合同管理流程及合同模板合同审核及执行版

合同管理流程及通用合同审核执行指南一、适用场景与核心目标本指南适用于企业日常经营中各类合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作开发合同等类型。通过标准化流程实现合同全生命周期管控，核心目标包括：降低合同法律风险、保证条款合规性、提高合同审批效率、明确履约责任边界，保障企业合法权益。二、全流程操作步骤详解（一）合同起草阶段需求发起与资料收集业务部门根据合作需求，填写《合同需求审批单》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等核心要素。收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明），保证合作方为合法存续的法人或其他组织。合同文本拟定优先使用企业标准化合同模板，根据合作具体情况调整条款，避免遗漏关键内容。合同文本应包含以下核心部分：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表）；标的物/服务描述（明确名称、规格、型号、技术标准等）；权利义务（双方主要职责、交付成果、验收标准）；价格与支付方式（金额、计价单位、支付条件、账户信息）；履行期限（起始时间、关键节点）；违约责任（违约情形、赔偿计算方式、争议解决条款）；不可抗力定义与处理；合同生效与终止条件；附件清单（如技术协议、图纸、报价单等）。内部初审业务部门负责人审核合同内容与需求一致性，重点核对标的、数量、价格等业务条款的准确性，签字确认后提交法务部门。（二）合同审核阶段法务合规审核法务部门重点审核以下内容：主体资格：合作方是否具备履约能力（如特殊行业需资质许可）；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权利义务对等性：是否存在单方面加重企业责任、减轻合作方责任的“霸王条款”；风险点提示：明确违约责任是否明确、争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼管辖地）、保密条款是否完善等。法务部门出具《合同审核意见书》，对修改条款标注说明，审核通过后转财务部门。财务审核财务部门重点审核：价格条款是否符合企业定价政策，是否包含税费、运费等隐性成本；付款方式与进度是否合理，是否符合企业资金管理规定；发票类型、开具时间及违约金、赔偿金的财务处理方式。财务部门确认无资金风险后，提交分管领导审批。最终审批根据合同金额及重要性，确定审批权限（如：10万元以下由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。审批人重点审核合同整体合理性及与企业战略的匹配性，签署《合同审批单》。（三）合同签署与用印阶段文本定稿与编号审核通过后，业务部门根据各审核意见修改定稿，填写《合同用印申请表》，注明合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采字001”）。用印管理办公室（或行政部门）核对《合同审批单》《用印申请表》与合同文本一致性，确认审批流程完整后，加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。签署页需由双方法定代表人或授权代表签字，授权委托书需作为合同附件。文本分发与备案合同签署后，原件至少一式两份（企业与合作方各执一份），复印件分发至业务、财务、法务部门备案，电子版存入企业合同管理系统。（四）合同履行与监控阶段履约计划制定业务部门根据合同约定制定《履约计划表》，明确各阶段责任人、交付时间、验收标准及沟通机制，同步抄送法务、财务部门。进度跟踪与记录业务负责人定期跟踪合同履行情况，对延迟履行、质量不符等问题及时书面通知合作方，并保存沟通记录（如邮件、函件）。涉及款项支付的，财务部门依据合同约定审核付款申请，确认履约节点完成后方可付款。验收与确认合同标的交付后，业务部门组织相关部门（如技术、质检）按约定标准验收，出具《验收确认单》，由双方签字盖章确认。（五）合同变更、终止与归档阶段合同变更履行过程中需变更条款的，由双方协商一致并签订《补充协议》，补充协议需履行原合同审批流程，作为原合同组成部分。合同终止合同正常履行完毕，双方结清款项后终止；因违约或不可抗力终止的，业务部门需收集相关证据（如违约证明、不可抗力证明），形成《合同终止报告》，说明终止原因及后续处理方案。归档管理合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、审批单、补充协议、验收单、沟通记录等资料整理成册，移交档案部门归档，电子版备份至企业档案系统，保存期限不少于合同履行结束后10年。三、合同模板及配套表格示例（一）通用合同模板框架合同编号：[年份][部门简称][序号]甲方：[企业名称]统一社会信用代码：[代码]地址：[地址]法定代表人/授权代表：*联系方式：[电话]乙方：[合作方名称]统一社会信用代码：[代码]地址：[地址]法定代表人/授权代表：*联系方式：[电话]鉴于甲乙双方就[合同标的]事宜达成合作，根据《_________民法典》及相关法律法规，双方平等协商，达成如下协议：第一条合同标的1.1标的物名称：[名称]，规格型号：[型号]，数量：[数量]，质量标准：[标准编号或描述]。第二条价格与支付2.1合同总价：人民币（大写）[金额]（¥[小写]），含税/不含税。2.2支付方式：[如：分期支付，首期%于合同签订后X日内支付，尾款%于验收合格后X日内支付]。2.3乙方账户信息：开户行：[银行名称]账户名称：[名称]账号：[账号]第三条履行期限与方式3.1甲方应于[日期]前完成[义务]，乙方应于[日期]前完成[义务]。3.2交付地点：[地点]，运输方式：[方式]，运费承担方：[甲方/乙方]。第四条验收标准与方式4.1乙方交付标的后X日内，甲方组织验收，验收标准以[合同附件/技术协议]为准。4.2验收不合格的，乙方应在X日内整改，重新验收。第五条违约责任5.1甲方延迟付款的，每逾期一日按应付金额的X%支付违约金；乙方延迟交付的，每逾期一日按合同总价X%支付违约金。5.2任何一方违反保密义务，应赔偿对方因此遭受的实际损失。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方协商解决；协商不成的，提交[甲方所在地/合同签订地]人民法院诉讼解决。第七条其他7.1本合同自双方签字盖章之日起生效，一式X份，双方各执X份，具有同等法律效力。7.2附件：[附件名称，如：技术协议、验收标准]甲方（盖章）：乙方（盖章）：法定代表人/授权代表：*法定代表人/授权代表：*日期：[年月日]日期：[年月日]（二）配套表格示例《合同审批单》合同名称合同编号业务部门合作方名称合同金额申请人核心条款摘要业务部门意见负责人签字：日期：法务部门意见负责人签字：日期：财务部门意见负责人签字：日期：最终审批意见审批人签字：日期：《履约跟踪表》合同编号履约节点计划完成时间实际完成时间责任人完成情况说明2024销字001首批交付2024-03-312024-04-02张*物流延迟，已协调顺延2024销字001验收2024-04-052024-04-05李*验收合格四、关键风险控制与操作要点主体资格审查签订合同前务必核实合作方营业执照、授权委托书（非法定代表人签署时）、行业资质（如食品经营许可证、建筑资质等），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体合作。条款明确性与可执行性避免使用“合理期限”“其他”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等需量化或明确依据（如“按GB/T19001-2016标准执行”“逾期超过30日，甲方有权解除合同”）。签署与用印规范合同文本需与审核通过版本完全一致，未经书面同意不得擅自修改；用印前核对“人、章、文”一致，严禁在空白纸张、空白合同上盖章。履约证据留存重要的沟通记录（如变更通知、催款函）需采用书面形式并加盖公章或对