2026年高端鲜花定制公司花材供应商合作协议管理制度

2026年高端鲜花定制公司花材供应商合作协议管理制度第一章总则第一条为规范公司高端鲜花定制花材供应商合作协议全流程管理，防范协议条款漏洞、权责界定不清、履约纠纷、违约追责无据等风险，保障花材供应稳定及合作双方合法权益，依据《中华人民共和国民法典》（合同编）《产品质量法》《农产品质量安全法》《消费者权益保护法》等相关法律法规，结合高端鲜花定制行业特点（花材鲜度要求高、供应时效性强、质量标准细化、合作模式多样），制定本制度。第二条本制度所称花材供应商合作协议管理，是指对公司与花材供应商签订的采购协议、框架合作协议、应急供应协议等各类合作协议的起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档、违约追责等全流程管控，涵盖协议条款规范、审核流程、履约跟踪、争议处理、协议归档等内容，适用于公司所有花材供应商合作协议的制定、执行及监督行为。第三条花材供应商合作协议管理遵循“权责清晰、合规严谨、平等互利、风险可控、履约可溯”的核心原则，管控措施需兼顾花材供应特性（鲜度衰减快、节日供应需求集中、质量验收即时性强）与协议法律要求，确保协议既符合法律法规规定，又能匹配公司花材采购的实际业务需求。第四条本制度适用于公司采购部门、法务部门、财务部门、质检部门、仓储部门、管理层相关人员；外包采购团队代为签订花材供应商合作协议的，同样遵守本制度审核、签订及履约跟踪相关规定；涉及协议管理的所有岗位人员，均需严格执行本制度条款。第五条采购部门是花材供应商合作协议管理的核心责任主体，负责协议起草、商务谈判、履约跟踪及违约沟通；法务部门负责协议合规性审核、条款风险把控及争议法律处理；财务部门负责协议付款条款审核、成本核算及付款管控；质检部门负责协议中质量条款的审核及履约质量核验；管理层审批合作协议及重大变更/终止方案，形成“起草-审核-签订-履约-归档”的全流程管控机制。第二章职责分工第六条采购部门职责：根据花材采购需求及供应商资质起草合作协议，明确采购品类、质量标准、运输要求、到货时限、价格条款、履约考核等核心商务内容；与供应商开展协议谈判，记录谈判要点并留存沟通记录；按审批流程提交协议审核，根据审核意见修改完善协议文本；完成协议签订后即时送达相关部门备案；跟踪协议履约情况，每周核对供应商到货及时性、质量达标率等履约指标；发现供应商违约行为即时沟通，留存违约证据并提出追责方案；协议终止后整理履约及违约记录，纳入供应商档案。第七条法务部门职责：制定花材供应商合作协议标准模板，每年至少1次更新适配法规调整及业务变化；审核协议文本的合规性，重点核查权责界定、违约责任、争议解决方式、免责条款等核心法律条款；对非标协议文本出具专项审核意见，明确风险点及修改建议；供应商出现重大违约时，出具法律追责方案，协助采购部门处理争议；组织协议法律风险培训，每季度开展1次采购人员协议规范培训；留存所有协议审核记录，建立审核台账。第八条财务部门职责：审核协议中的付款条款，重点核查付款节点、付款比例、发票要求、违约金抵扣方式等内容；确保付款条款符合公司成本管控及资金管理要求，禁止无验收节点的全额预付款条款；根据协议履约验收结果审核付款申请，对未达标履约项暂停付款；核算协议履行过程中的成本及违约金，每月分析协议付款合规性；配合采购部门核对供应商履约成本，提供财务数据支持。第九条质检部门职责：审核协议中的质量条款，明确花材鲜度、等级、检疫标准、验收流程、不合格退换货规则等内容；确保质量条款可量化、可核验，符合公司花材验收标准；协议履约过程中，按条款要求完成到货验收，留存验收记录作为履约依据；供应商质量违约时，出具质量不合格证明，作为追责及暂停付款的依据；反馈质量条款执行中的问题，协助法务部门优化协议质量条款。第十条管理层职责：审批花材供应商合作协议（单次合作金额超约定上限、长期框架协议、应急供应协议）；审批协议重大变更、终止方案及违约追责重大决策；保障协议管理所需的法务支持、审核流程优化等资源投入；定期听取协议履约情况汇报，推动协议管理体系优化，平衡合作灵活性与风险可控性。第三章合作协议体系与基本要求第十一条合作协议分类及签订前提：（一）协议分类：按合作周期分为短期采购协议（单次/月度）、长期框架协议（半年/年度）、应急供应协议（节日/断供备用）；按花材品类分为普通花材协议、稀缺花材协议、进口花材协议；所有协议均需使用公司标准模板（非标协议需专项审核）；（二）签订前提：签订协议前需完成供应商准入审核（资质、供应能力、履约记录）；进口花材供应商协议签订前需核实进出口经营权及检疫备案资质；长期框架协议签订前需完成供应商试采购履约评估；（三）形式要求：所有合作协议均需签订书面文本（电子签章需符合电子签名法要求），禁止口头协议或无书面确认的合作约定；协议签订后3个工作日内完成内部备案。