记录和相关资料由采购归档保存，质量部建立《内包材合规性评价表》，包括内包材清单及合规性评价内容。新增内包材时需及时进行评价并更新《内包材合规性评价表》。相关文件：无相关记录：《原料供应商评估记录表》《包材供应商评估记录表》《原料清单及合规性评价表》《内包材清单及合规性评价表》修订记录日期版本号修改内容编制人20XX-0X-XXA/0质量体系小组原料供应商评估记录表GZBAR-SMP-19-01A/0商品名标准中文

名称生产商生产地供应商联系地址联系人联系电话部门项目初评内容结果合

规

性

评

价项目评价内容结果采

购

初

评1经营资质（营业执照、质量管理体系证明）1是否在“已使用化妆品原料名称目录”2021版中□是□否2供货周期（天、周、月）2是否为禁用原料□是□否3行业口碑（优、中、差）3是否为限用物质（最大使用量）□是□否4质量检验报告（COA)4是否符合化妆品安全技术规范限用要求□是□否5安全技术说明书（MSDS）5是否含有风险物质，是否有风险物质符合性证明□是□否6原料质量安全相关信息文件（附件14）6是否为已注册或备案的的化妆品新原料□是□否7供应商或生产企业的质量管理体系证明文件（仅限关键原料）7是否提供原料的成分、技术指标、质量安全相关信息文件（附件14）□是□否样品评估质量部评估结论：

评估人：完成日期：样品检测样品检测结果：□合格□不合格

详见附页检验报告

评估人：完成日期：现场审核□非关键原料供应商，不需现场审核。

□属于关键原料供应商，已提供质量管理体系证明资料，无需现场审核。□属于关键原料供应商，且无法提供本企业或生产企业的质量管理体系证明资料，需进行现场审核。

现场审核结论：分，详见附页《供应商现场审核评分表》。采购结论采购部负责人质量评语质量安全负责人最终审批法定代表人/总经理包材供应商评估记录表GZBAR-SMP-19-02A/0包材名称包材类型外包材□内包材供应商主要产品企业性质注册资金联系人联系电话生产地址部门项目评估内容评估结果备注采

购

初

评1经营资质（如营业执照、印刷许可证等）2可提供包材（如类型、材质、规格等）3结款条件（如现付、月结等）4供货周期（天、周、月）5样品及技术资料提供周期（天、周、月）6产品相对性价比（低、中、高）7内包材材质说明、工艺简述、技术指标8内包材符合国家强制标准的证明资料（如有）样品评估质量部评估结果：

评估人：完成日期：样品检测质量部检测结果：□合格□不合格

详见附页检验报告。

检验员：完成日期：采购部结论采购部负责人质量部结论质量安全负责人管理者结论法定代表人/总经理原料清单及合规性评价表年版本发布日期：GZBAR-SMP-19-03A/0序号原料代码商品名是否为关键原料中文名INCI名是否为“已使用化妆品原料目录”中原料可能含有的安全风险物质使用范围和限制条件（最大允许浓度）11.Y.0009燕麦β-葡聚糖是水AQUA是甘油GLYCERIN是二甘醇燕麦（AVENASATIVA）β-葡聚糖是苯氧乙醇PHENOXYETHANOL是苯酚、二噁烷准用防腐剂,最大允许浓度1.0%乙基己基甘油ETHYLHEXYLGLYCERIN是内包材清单及合规性评价表