第十二条合作协议核心条款要求：（一）基础条款：明确合作双方主体信息、合作品类、合作周期、采购数量/金额区间、供货地点等，确保主体信息与资质文件一致；（二）质量条款：量化花材质量标准（鲜度、花头大小、枝条长度、病虫害率、检疫证明要求），明确验收流程、验收时限、不合格花材退换货时限及运费承担方；（三）履约条款：明确到货时限（含节日加急订单提前到货要求）、运输方式（冷链/普通运输）、运输温度控制、到货延误责任；（四）付款条款：明确付款节点（验收合格后付款、月结/季结）、付款比例（预付款不超30%）、发票类型及开具时限、逾期付款责任；（五）违约条款：量化违约责任（到货延误违约金、质量不合格违约金、断供违约金），明确违约金计算方式及抵扣途径，约定争议解决方式（优先协商，协商不成提交属地法院诉讼）。第十三条合作协议基本要求：（一）审核要求：所有协议需经采购部门起草、质检部门审核质量条款、财务部门审核付款条款、法务部门审核合规条款、管理层审批（超权限），审核流程留存书面记录；（二）签订要求：协议需由公司授权人员签订（授权范围及有效期明确），签订后加盖公司公章/合同专用章，供应商需加盖有效公章；（三）履约要求：协议履行过程中，所有沟通记录（到货调整、质量异议、违约沟通）需留存书面/电子记录，作为履约及追责依据；（四）归档要求：协议签订后即时归档，电子档存储于加密系统，纸质档存放于专用档案柜，归档记录需包含协议文本、审核记录、履约记录，保存期限不低于合作终止后3年。第四章合作协议全流程管控规范第十四条协议起草管控：采购部门使用公司标准协议模板起草文本，非标条款需单独标注并说明理由；起草时核对供应商资质信息，确保主体名称、地址、联系方式等与资质文件一致；稀缺/进口花材协议需额外明确检疫、溯源、报关等专项条款，避免合规风险。第十五条协议审核管控：采购部门提交协议审核后，质检、财务部门需在1个工作日内完成审核，法务部门需在2个工作日内完成审核；审核意见需书面反馈，明确修改条款及理由；采购部门根据审核意见修改后，重新提交复核，直至所有审核部门确认无异议。第十六条协议签订管控：审核通过的协议由授权人员与供应商签订，签订前核对供应商签约人授权证明；电子签章协议需验证签章有效性，签订后即时下载留存防篡改版本；协议签订后3个工作日内，采购部门将协议副本送达财务、质检、仓储部门备案。第十七条协议履约管控：采购部门每日跟踪协议履约进度，节日订单增加跟踪频次；到货验收时，质检部门按协议质量条款核验，留存验收记录；出现履约偏差（到货延迟、质量不达标）时，采购部门即时向供应商出具书面异议，留存沟通凭证；每月汇总协议履约情况，形成履约报告。第十八条协议变更与终止管控：协议需变更的，由采购部门与供应商协商变更条款，形成书面变更协议，按原审核流程完成审核签订；协议终止分正常终止（到期）、提前终止（违约/业务调整），提前终止需出具终止通知，明确终止原因及后续清理要求；终止后核对履约尾款、违约金、未交付货物等事项，完成结算后归档终止记录。第五章监督与违规处理第十九条日常监督：采购部门每月核查协议履约记录，统计供应商违约率；法务部门每季度抽查协议审核记录，复核条款合规性；财务部门每月核查协议付款合规性，核对付款与验收记录一致性；管理层每半年开展协议管理专项检查，评估制度执行效果；外包采购团队签订的协议需按月提交履约报告，接受采购部门监督。第二十条违规情形认定：（一）起草签订违规：使用非标准模板未专项审核、协议主体信息错误、未经审核擅自签订协议、授权人员超范围签订协议的；（二）履约跟踪违规：未留存履约沟通记录、供应商违约未及时提出异议、未按协议约定追责的；（三）审核违规：未按要求审核协议条款、审核意见未书面留存、遗漏核心风险条款的；（四）付款违规：未按协议验收节点付款、违规支付预付款、违约金未抵扣直接付款的；（五）归档违规：协议未及时归档、归档记录不完整、电子档未加密存储、超期销毁协议档案的。第二十一条违规处理：对违规人员/团队，视情节轻重采取相应处理措施；情节较轻的，给予口头警告、协议管理规范再培训、扣除当月绩效奖金；情节较重的，给予通报批评、调离协议管理相关岗位、承担协议违规造成的直接损失；情节严重的（如签订无效协议、违规付款造成重大损失、与供应商串通修改协议条款），给予解除劳动合同/终止外包合作，依法追究相关责任；因违规造成公司经济损失或法律纠纷的，追究全额赔偿责任。第六章附则第二